Automatische Belegerkennung

Automatische Belegerkennung mit DocuMatic Reader

Ein fortschrittliches Dokumentenmanagement-System schafft erhebliche Zeiteinsparungen durch die Automatisierung sich regelmäßig wiederholender Arbeitsschritte wie beispielsweise die des Post- und Rechnungseingangs. Hier unterstützt Sie die Belegerkennung des DocuMatic Readers, entwickelt von der K7 IT-Solutions GmbH. Das Unternehmen entwickelte den DocuMatic Reader auf Basis von mehr als 25 Jahren Erfahrung und etablierten Dienstleistungen in den Bereichen Softwareentwicklung für Dokumentenmanagement, Archivsysteme und Scanlösungen.

Dank der Texterkennung (OCR) und Analyse der Dokument-Inhalte reduziert sich der manuelle Aufwand Schriftstücke vorzusortieren, zu scannen und manuell zu verschlagworten auf einen einzigen Schritt. So steht Ihnen der Inhalt Ihrer Dokumente noch schneller und mit einem geringeren Risiko von Fehlern, Lücken oder Verlusten zur Verfügung. Um eine sinnvolle Ergänzung an Ihre vorhandene Unternehmenssoftware zu gewährleisten, kann der DocuMatic Reader über diverse Module und Schnittstellen mit vorhandenen Systemen für Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft oder ERP gekoppelt werden.

Anwendungsgebiete des DocuMatic Reader (Beispiele):

  • Automatisches Auslesen von Rechnungen
  • Automatische Ablage von kaufmännischen Dokumenten

 

Die Vorteile auf einen Blick

  • verringerte Fehlerquote
  • reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten
  • schnelle Amortisation der Investition
  • Anbindung an Archiv/ Workflow möglich
  • Arbeitserleichterung für Anwender
  • Sicherheit und Transparenz
Ja, ich will von diesen Vorteilen profitieren und kostenlos beraten werden

Der Ablauf im Detail:

1. Scan und OCR-Texterkennung

Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung liefert die auf hochwertige OCR-Erkennung ausgelegte Software des DocuMatic Readers in Kombination mit einem Qualitäts-Scanner ein perfektes Abbild Ihrer Original-Rechnung. Vorhandene Scanner oder Multifunktionsgeräte können dabei auf einfache Weise mit der Software vernetzt werden. Nach dem Scannen wandelt der DocuMatic Reader alle digitalen Dokumente mithilfe von Texterkennung automatisch um. E-Mail-Korrespondenz kann ebenfalls eingebunden werden.

2. Zuordnung und Datenabgleich im System

Dieser herausgelesene Text wird nun von der Software des DocuMatic Readers nach relevanten Inhalten durchsucht und jeweils den entsprechenden Datenfeldern zugeordnet. Die Erkennung erfolgt durch eine sogenannte Freiform-Erkennung, wodurch Sie beispielsweise nicht für jeden Lieferanten ein separates Formular erstellen müssen. Eine Überprüfung der gelesenen Werte im DocuMatic Reader erfolgt automatisch anhand von Regeln, durch Berechnungen oder den Abgleich/Vergleich mit bestehenden Daten z.B. aus ERP-Systemen.

3. Prüfung durch den Anwender und das System

In der Kontrollmaske des DocuMatic Readers sind sowohl das Originaldokument sowie die ausgelesene Information auf einen Blick verfügbar. Bei Rechnungen kann zusätzlich kontrolliert werden, ob alle Angaben nach §14 der UStG vorhanden sind. Bei Briefen kann die gescannte Adresse mit den bestehenden Kundendaten in den Adress-Datenbanken abgeglichen werden.

4. Automatische Übermittlung der Daten

Im Anschluss an die Kontrolle werden die überprüften Dokumente in einem digitalen Archiv abgelegt und z.B. ein Workflow für die Rechnungsprüfung gestartet. So können beispielsweise mit freigegebenen Inhalten aus Rechnungen Buchungsvorschläge generiert werden. Die Konfiguration dieser Schnittstelle erfolgt ohne Programmierung und kann in jede gängige Software integriert werden.

 

Das sagen unsere Kunden:

Duttenhofer Group

„Durch den DMS-Einsatz haben wir unsere Eingangsrechnungsprozesse optimiert, das Papierhandling in der Finanzbuchhaltung sowie die Reibungsverluste im Workflow deutlich reduziert und die Belege schnell und zielsicher verfügbar gemacht.“

Karin Manning, Software-Entwicklung/ Projektleiterin DMS

Zu unseren Referenzen

Lernen Sie unsere Lösung kennen

Nutzen Sie die Vorteile der automatischen Belegerkennung und profitieren Sie von unserem Know-How. Lesen Sie Ihre Dokumente automatisch aus und vermeiden Sie die fehleranfällige manuelle Datenerfassung indem Sie Sie Ihre Dokumente zukünftig vollautomatisch mit dem DocuMatic Reader verarbeiten.

Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation. Kontaktieren Sie uns und wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen.

Demo anfordern

FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Wie erkennt die Dokumentenmanagement-Software den Inhalt meiner Dokumente?

Unsere Software erkennt den Inhalt Ihrer Dokumente per OCR (Optical Character Recognition). OCR ist eine Technologie, die Ihre Dokumente – egal ob Papier- oder PDF-Dokumente – in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umwandelt.
Beim Scannen eines Dokuments wird vorab lediglich ein Bild des Dokuments erstellt, welches eine Rastergrafik darstellt (eine angeordnete Ansammlung aller schwarzen, weißen und farbigen Bildpunkte des Dokuments). Um diese Rastergrafik auszulesen, benötigt man die OCR-Software, die nicht nur Bildpunkte, sondern Buchstaben erkennt und hieraus fertige Wörter und Sätze baut.
Module wie z.B. DocuWare Intelligent Indexing oder der DocuMatic InvoiceReader untersuchen im Anschluss an die OCR den Text und suchen z.B. den Absender, eine Rechnungs-Nummer oder ein Datum automatisch und schlagen die Werte vor.

Welchen Scanner benötigt man?

Jeder handelsübliche Scanner mit TWAIN, WIA oder ISIS Treiber kann verwendet werden. Empfehlenswert sind allerdings Tischscanner mit automatischem Einzug, da diese für die Archivierung optimiert sind. Falls Sie ein Multifunktionsgerät verwenden und hier zusätzliche Funktionen gewünscht sind, wie beispielsweise eine Suchmaske für das Archiv direkt am Scanner, muss Ihr Multifunktionsgerät über sogenannte Connect-to-Module angebunden werden, welche derzeit für Ricoh, Sharp, Toshiba, OKI und Xerox verfügbar sind.

Weitere Fragen
Haben Sie weitere Fragen oder möchten Sie ein Angebot anfordern?
Dann rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb

 

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