Automatische Belegerkennung

Automatische Belegerkennung mit DocuMatic Reader

Das Unternehmen K7 IT-Solutions entwickelte den DocuMatic Reader auf Basis von mehr als 25 Jahren Erfahrung und etablierten Dienstleistungen in den Bereichen Softwareentwicklung für Dokumenten-Management, Archivsysteme und Scanlösungen.

Der DocuMatic Reader ermöglicht Ihnen die Erkennung und Erfassung Ihrer Belege und Dokumente mit einem deutlich verringerten Zeitaufwand. Dank der Texterkennung (OCR) und Analyse der Dokument-Inhalte reduziert sich der manuelle Aufwand das jeweilige Schriftstück vorzusortieren, zu Scannen und manuell zu Verschlagworten auf einen einzigen Schritt. Nach der Analyse werden die Dokumente ggf. über eine Kontrollmaske geprüft und dann automatisch an das Archiv und/oder den Workflow weitergegeben.

Leistungsfähiges Scansystem

Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung liefert die auf hochwertige OCR-Erkennung ausgelegte Software des DocuMatic Readers in Kombination mit einem Qualitäts-Scanner ein perfektes Abbild Ihrer Original-Rechnung. Vorhandene Scanner oder Multifunktionsgeräte können dabei auf einfache Weise mit der Software vernetzt werden. Nach dem Scannen wandelt der DocuMatic Reader alle digitalen Dokumente mithilfe von Texterkennung automatisch um. E-Mail-Korrespondenz kann ebenfalls eingebunden werden.

Zuordnung und Datenabgleich im System

Dieser herausgelesene Text wird nun von der Software des DocuMatic Readers nach relevanten Inhalten durchsucht und jeweils den entsprechenden Datenfeldern zugeordnet. Die Erkennung erfolgt durch eine sogenannte Freiform-Erkennung, wodurch Sie beispielsweise nicht für jeden Lieferanten ein separates Formular erstellen müssen. Eine Überprüfung der gelesenen Werte im DocuMatic Reader erfolgt automatisch anhand von Regeln, durch Berechnungen oder den Abgleich/Vergleich mit bestehenden Daten z.B. aus ERP-Systemen.

Prüfung durch den Anwender und das System

In der Kontrollmaske des DocuMatic Readers sind sowohl das Originaldokument sowie die ausgelesene Information auf einen Blick verfügbar. Bei Rechnungen kann zusätzlich kontrolliert werden, ob alle Angaben nach §14 der UStG vorhanden sind. Bei Briefen kann die gescannte Adresse mit den bestehenden Kundendaten in den Adress-Datenbanken abgeglichen werden.

Automatische Übermittlung der Daten

Im Anschluss an die Kontrolle werden die überprüften Dokumente in einem digitalen Archiv abgelegt und z.B. ein Workflow für die Rechnungsprüfung gestartet. So können beispielsweise mit freigegebenen Inhalten aus Rechnungen Buchungsvorschläge generiert werden. Die Konfiguration dieser Schnittstelle erfolgt ohne Programmierung und kann in jede gängige Software integriert werden.