Das neue DocuWare: Dokumentenmanagement wird intelligenter
DocuWare entwickelt seine Plattform weiter. Das neue DocuWare verbindet bewährtes Dokumentenmanagement mit einer neu konzipierten Benutzeroberfläche, einer neuen mobilen App, dem integrierten KI-Assistenten DocuWare Aura und erweiterten Möglichkeiten für die intelligente Dokumentenverarbeitung mit DocuWare IDP.
Was ändert sich konkret – und was bedeuten die Neuerungen für Unternehmen, die DocuWare bereits einsetzen oder neu einführen möchten?
Was bietet das neue DocuWare?
Neuer Web Client: moderner und intuitiver arbeiten
Der neue DocuWare Web Client wurde grundlegend überarbeitet. Die neue Oberfläche soll die tägliche Arbeit mit Dokumenten übersichtlicher und intuitiver machen.
Neu sind unter anderem die archivübergreifende Suche und eine intuitive Dokumentenverwaltung. Auch die Barrierefreiheit wurde von Anfang an berücksichtigt. Der neue Client unterstützt die Anforderungen der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.2 AA.
Damit wird der Zugriff auf Dokumente und Informationen moderner – und gleichzeitig bleibt das zentrale Prinzip erhalten: Die benötigten Informationen sollen schnell dort verfügbar sein, wo sie gebraucht werden.
Neue DocuWare App: Dokumente und Aufgaben unterwegs im Blick
Auch mobil gibt es Neuerungen. Mit der neuen DocuWare App lassen sich Dokumente und Workflows direkt über das Smartphone bearbeiten.
Dokumente können schnell gefunden und geteilt werden. Zugewiesene Aufgaben lassen sich direkt mobil verwalten und Workflows dadurch weiterführen. Push-Benachrichtigungen informieren über neue Aufgaben und ermöglichen eine schnelle Reaktion. Außerdem können Dateien und Dokumente direkt aus anderen mobilen Apps in DocuWare importiert werden.
Die App ergänzt damit den neuen Web Client und ermöglicht den Zugriff auf wichtige Dokumente und Aufgaben auch außerhalb des Arbeitsplatzes.
DocuWare Aura: Informationen aus Dokumenten gezielt nutzen
Statt sich durch Dokumente zu arbeiten oder gezielt nach einzelnen Informationen zu suchen, können Nutzer Fragen in natürlicher Sprache stellen. Aura greift auf die in DocuWare gespeicherten Dokumente zu und kann daraus Informationen bereitstellen.
Dokumente lassen sich zusammenfassen sowie miteinander vergleichen und analysieren. Dabei berücksichtigt Aura die bestehenden Berechtigungen. Antworten können außerdem auf die jeweiligen Originaldokumente zurückverweisen.
Das eröffnet neue Möglichkeiten für die tägliche Arbeit mit Dokumenten: Informationen aus mehreren Unterlagen lassen sich schneller erfassen, Zusammenhänge können leichter hergestellt und Inhalte gezielt miteinander verglichen werden.
DocuWare IDP: Dokumente intelligent verarbeiten
Auch DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) wurde weiterentwickelt und ist noch enger in DocuWare integriert. Die Lösung unterstützt die automatisierte Erfassung, Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten und Daten.
Dabei kommen moderne OCR-, Handschrift- und GenAI-Technologien zur Datenextraktion zum Einsatz. Dokumente können automatisch klassifiziert, sortiert und im Hintergrund verarbeitet werden. Ein Abgleich mit Stammdaten unterstützt zusätzlich eine konsistente Datenbasis.
Eine wichtige Neuerung ist die GenAI-basierte Zero-Shot Extraction. Dabei können Administratoren in natürlicher Sprache beschreiben, welche Informationen aus Dokumenten benötigt werden. Die relevanten Daten können anschließend ohne vorheriges aufwendiges Modelltraining extrahiert werden. Auch die Konfiguration und das Training von IDP-Modellen können direkt in DocuWare erfolgen.
Vom Dokumentenmanagement zur intelligenten Informationsnutzung
Die Entwicklung zeigt, wie sich die Möglichkeiten eines modernen Dokumentenmanagements erweitern: Es geht nicht mehr nur darum, Dokumente digital zu speichern und wiederzufinden. Die Informationen in diesen Dokumenten können zunehmend gezielt genutzt werden.
Genau hier ergänzen sich die neuen Möglichkeiten: Aura unterstützt dabei, Informationen aus vorhandenen Dokumenten schneller zu finden, zusammenzufassen und miteinander zu vergleichen. IDP übernimmt wiederkehrende Aufgaben bei der Erfassung und Verarbeitung.
Neue Möglichkeiten für Integrationen
Dokumentenmanagement findet selten isoliert statt. Rechnungen kommen beispielsweise aus verschiedenen Quellen, Stammdaten liegen im ERP-System und Informationen müssen an unterschiedlichen Stellen eines Prozesses verfügbar sein.
Auch deshalb entwickelt DocuWare seine Integrationsmöglichkeiten weiter. Die neue DocuWare Integration Platform bildet das technische Fundament für standardisierte Integrationen mit Drittanwendungen wie ERP- und CRM-Systemen.
In der Praxis geht es für uns nicht nur darum, was eine Software kann, sondern auch darum, wie sie sich in die vorhandenen Abläufe und Systeme eines Unternehmens einfügt.
Mit unserer Erfahrung in der Integration von DocuWare und individuellen Schnittstellenlösungen unterstützen wir unsere Kunden dabei, diese Verbindung herzustellen – vom DMS bis zu ERP, FiBu oder anderen Anwendungen.
Was bedeutet das für Sie als bestehenden Steigauf-Kunden?
Der Wechsel auf das neue DocuWare ist ohne technische Migration möglich. Das neue und das klassische DocuWare greifen auf dieselben Daten und Einstellungen zu und können während der Übergangsphase parallel genutzt werden. Anwender können zwischen den Clients wechseln und den Umstieg entsprechend ihrer eigenen Anforderungen gestalten.
Das neue DocuWare wird zunächst für DocuWare Cloud eingeführt. Eine On-Premises-Version ist zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehen.
Neues DocuWare? Wir sind für Sie da.
Welche der neuen Möglichkeiten für Ihr Unternehmen besonders interessant sind, hängt von Ihren bestehenden Dokumentenprozessen, Systemen und Anforderungen ab.
Wir unterstützen Sie dabei, die neuen Funktionen einzuordnen und sinnvoll in Ihre bestehenden Prozesse zu integrieren. Sprechen Sie uns gerne an – wir beraten Sie individuell und zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten DocuWare für Ihre Anforderungen bietet.