Automatische Belegerkennung

Automatische Belegerkennung mit DocuMatic Reader

Ein fortschrittliches Dokumentenmanagement-System schafft erhebliche Zeiteinsparungen durch die Automatisierung sich regelmäßig wiederholender Arbeitsschritte wie beispielsweise die des Post- und Rechnungseingangs. Hier unterstützt Sie die Belegerkennung des DocuMatic Readers, entwickelt von der K7 IT-Solutions GmbH. Das Unternehmen entwickelte den DocuMatic Reader auf Basis von mehr als 25 Jahren Erfahrung und etablierten Dienstleistungen in den Bereichen Softwareentwicklung für Dokumentenmanagement, Archivsysteme und Scanlösungen.

Dank der Texterkennung (OCR) und Analyse der Dokument-Inhalte reduziert sich der manuelle Aufwand Schriftstücke vorzusortieren, zu Scannen und manuell zu Verschlagworten auf einen einzigen Schritt. So steht Ihnen der Inhalt Ihrer Dokumente noch schneller und mit einem geringeren Risiko von Fehlern, Lücken oder Verlusten zur Verfügung. Um eine sinnvolle Ergänzung an Ihre vorhandene Unternehmenssoftware zu gewährleisten, kann der DocuMatic Reader über diverse Module und Schnittstellen mit vorhandenen Systemen für Finanzbuchung, Warenwirtschaft oder ERP gekoppelt werden.

Anwendungsgebiete des DocuMatic Reader (Beispiele):

  • Automatisches Auslesen von Rechnungen
  • Automatische Ablage von kaufmännischen Dokumenten

Dokumente automatisch auslesen

Nutzen Sie die Vorteile der automatischen Belegerkennung und profitieren Sie von unserem Know-How. Verarbeiten Sie Ihre Dokumente zukünftig vollautomatisch mit dem DocuMatic Reader.

Genauere Infos erhalten Sie hier in unserer Lösungsinformation:

Automatische Belegerkennung mit DocuMatic Reader

Die Vorteile auf einen Blick

  • verringerte Fehlerquote
  • reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten
  • schnelle Amortisation der Investition
  • Anbindung an Archiv/ Workflow möglich
  • Arbeitserleichterung für Anwender
  • Sicherheit und Transparenz

Der Ablauf im Detail:

Scan und OCR-Texterkennung

Bei der elektronischen Rechnungsbearbeitung liefert die auf hochwertige OCR-Erkennung ausgelegte Software des DocuMatic Readers in Kombination mit einem Qualitäts-Scanner ein perfektes Abbild Ihrer Original-Rechnung. Vorhandene Scanner oder Multifunktionsgeräte können dabei auf einfache Weise mit der Software vernetzt werden. Nach dem Scannen wandelt der DocuMatic Reader alle digitalen Dokumente mithilfe von Texterkennung automatisch um. E-Mail-Korrespondenz kann ebenfalls eingebunden werden.

Zuordnung und Datenabgleich im System

Dieser herausgelesene Text wird nun von der Software des DocuMatic Readers nach relevanten Inhalten durchsucht und jeweils den entsprechenden Datenfeldern zugeordnet. Die Erkennung erfolgt durch eine sogenannte Freiform-Erkennung, wodurch Sie beispielsweise nicht für jeden Lieferanten ein separates Formular erstellen müssen. Eine Überprüfung der gelesenen Werte im DocuMatic Reader erfolgt automatisch anhand von Regeln, durch Berechnungen oder den Abgleich/Vergleich mit bestehenden Daten z.B. aus ERP-Systemen.

Prüfung durch den Anwender und das System

In der Kontrollmaske des DocuMatic Readers sind sowohl das Originaldokument sowie die ausgelesene Information auf einen Blick verfügbar. Bei Rechnungen kann zusätzlich kontrolliert werden, ob alle Angaben nach §14 der UStG vorhanden sind. Bei Briefen kann die gescannte Adresse mit den bestehenden Kundendaten in den Adress-Datenbanken abgeglichen werden.

Automatische Übermittlung der Daten

Im Anschluss an die Kontrolle werden die überprüften Dokumente in einem digitalen Archiv abgelegt und z.B. ein Workflow für die Rechnungsprüfung gestartet. So können beispielsweise mit freigegebenen Inhalten aus Rechnungen Buchungsvorschläge generiert werden. Die Konfiguration dieser Schnittstelle erfolgt ohne Programmierung und kann in jede gängige Software integriert werden.

Haben Sie weitere Fragen oder möchten Sie ein Angebot anfordern?

Dann rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 
P.S.: Schauen Sie doch auch einmal in unserem FAQ-Bereich vorbei.

 

Das könnte Sie auch interessieren...

Elektronischer Rechnungseingang

Mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems sind Sie in der Lage, Ihre Rechnungen ganz einfach digital zu erfassen, revisionssicher abzulegen und den Freigabeprozess transparent und effektiv zu gestalten.

Optimieren Sie Ihren Rechnungseingang

Kinetic Solution für Rechnungsverarbeitung

Eine Rechnungsbearbeitung ohne lästige manuelle Eingaben und lange Bearbeitungszeiten - dieser Traum kann wahr werden mit DocuWare Kinetic Solution für Rechnungsverarbeitung.

Erfahren Sie mehr

E-Mail-Archivierung

Mit Hilfe eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems können Sie E-Mails zeitsparend erfassen und strukturiert ablegen, den Umgang mit E-Mails regeln und die gesetzlichen Archivierungspflichten einhalten.

Optimieren Sie Ihren E-Mail-Eingang