Digitales Vertragsmanagement

Mit Vertragsmanagement Software alles im Blick!

Schätzen Sie einmal, wie viele Verträge mit welcher Laufzeit aktuell in Ihrem Unternehmen unterwegs sind. Vermutlich wissen Sie es nicht so ganz genau, oder?

Herkömmliches Vertragsmanagement hat seine Tücken

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Verträgen. In der Regel haben Verträge jahrelange Laufzeiten, werden aktualisiert und unterschiedliche Versionen werden zwischen den Parteien ausgetauscht und diskutiert. Oft befinden sich die Verträge und andere rechtsverbindliche Dokumente daher an unterschiedlichen Orten und Wiedervorlagen bei den einzelnen Mitarbeitern. Wenig Transparenz, verpasste Fristen und langwierige Suchzeiten sind das Ergebnis. Um hier den Überblick zu behalten, ist digitales Vertragsmanagement unabdingbar.

Nie wieder Vertragsfristen verpassen dank digitalem Vertragsmanagement!

Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Sie sich jederzeit Übersicht über abgeschlossene, laufende oder auslaufende Verträge, Vertragspartner etc. verschaffen. Sie oder auch Ihr Vertreter oder eine verantwortliche Gruppe werden durch die Vertragsmanagement Software automatisch frühzeitig per E-Mail erinnert, wenn ein Vertrag abläuft oder bearbeitet werden muss. So können Sie diesen fristgerecht überprüfen, die Konditionen neu verhandeln oder diesen kündigen.

 

Die Vorteile auf einen Blick

  • optimales Fristenmanagement
  • verkürzte Suchzeiten
  • Transparenz durch zentrale Ablage
  • bessere Auskunfts- und Handlungsfähigkeit
  • digitale Vertragsbearbeitung dank Workflows
  • Gewährleistung von Vertraulichkeit durch Zugriffsberechtigungen
Ja, ich will von diesen Vorteilen profitieren und kostenlos beraten werden

 

Das spricht für digitales Vertragsmanagement

Zeitersparnis

Verträge können mit einem digitalen Vertragsmanagement schnell und einfach direkt aus einer E-Mail oder vom Filesystem übernommen werden und sind mit wenigen Klicks indexiert und in der digitalen Vertragsakte abgelegt. Zudem wird automatisch ein Volltext erstellt. So sind Verträge nicht nur über die eingegebenen Informationen, sondern auch über die Volltextsuche im Archiv leicht wiederzufinden.

Kostenersparnis

Oftmals werden Verträge mit unrentablen Konditionen ungewollt verlängert, da Kündigungsfristen verpasst oder vergessen werden. Durch den Einsatz eines digitalen Vertragsmanagements können Sie dank der integrierten, automatischen Erinnerungsfunktion Verträge rechtzeitig neu verhandeln oder kündigen und somit bares Geld sparen.

Vertraulichkeit

Verträge enthalten viele sensible Informationen, die möglicherweise nicht allen Mitarbeitern zugänglich sein sollen. Papierverträge wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch und sind dabei oftmals nur unzureichend vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Durch ein digitales Vertragsmanagement System lässt sich der Zugang auf autorisierte Personen beschränkten und sowohl Lese- als auch Schreibrechte können dezidiert vergeben werden.

Nachvollziehbarkeit & Transparenz

Das Problem in vielen Unternehmen ist, dass es oft an Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Vertragsprozess mangelt. Der aktuelle Bearbeitungsstatus ist nicht klar, bzw. kann nicht klar nachvollzogen werden, da die aktuellste Änderungsversion erst gefunden werden muss. Ein digitales Vertragsmanagement mit einem zentralen Ablagearchiv schafft hier Abhilfe und diese Probleme gehören der Vergangenheit an.

Rechtssicherheit

Im Falle einer Rechtsstreitigkeit ist es von Vorteil, wenn dazugehörige Verträge einfach und schnell auffindbar sind und nicht erst aus verstaubten Akten und verschiedenen E-Mail-Postfächern zusammengesucht werden müssen. Mit Hilfe eines DMS werden alle Dokumente zentral abgelegt und ein Rückgriff auf die Originale in Papierform ist somit äußerst unwahrscheinlich.

Workfloweinbindung möglich

Vor einem Vertragsabschluss sind in vielen Unternehmen zahlreiche Freigabe- und Unterschriftenschleifen einzuhalten. Mit Hilfe der vordefinierten Workflowschritte können die Verträge digital bearbeitet und zwischen den Verantwortlichen abgestimmt und weitergeleitet werden. Die Workfloweinbindung ist sowohl mit DocuWare als auch JobRouter möglich.


Verschaffen Sie sich einen Einblick in die Lösung:

 

Lernen Sie unsere Lösung kennen

Sie möchten den Überblick über Ihre Verträge behalten und keine Fristen mehr verpassen? Dann nutzen Sie hierfür die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements und profitieren Sie von unserem Know-How. Verwalten Sie Ihre Verträge zukünftig digital mit DocuWare oder JobRouter.

Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation. Kontaktieren Sie uns und wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen.

Demo anfragen

Das sagen unsere Kunden:

Rottolin-Werk

„Durch die Einführung des DMS konnten wir bereits nach kurzer Zeit große Erfolge und effizientere Arbeitsabläufe wahrnehmen. Auch die Akzeptanz der Mitarbeiter, in Zukunft weniger mit Papier zu arbeiten, war sehr gut. Unsere Mitarbeiter sind vom DMS begeistert, da alle Informationen für die tägliche Arbeit schnell und einfach gefunden werden können.“

Florian Krasser, Leiter EDV

Zu unseren Referenzen

 

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Dank unserer langjährigen Erfahrung wissen wir genau worauf es bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ankommt.
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FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Kann man Verträge nach dem digitalen Archivieren mit einem Dokumentenmanagement-System vernichten?

Genauso wie jedes andere Dokument dürfen selbstverständlich auch Verträge in einem DMS archiviert werden. Im Gegensatz zu Rechnungen, Lieferscheinen & Co. sollte man Verträge mit Unterschriften zur Sicherheit trotzdem noch im Original aufbewahren. Für den (äußerst unwahrscheinlichen) Fall, dass man bei einer Rechtsstreitigkeit vor Gericht ein Original vorlegen muss, damit eine Unterschrift forensisch untersucht werden kann, ist man auf der sicheren Seite, wenn man dieses noch in einem physischen Archiv zur Hand hat.

Kann ich auch aus meinen gewohnten Unternehmensprogrammen auf die archivierten Verträge zugreifen?

Mit DocuWare ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die archivierten Verträge in DocuWare zuzugreifen bzw. Dokumente aus diesen heraus abzulegen. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu gängigen Software-Paketen (z.B. ERP, Mailsysteme, etc.) entwickelt, welche es Ihnen ermöglichen, in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterzuarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool Zugriff zu haben. Mit unserem eigens entwickelten Schnittstellentool ILS können wir darüber hinaus auch Schnittstellen zu vielen weiteren Programmen anbieten.

Hier finden Sie weitere Infos zu unseren Schnittstellen.

Weitere Fragen
Haben Sie weitere Fragen?
Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um digitales Vertragsmanagement am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne!
Rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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