Ab 2027 Pflicht: Digitale Entgeltunterlagen – was Unternehmen jetzt wissen müssen
Eine digitale Entgeltakte lohnt sich schon vor 2027 – nicht nur, weil die elektronische Führung relevanter Entgeltunterlagen dann verpflichtend wird. Unternehmen können bereits heute ihre Personalprozesse vereinfachen, Suchaufwand reduzieren und sich schrittweise auf die neuen Anforderungen vorbereiten.
Was ändert sich ab 2027?
Die gesetzliche Grundlage ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Bestimmte begleitende Entgeltunterlagen müssen bereits seit 2022 elektronisch geführt werden. Ab 2027 entfällt die bisherige Befreiungsmöglichkeit.
Zu den gesetzlich erfassten Unterlagen gehören beispielsweise bestimmte Nachweise zur Sozialversicherung, zur Elterneigenschaft oder zu weiteren Beschäftigungen. Welche Unterlagen im Einzelfall erforderlich sind, hängt von den jeweiligen Beschäftigungsverhältnissen ab.
Wichtig ist dabei eine Unterscheidung: Ab 2027 wird nicht pauschal die vollständige digitale Personalakte verpflichtend. Die Pflicht betrifft die gesetzlich definierten Entgeltunterlagen (§ 8 Beitragsverfahrensverordnung (BVV)) Eine digitale Entgeltakte kann helfen, diese Unterlagen strukturiert zu verwalten, und bietet darüber hinaus praktische Vorteile im Personalalltag.
Warum eine strukturierte digitale Ablage wichtig ist
Entgeltrelevante Dokumente liegen in Unternehmen häufig an unterschiedlichen Stellen: in der Lohnabrechnungssoftware, auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern oder in Papierakten. Bei Rückfragen oder Prüfungen müssen die benötigten Unterlagen dann unter Umständen erst zusammengesucht werden.
Eine digitale Entgeltakte bündelt die relevanten Dokumente in einer nachvollziehbaren Struktur. Entscheidend ist dabei nicht nur die elektronische Ablage, sondern auch, dass Unterlagen eindeutig zugeordnet, schnell gefunden und berechtigten Personen zugänglich gemacht werden können.
Digitale Entgeltakte und digitale Personalakte
Die digitale Entgeltakte umfasst die für Entgeltabrechnung und Sozialversicherung relevanten Unterlagen. Die digitale Personalakte geht darüber hinaus und kann beispielsweise Arbeitsverträge, Zeugnisse und weitere personalbezogene Dokumente enthalten.
Beide Bereiche lassen sich in einem übergreifenden Dokumentenmanagementkonzept organisieren. Dabei sollten Dokumente eindeutig zugeordnet und Zugriffsrechte passend zu ihrem Inhalt geregelt werden.
So bereiten sich Unternehmen vor
IST-Analyse
Wo liegen die relevanten Entgeltunterlagen heute? Eine Bestandsaufnahme zeigt, welche Dokumente betroffen sind und wo Suchaufwand oder Medienbrüche entstehen.
Struktur und Zuständigkeiten
Eine einheitliche Aktenstruktur, klare Dokumententypen und definierte Zugriffsrechte schaffen die Grundlage für eine nachvollziehbare Ablage. Dabei sollte auch geklärt werden, welche Unterlagen zur Entgeltakte und welche zur umfassenderen Personalakte gehören.
Zusammenführen
Bestehende digitale Unterlagen müssen ebenso berücksichtigt werden wie gegebenenfalls noch vorhandene Papierdokumente. Entscheidend ist, dass die Dokumente eindeutig den Beschäftigten und den passenden Dokumententypen zugeordnet werden. Auch die Anbindung vorhandener Systeme sollte dabei geprüft werden.
Abläufe und Fristen berücksichtigen
Je nach Bedarf können digitale Prozesse dabei helfen, fehlende Unterlagen nachzuverfolgen, an Fristen zu erinnern oder Dokumente für Prüfungen gezielt bereitzustellen. Welche Automatisierungen sinnvoll sind, hängt von den bestehenden Abläufen und Systemen ab.
Fazit: Die digitale Entgeltakte lohnt sich schon heute
Die elektronische Führung der gesetzlich vorgeschriebenen Entgeltunterlagen wird ab 2027 verpflichtend. Doch die Vorteile einer digitalen Entgeltakte gehen darüber hinaus.
Werden Dokumente zentral und strukturiert abgelegt, lassen sie sich schneller wiederfinden und gezielt bereitstellen. Geregelte Zugriffsrechte helfen dabei, sensible Personaldaten zu schützen. Gleichzeitig können Unternehmen Abläufe vereinheitlichen und die Verwaltung ihrer Entgeltunterlagen übersichtlicher gestalten.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt dabei, diese Strukturen aufzubauen und bestehende HR- und Lohnabrechnungssysteme sinnvoll zu ergänzen.
Damit wird die digitale Entgeltakte mehr als eine gesetzliche Pflicht: Sie schafft die Grundlage für eine strukturierte Dokumentenverwaltung, von der Unternehmen bereits heute profitieren können.
Wir unterstützen Sie gern dabei, eine passende Lösung für Ihre Anforderungen und bestehenden Prozesse zu finden.