DocuWare Aura: Was wäre, wenn Ihr DMS die Antwort schon kennt?

Wie lange dauert es in Ihrem Unternehmen, eine ganz bestimmte Information zu finden? Vielleicht steckt sie in einem Vertrag, einer Rechnung oder einer E-Mail, die vor Monaten abgelegt wurde. Mitarbeitende öffnen Dokumente, vergleichen Inhalte und suchen nach Zusammenhängen – obwohl die benötigte Information längst digital vorhanden ist.

Was wäre, wenn Sie stattdessen einfach fragen könnten?

Mit DocuWare Aura wird genau das möglich. Der integrierte KI-Assistent beantwortet Fragen in natürlicher Sprache und wertet dafür Inhalte aus den in DocuWare gespeicherten Dokumenten aus. Er kann Informationen finden, Dokumente vergleichen und umfangreiche Unterlagen zusammenfassen.

So wird vorhandenes Unternehmenswissen leichter zugänglich – und die Recherche in umfangreichen Dokumentenbeständen einfacher.

Drei Situationen, in denen Aura den Unterschied machen kann

Besonders interessant ist Aura dort, wo Informationen über mehrere Dokumente verteilt sind oder umfangreiche Unterlagen ausgewertet werden müssen. Drei Beispiele aus dem Unternehmensalltag:

1. Vertragsinformationen gezielt finden

Ein Unternehmen möchte wissen, welche seiner Kundenverträge besondere Vereinbarungen enthalten. Die Informationen können in unterschiedlichen Verträgen oder ergänzenden Dokumenten stehen. Um einen Überblick zu erhalten, müssten Mitarbeitende normalerweise zahlreiche Unterlagen einzeln durchsuchen.

Stattdessen können sie Aura fragen:

„Welche unserer Kundenverträge enthalten besondere Kündigungsfristen oder abweichende Vertragsbedingungen?“

Aura kann relevante Inhalte aus den dafür zugänglichen und indexierten Dokumenten herausarbeiten und auf die entsprechenden Originalunterlagen verweisen.

Der Nutzen: Mitarbeitende erhalten schneller einen Überblick über bestimmte Vertragsvereinbarungen, ohne jeden Vertrag einzeln nach den entsprechenden Passagen durchsuchen zu müssen.

2. Zusammengehörige Dokumente miteinander vergleichen

Eine Rechnung enthält einen zusätzlichen Lieferzuschlag. Ob dieser berechtigt ist, lässt sich möglicherweise erst mit Blick auf den zugrunde liegenden Vertrag oder die Bestellung beurteilen.

Aura kann unterschiedliche Dokumente inhaltlich miteinander vergleichen. Eine mögliche Frage wäre:

„Ist der auf der Rechnung ausgewiesene Lieferzuschlag im Vertrag vereinbart?“

Dazu kann Aura relevante Informationen aus den verfügbaren Unterlagen heranziehen und auf die entsprechenden Dokumente verweisen. Auch beim Vergleich von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen kann das hilfreich sein.

Der Nutzen: Informationen aus verschiedenen Unterlagen lassen sich gezielter gegenüberstellen. Das erleichtert die Prüfung und hilft dabei, mögliche Abweichungen schneller zu erkennen.

3. Umfangreiche Unterlagen schneller erfassen

Verträge, Vereinbarungen oder andere umfangreiche Dokumente enthalten oft viele Informationen, von denen für eine konkrete Fragestellung nur ein Teil relevant ist.

Mit Aura können Anwender beispielsweise fragen:

„Fasse die wichtigsten Verpflichtungen aus diesem Vertrag zusammen.“

Der KI-Assistent kann zentrale Inhalte herausarbeiten und verständlich zusammenfassen. Auch mehrere Dokumente lassen sich gemeinsam betrachten.

Der Nutzen: Mitarbeitende erhalten schneller einen Überblick und können gezielter entscheiden, welche Inhalte sie im Detail prüfen müssen.

Was Aura kann – und was nicht

Aura ergänzt die klassische DocuWare-Suche um die Möglichkeit, Fragen in natürlicher Sprache zu stellen. Statt einen bestimmten Dateinamen oder Suchbegriff kennen zu müssen, können Anwender nach Inhalten und Zusammenhängen fragen.

Dabei gelten weiterhin die bestehenden Zugriffsberechtigungen: Jeder Nutzer erhält nur Informationen aus Dokumenten, auf die er auch regulär zugreifen darf. Außerdem verweist Aura auf die Dokumente, auf denen eine Antwort basiert. So können Anwender die Informationen anhand der Originalunterlagen überprüfen.

Wichtig ist: Aura liefert keine garantierten Ergebnisse. Die Qualität der Antworten hängt unter anderem davon ab, wie vollständig und gut lesbar die Dokumente sind. Schlechte Scans, handschriftliche Inhalte oder komplexe Tabellen können die Auswertung erschweren. Jede Antwort sollte deshalb vor ihrer Verwendung geprüft werden.

Was kann DocuWare Aura in Ihrem Unternehmen bewirken?

Ob Aura einen spürbaren Mehrwert bietet, hängt vor allem davon ab, wie häufig Mitarbeitende Informationen aus verschiedenen Dokumenten zusammentragen oder umfangreiche Unterlagen auswerten müssen.

DocuWare Aura steht aktuell für DocuWare Cloud in Verbindung mit dem neuen DocuWare Web Client zur Verfügung. Die Nutzung setzt also eine entsprechende Cloud-Umgebung voraus. Die relevanten Dokumente müssen in DocuWare verfügbar sein und für Aura entsprechend eingerichtet werden. Der Zugriff auf andere Systeme wie ERP oder Finanzbuchhaltung erfolgt nicht automatisch über den normalen Aura-Chat.

Gerade für Unternehmen, die DocuWare bereits einsetzen, kann Aura eine interessante Erweiterung sein: Das vorhandene Dokumentenwissen lässt sich auf neue Weise nutzen, ohne einen zusätzlichen Dokumentenbestand aufbauen zu müssen.

Als langjähriger DocuWare-Partner unterstützen wir Sie dabei, die Möglichkeiten von Aura für Ihre Abläufe einzuordnen.