Dokumentenmanagement am Beispiel der Pidinger Werkstätten GmbH

Die Pidinger Werkstätten der Lebenshilfe BGL mit Sitz in Piding sind eine anerkannte Werkstatt für Menschen mit Behinderung und fester Bestandteil der regionalen Lebenshilfe-Struktur im Berchtesgadener Land.
Ihren Ursprung hat die Arbeit der Lebenshilfe im Landkreis bereits im Jahr 1970 mit der Gründung
des Lebenshilfe Berchtesgadener Land e. V., der den Grundstein für die Entwicklung inklusiver Angebote und Arbeitsmöglichkeiten legte. Der Standort Piding selbst wurde im Jahr 1984 als Werkstatt für Menschen mit Behinderung eröffnet.
Im Mittelpunkt steht der Gedanke, Menschen eine gleichberechtigte Teilhabe am Arbeitsleben zu ermöglichen und ihre individuellen Fähigkeiten gezielt zu fördern. In einem wertschätzenden und unterstützenden Umfeld entstehen vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Bereichen wie Produktion, Dienstleistung und Hauswirtschaft. Die Werkstätten verbinden soziale Verantwortung mit hoher fachlicher Qualität und verstehen sich als verlässlicher Partner für Wirtschaft und Industrie in der Region.
Ziel ist es, persönliche Entwicklung zu stärken und echte Perspektiven für ein selbstbestimmtes Leben zu eröffnen.

Ausgangslage

Vor der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) erfolgte die Ablage von Dokumenten und Rechnungen bei den Pidinger Werkstätten vollständig manuell in Papierform.
Die Prozesse waren dadurch zeitaufwendig und wenig transparent, zudem war keine durchgängige Revisionssicherheit gewährleistet. Die Archivierung und Recherche erfolgte ausschließlich über manuelle Ordnerstrukturen. Auslöser für die Einführung eines digitalen DMS
war insbesondere die zunehmende E-Rechnungspflicht, die eine strukturierte und digitale Verarbeitung erforderlich machte.

Die Lösung

Vor dem Hintergrund der bevorstehenden E-Rechnungspflicht und der bislang papierbasierten Prozesse entschieden sich die Pidinger Werkstätten für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems.
Ziel war es, einen passgenauen elektronischen Workflow für die Rechnungsbearbeitung zu entwickeln und eine nahtlose Schnittstelle zu Microsoft Business Central 365 zu schaffen.
Die Wahl fiel dabei auf DocuWare in Zusammenarbeit mit dem Partner Steigauf, insbesondere aufgrund positiver Referenzen aus der Region sowie persönlicher Empfehlungen.

Im Zuge der Umsetzung wurde ein strukturierter Workflow für die Eingangsrechnungsverarbeitung etabliert, der eine digitale Erfassung, Prüfung und Freigabe der Belege ermöglicht. Seit der Einführung profitieren die Pidinger Werkstätten von deutlich effizienteren Abläufen: Rechnungen können schneller im System gefunden und direkt aus der Buchung heraus eingesehen werden. Zudem haben sich Rückfragen im Freigabeprozess spürbar reduziert, wodurch die Bearbeitung insgesamt transparenter und zügiger erfolgt.

Die internen Prozesse laufen heute wesentlich strukturierter und effizienter ab. Durch die enge Integration in die bestehende Systemlandschaft – insbesondere durch die Anbindung von DocuWare an Microsoft BusinessCentral 365 mit der DMS Schnittstelle BusinessCentral – wird eine durchgängige Verbindung zwischen DMS und ERP-System geschaffen. Die Mitarbeitenden arbeiten weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung und profitieren gleichzeitig von den Vorteilen einer vollständig digitalen und durchgängigen Prozesslandschaft.

Mit der Einführung von DocuWare wurde ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und
Zukunftssicherheit erfolgreich umgesetzt.