Automatische Belegerkennung

Automatische Belegerkennung mit DocuMatic Reader

Ein fortschrittliches Dokumentenmanagement-System schafft erhebliche Zeiteinsparungen durch die Automatisierung sich regelmäßig wiederholender Arbeitsschritte wie beispielsweise die des Post- und Rechnungseingangs. Hier unterstützt Sie die Belegerkennung des DocuMatic Readers, entwickelt von der K7 IT-Solutions GmbH. Das Unternehmen entwickelte den DocuMatic Reader auf Basis von mehr als 25 Jahren Erfahrung und etablierten Dienstleistungen in den Bereichen Softwareentwicklung für Dokumentenmanagement, Archivsysteme und Scanlösungen.

Dank der Texterkennung (OCR) und Analyse der Dokument-Inhalte reduziert sich der manuelle Aufwand Schriftstücke vorzusortieren, zu Scannen und manuell zu Verschlagworten auf einen einzigen Schritt. So steht Ihnen der Inhalt Ihrer Dokumente noch schneller und mit einem geringeren Risiko von Fehlern, Lücken oder Verlusten zur Verfügung. Um eine sinnvolle Ergänzung an Ihre vorhandene Unternehmenssoftware zu gewährleisten, kann der DocuMatic Reader über diverse Module und Schnittstellen mit vorhandenen Systemen für Finanzbuchung, Warenwirtschaft oder ERP gekoppelt werden.

Anwendungsgebiete des DocuMatic Reader (Beispiele):

  • Automatisches Auslesen von Rechnungen
  • Automatische Ablage von kaufmännischen Dokumenten

Dokumente automatisch auslesen

Nutzen Sie die Vorteile der automatischen Belegerkennung und profitieren Sie von unserem Know-How. Verarbeiten Sie Ihre Dokumente zukünftig vollautomatisch mit dem DocuMatic Reader.

Genauere Infos erhalten Sie hier in unserer Lösungsinformation:

Automatische Belegerkennung mit DocuMatic Reader

Die Vorteile auf einen Blick

  • verringerte Fehlerquote
  • reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten
  • schnelle Amortisation der Investition
  • Anbindung an Archiv/ Workflow möglich
  • Arbeitserleichterung für Anwender
  • Sicherheit und Transparenz

Der Ablauf im Detail:

Scan und OCR-Texterkennung

Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung liefert die auf hochwertige OCR-Erkennung ausgelegte Software des DocuMatic Readers in Kombination mit einem Qualitäts-Scanner ein perfektes Abbild Ihrer Original-Rechnung. Vorhandene Scanner oder Multifunktionsgeräte können dabei auf einfache Weise mit der Software vernetzt werden. Nach dem Scannen wandelt der DocuMatic Reader alle digitalen Dokumente mithilfe von Texterkennung automatisch um. E-Mail-Korrespondenz kann ebenfalls eingebunden werden.

Zuordnung und Datenabgleich im System

Dieser herausgelesene Text wird nun von der Software des DocuMatic Readers nach relevanten Inhalten durchsucht und jeweils den entsprechenden Datenfeldern zugeordnet. Die Erkennung erfolgt durch eine sogenannte Freiform-Erkennung, wodurch Sie beispielsweise nicht für jeden Lieferanten ein separates Formular erstellen müssen. Eine Überprüfung der gelesenen Werte im DocuMatic Reader erfolgt automatisch anhand von Regeln, durch Berechnungen oder den Abgleich/Vergleich mit bestehenden Daten z.B. aus ERP-Systemen.

Prüfung durch den Anwender und das System

In der Kontrollmaske des DocuMatic Readers sind sowohl das Originaldokument sowie die ausgelesene Information auf einen Blick verfügbar. Bei Rechnungen kann zusätzlich kontrolliert werden, ob alle Angaben nach §14 der UStG vorhanden sind. Bei Briefen kann die gescannte Adresse mit den bestehenden Kundendaten in den Adress-Datenbanken abgeglichen werden.

Automatische Übermittlung der Daten

Im Anschluss an die Kontrolle werden die überprüften Dokumente in einem digitalen Archiv abgelegt und z.B. ein Workflow für die Rechnungsprüfung gestartet. So können beispielsweise mit freigegebenen Inhalten aus Rechnungen Buchungsvorschläge generiert werden. Die Konfiguration dieser Schnittstelle erfolgt ohne Programmierung und kann in jede gängige Software integriert werden.

Haben Sie weitere Fragen oder möchten Sie ein Angebot anfordern?

Dann rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 
P.S.: Schauen Sie doch auch einmal in unserem FAQ-Bereich vorbei.

FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Wie erkennt die Dokumentenmanagement-Software den Inhalt meiner Dokumente?

Unsere Software erkennt den Inhalt Ihrer Dokumente per OCR (Optical Character Recognition). OCR ist eine Technologie, die Ihre Dokumente – egal ob Papier- oder PDF-Dokumente – in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umwandelt.
Beim Scannen eines Dokuments wird vorab lediglich ein Bild des Dokuments erstellt, welche seine Rastergrafik darstellt (eine angeordnete Ansammlung aller schwarzen, weißen und farbigen Bildpunkte des Dokuments). Um diese Rastergrafik auszulesen, benötigt man die OCR-Software, die nicht nur Bildpunkte, sondern Buchstaben erkennt und hieraus fertige Wörter und Sätze baut.
Module wie z.B. DocuWare Intelligent Indexing oder der DocuMatic InvoiceReader untersuchen im Anschluss an die OCR den Text und suchen z.B. den Absender, eine Rechnungs-Nummer oder ein Datum automatisch und schlagen die Werte vor.

Wofür ist die Barcode-Erkennung beim Dokumentenmanagement?

Barcodes werden beim Dokumentenmanagement für zwei Aufgaben verwendet.
Zum einen trennen Sie mit der Barcodeerkennung Ihre eingescannten Dokumentenstapel automatisch in ablagefertige Dokumente. Der Scanner liest die Barcodes aus und ordnet die Dokumente ohne Barcode dem vorhergegangenen Dokument mit Barcode zu. So können Sie bestimmen, welche Belege zusammen gehören und welche einzeln einzuscannen sind. Dadurch haben Sie alle Dokumente eines Vorgangs oder Projekts gebündelt beisammen.
Da die Barcode-Nummern fortlaufend sind, wirkt der Barcode zum anderen auch wie eine Referenznummer. Wenn man diese z.B. bei einer Buchung in der Fibu oder ERP miterfasst, dann entsteht eine Verbindung zwischen dem Datensatz in der Fibu/ERP und dem Dokument. Damit kann man Werte aus den externen Programmen auf das Dokument in DocuWare übertragen.

Muss man bei der digitalen Archivierung mit Barcodes arbeiten?

Das Arbeiten mit Barcodes ist keine Pflicht, allerdings erleichtern diese die tägliche Arbeit, indem Dokumente beim Scannen automatisch getrennt und dem richtigen Vorgang hinzugefügt werden.

Kann man bei einem Dokumentenmanagement-System auf archivierte Dokumente schreiben bzw. Änderungen an Belegen vornehmen?

Grundsätzlich kann man zu jeder Zeit bei jedem Beleg Anmerkungen machen, sofern man dafür die Berechtigung hat.

Kann man Dokumente aus einem Dokumentenmanagement-System heraus wieder drucken?

Ja, sofern die Berechtigung (Export-Recht) dafür besteht.

Kann man mit DocuWare aus seinen Unternehmenssoftwarepaketen auf die archivierten Belege zugreifen?

Mit DocuWare ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die archivierten Belege in DocuWare zuzugreifen. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu Ihren Software-Paketen (z.B. Fibu, ERP, Mailsysteme, etc.) entwickelt, welche es Ihnen ermöglichen, in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterzuarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool Zugriff zu haben. Zusätzlich können Sie DocuWare SmartConnect verwenden, welches es ermöglicht aus fast jedem Programm heraus auf die archivierten Dokumente zuzugreifen.

Hier finden Sie weitere Infos zu unseren Schnittstellen.

 

 

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