Dokumentenmanagement in der Gastronomie & Eventbranche

Dokumentenmanagement auch für Gastro & Event

Jedes Unternehmen ist einzigartig und deshalb sind die Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sehr unterschiedlich. Gerade Unternehmen der Gastro- und Eventbranche sind für ein hohes Dokumentenaufkommen bekannt. Insbesondere Bewirtungsbelege, Rechnungen und Lieferscheine machen einen Großteil dieses Belegaufkommens aus. Dies birgt natürlich einen hohen manuellen Aufwand von der Suche nach benötigten Dokumenten über die Sortierung aller eingehenden und ausgehenden Dokumentensätze bis hin zu umfangreicher Archivierung der Belege.

Zeitgewinnung für Wichtiges, Kosteneinsparungen durch Wegfall Ihrer Papierarchive, Verbesserung Ihres Services durch schnelle Auskunftsfähigkeit sowie eine revisionssichere und digitale Archivierung Ihres Dokumentenaufkommens - dies garantieren wir Ihnen mit der Einführung eines effizienten Dokumentenmanagement-Systems. Profitieren auch Sie von unserem Know-How.

 

Effektive Arbeitsabläufe - schnell und flexibel

Durch unsere speziellen Fachkenntnisse finden wir mit Ihnen Ihre geeignete Lösung. Nutzen Sie die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems und profitieren Sie von unserem Know-How. Genaue Infos erhalten Sie in unserer Lösungsinformation:

Dokumentenmanagement für die Gastro- und Eventbranche

 

Die Vorteile auf einen Blick

  • Revisionssichere, digitale Unterschrift
  • Schnelles und effektives Beleghandling
  • Beschleunigung der Abrechnung
  • Reduzierte Druck- & Papierkosten
  • Verminderung des manuellen Sortieraufwands
  • Verbesserte Liquidität
  • Optimierter Einsatz Ihres Personals
  • Zeiteinsparungen und Konzentration auf den Kunden
  • Einhaltung von Skontofristen

 

 

Effektive und flexible Module für die Optimierung Ihrer Abläufe

Flexibilität durch Anbindung an bestehende Software

Weiterhin bieten wir Ihnen eine Schnittstelle zu einem bekannten ERP-System der Gastronomie- und Eventbranche. Diese garantieren Ihnen eine vollautomatische und im Hintergrund ablaufende, revisionssichere Archivierung und ein schnelles Wiederfinden Ihrer Dokumente, ohne dabei die gewohnte Arbeitsoberfläche verlassen zu müssen:

  • ROP-IT IRMA
  • ROP-IT Fibu
  • ROP-IT Event-Manager

Zeitnahe Rechnungskontrolle und -freigabe

Die Module DocuWare Workflow Manager und DocuWare Mobile ermöglichen Ihnen eine zeitnahe Kontrolle und Freigabe Ihrer Belege.
Die Belege müssen nicht mehr zeitaufwändig in Papierform an den zuständigen Bearbeiter oder an den entsprechenden Veranstaltungsort geschickt werden, sondern werden automatisch an den oder die hinterlegten Bearbeiter weitergeleitet. Lieferscheine und/oder Bewirtungsbelege können innerhalb dieses Prozesses mit abgeglichen und zugeordnet werden. Freigaben können parallel oder sequentiell erfolgen. Mit DocuWare Mobile ist eine zeitnahe Freigabe auch von unterwegs möglich.

Automatisierter Rechnungsversand mit DocuWare

Das Modul elektronischer Rechnungsversand automatisiert das Zuordnen und Versenden von Bewirtungsbelegen und Rechnungen. Dazu sammelt das Modul alle zu einem Vorgang gehörigen Dokumente, die zuvor in DocuWare abgelegt wurden, in einem chronologisch geordneten Dokumentensatz. Nachdem der Mitarbeiter über das Fibu-System die Rechnnung erstellt hat, startet er das Modul und wählt die zu versendenden Rechnungen aus. Anschließend können diese nach einer Überprüfung automatisch per E-Mail an den Kunden verschickt werden. Belege an Kunden ohne Mailadresse werden ausgedruckt.

 

Unser Anspruch: Zufriedene Kunden

Unser Ziel ist, jede DMS-Einführung und jedes Projekt so zu gestalten, dass unsere Kunden vollauf zufrieden sind. Den Erfolg unseres Engagements belegen zahlreiche gute Referenzen, die uns mit Stolz erfüllen.

„Bereits bei der nächsten Wirtschaftsprüfung konnten wir die positiven Effekte von DocuWare spüren.“

Michael Chaussy, Controlling/EDV Michael Chaussy, Controlling/EDV BayernBankett Gastronomie GmbH

„Dank der Einführung eines DMS sind unsere Geschäftsprozessen an die modernen Möglichkeiten und an das dritte Jahrtausend angepasst worden.“

Michael Staunau, Geschäftsführung Michael Staunau, Geschäftsführung Köln Connection

Haben Sie weitere Fragen?

Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um Dokumentenmanagement für die Gastronomie- und Eventbranche am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne! Rufen Sie uns einfach an unter (089) 41 11 862 -10 oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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