Kunden vom Nutzen eines DMS überzeugen
Wie lässt sich der Nutzen eines Dokumentenmanagement-Systems im Arbeitsalltag konkret erleben? Ein aktuelles Kundenprojekt der Steigauf Daten Systeme GmbH zeigt, wie die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen Abläufe vereinfachen und transparenter machen kann.
Bei einem mittelständischen Maschinenbauunternehmen standen wir vor einer typischen Ausgangssituation: Ein Dokumentenmanagement-System war bisher nicht im Einsatz. Viele Dokumente und Informationen wurden noch auf unterschiedlichen Wegen abgelegt und bearbeitet. Dadurch waren Unterlagen teilweise nur mit größerem Aufwand auffindbar und Fristen konnten leichter aus dem Blick geraten.
Bestehende Abläufe genau betrachten
Unser Anspruch bei der Einführung eines DMS ist es nicht, bestehende Abläufe einfach unverändert zu digitalisieren. Vielmehr schauen wir gemeinsam mit unseren Kunden genau hin: Wo entstehen Dokumente? Wer benötigt sie? Welche Arbeitsschritte folgen? Und an welchen Stellen lassen sich Abläufe vereinfachen oder automatisieren?
Auch in diesem Projekt haben wir zunächst die vorhandenen Prozesse betrachtet und gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet, wie diese digital abgebildet werden können.
Dabei kam DocuWare unter anderem für Prozesse im Wareneingang und in der Verwaltung sowie für Genehmigungsabläufe zum Einsatz. Gleichzeitig wurde DocuWare mit dem bestehenden ERP-System Microsoft Business Central verbunden. Mithilfe digitaler Workflows können Dokumente gezielt an die jeweils zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und Bearbeitungs- und Freigabeprozesse nachvollziehbar gestaltet werden.
DMS und ERP miteinander verbinden
Eine weitere wichtige Anforderung war die Verbindung des Dokumentenmanagements mit dem bereits eingesetzten ERP-System Microsoft Business Central.
Durch die Integration von DMS und ERP lassen sich Informationen miteinander verknüpfen und benötigte Dokumente direkt aus dem jeweiligen Arbeitszusammenhang heraus aufrufen. So entsteht keine zusätzliche Insellösung, sondern eine digitale Umgebung, in der die vorhandenen Systeme sinnvoll zusammenspielen.
Auch die IT-Infrastruktur des Unternehmens spielte bei der Entscheidung eine Rolle. Die neue Geschäftsführung wollte die eigene Serverlandschaft möglichst schlank halten. Mit DocuWare Cloud konnte hierfür eine cloudbasierte Lösung eingesetzt werden.
Der konkrete Nutzen steht im Mittelpunkt
Für uns bei Steigauf steht bei einem DMS-Projekt immer die Frage im Vordergrund: Was bringt die Digitalisierung dem Unternehmen im täglichen Arbeiten?
Ein DMS schafft dabei nicht nur eine zentrale und strukturierte Ablage für Dokumente. Richtig eingesetzt, unterstützt es auch die dahinterliegenden Prozesse – beispielsweise durch automatische Weiterleitungen, digitale Freigaben, nachvollziehbare Bearbeitungsstände und die Verbindung zu bestehenden Systemen.
Dass es dabei auf eine individuelle Betrachtung der jeweiligen Anforderungen ankommt, zeigt auch dieses Kundenprojekt.