Digitales Vertragsmanagement

Mit Vertragsmanagement Software alles im Blick!

Schätzen Sie einmal, wie viele Verträge mit welcher Laufzeit aktuell in Ihrem Unternehmen unterwegs sind. Vermutlich wissen Sie es nicht so ganz genau, oder?

Herkömmliches Vertragsmanagement hat seine Tücken

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Verträgen. In der Regel haben Verträge jahrelange Laufzeiten, werden aktualisiert und unterschiedliche Versionen werden zwischen den Parteien ausgetauscht und diskutiert. Oft befinden sich die Verträge und andere rechtsverbindliche Dokumente daher an unterschiedlichen Orten und Wiedervorlagen bei den einzelnen Mitarbeitern. Wenig Transparenz, verpasste Fristen und langwierige Suchzeiten sind das Ergebnis. Um hier den Überblick zu behalten, ist digitales Vertragsmanagement unabdingbar.

Nie wieder Vertragsfristen verpassen dank digitalem Vertragsmanagement!

Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Sie sich jederzeit Übersicht über abgeschlossene, laufende oder auslaufende Verträge, Vertragspartner etc. verschaffen. Sie oder auch Ihr Vertreter oder eine verantwortliche Gruppe werden durch die Vertragsmanagement Software automatisch frühzeitig per E-Mail erinnert, wenn ein Vertrag abläuft oder bearbeitet werden muss. So können Sie diesen fristgerecht überprüfen, die Konditionen neu verhandeln oder diesen kündigen.

 

 

Das spricht für digitales Vertragsmanagement

Zeitersparnis

Verträge können mit einem digitalen Vertragsmanagement schnell und einfach direkt aus einer E-Mail oder vom Filesystem übernommen werden und sind mit wenigen Klicks indexiert und abgelegt. Zudem wird automatisch ein Volltext erstellt. So sind Verträge nicht nur über die eingegebenen Informationen, sondern auch über die Volltextsuche im Archiv leicht wiederzufinden.

Kostenersparnis

Oftmals werden Verträge mit unrentablen Konditionen ungewollt verlängert, da Kündigungsfristen verpasst oder vergessen werden. Durch den Einsatz eines digitalen Vertragsmanagements können Sie dank der integrierten, automatischen Erinnerungsfunktion Verträge rechtzeitig neu verhandeln oder kündigen und somit bares Geld sparen.

Nachvollziehbarkeit & Transparenz

Das Problem in vielen Unternehmen ist, dass es oft an Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Vertragsprozess mangelt. Der aktuelle Bearbeitungsstatus ist nicht klar, bzw. kann nicht klar nachvollzogen werden, da die aktuellste Änderungsversion erst gefunden werden muss. Ein digitales Vertragsmanagement mit einem zentralen Ablagearchiv schafft hier Abhilfe und diese Probleme gehören der Vergangenheit an.

Vertraulichkeit

Verträge enthalten viele sensible Informationen, die möglicherweise nicht allen Mitarbeitern zugänglich sein sollen. Papierverträge wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch und sind dabei oftmals nur unzureichend vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Durch ein digitales Vertragsmanagement System lässt sich der Zugang auf autorisierte Personen beschränkten und sowohl Lese- als auch Schreibrechte können dezidiert vergeben werden.

Rechtssicherheit

Im Falle einer Rechtsstreitigkeit ist es von Vorteil, wenn dazugehörige Verträge einfach und schnell auffindbar sind und nicht erst aus verstaubten Akten und verschiedenen E-Mail-Postfächern zusammengesucht werden müssen. Mit Hilfe eines DMS werden alle Dokumente zentral abgelegt und ein Rückgriff auf die Originale in Papierform ist somit äußerst unwahrscheinlich.

Workfloweinbindung möglich

Vor einem Vertragsabschluss sind in vielen Unternehmen zahlreiche Freigabe- und Unterschriftenschleifen einzuhalten. Mit Hilfe der vordefinierten Workflowschritte können die Verträge digital bearbeitet und zwischen den Verantwortlichen abgestimmt und weitergeleitet werden. Die Workfloweinbindung ist sowohl mit DocuWare als auch JobRouter möglich.

Verträge mit einem DMS digital verwalten

Nutzen Sie die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements und profitieren Sie von unserem Know-How. Verwalten Sie Ihre Verträge zukünftig digital mit DocuWare/JobRouter. Genaue Infos erhalten Sie in unserer Lösungsinformation:

Digitales Vertragsmanagement mit DocuWare/JobRouter


 

Die Vorteile auf einen Blick

  • Optimales Fristenmanagement
  • verkürzte Suchzeiten
  • Transparenz durch zentrale Ablage
  • Bessere Auskunfts- und Handlungsfähigkeit
  • digitale Vertragsbearbeitung dank Workflows
  • Gewährleistung von Vertraulichkeit durch Zugriffsberechtigungen

 

Vertragsmanagment Software DocuWare

Einblick in die Vertragsmanagement Software DocuWare

Dokumentensuche

Mit der Suchmaske können Sie anhand beliebiger Suchbegriffe nach dem benötigten Dokument suchen.
Über von Ihnen im Voraus definierte Suchkriterien oder auch die Volltextsuche ist jedes Dokument schnell und einfach wiederauffindbar.

Erinnerung an Fristen

Verträge, die demnächst ablaufen oder neu bearbeitet werden müssen, können Sie sich über die Wiedervorlage zum passenden Zeitpunkt in Erinnerung rufen, wenn gewünscht auch per E-Mail.
Hier erhalten Sie auf einen Blick Informationen über Kündigungsfrist und Vertragsstatus und können sofort aktiv werden.

Digitales Vertragsmanagement mit DocuWare

 

Haben Sie weitere Fragen?

Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um digitales Vertragsmanagement am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne!
Rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Darf man mit einem Dokumentenmanagement-System auch Verträge archivieren?

Durch ein digitales Vertragsmanagement anhand eines Dokumentenmanagement-Systems können Sie Ihre Verträge digital verwalten, alle Versionen zusammenführen, Fristen einhalten und Bearbeitungsschritte protokollieren. Sie können sich nach der Ablage eines Vertrags eine Wiedervorlage setzen, die Sie automatisch daran erinnert, wann der Vertrag neu überarbeitet oder gekündigt werden muss. Desweiteren werden alle Bearbeitungsschritte genau protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wie genau der aktuelle Stand des Vertrags lautet.
Dokumente mit Unterschriften sollte man per chronologischer Ablage aufbewahren, da man u.U. vor Gericht ein Original vorlegen muss, damit z.B. eine Unterschrift forensisch untersucht werden kann.

Archiviert man mit einem Dokumentenmanagement-System immer alles oder nur das, was gesetzlich der Aufbewahrungspflicht unterliegt?

Es gibt neben den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten auch solche, welche man als aufbewahrungswürdig bezeichnen könnte. Ziel einer Archivierung ist meist, dass alles zu einem Vorgang oder zu einem Kunden zu finden ist. Um dies zu erreichen, archiviert man normalerweise alle Dokumente. Eine interne Mail zu einem Vorgang „muss“ sicher nicht archiviert werden, aber wenn man später eine getroffene Entscheidung nachvollziehen muss, dann wäre die Mail sicherlich ganz hilfreich. Ein anderes Beispiel sind interne Kontroll-Dokumente wie z.B. ein Kommissionierschein für den Lagermitarbeiter. Diese müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Kunde reklamiert, dann hilft dieser Ihnen beim Suchen nach einem Fehler, welcher vielleicht intern aufgetreten ist.
Der Grundsatz „es wird alles zum Vorgang archiviert“ verhindert auch, dass es beim Entscheiden „ob oder ob nicht“ Fehler entstehen und so möglicherweise wichtige Dokumente per Fehlentscheidung nicht archiviert werden.

Kann man Dokumente nach dem digitalen Archivieren mit einem Dokumentenmanagement-System vernichten?

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch "Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht" der AVW (ISBN 9783503166206) erklärt auf verständliche Art und Weise

  • wer nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig ist
  • welche Art von Dokumenten/Daten man nach aktuellem Stand aufbewahren muss
  • wie, wie lang und wo genau diese Daten aufbewahrt werden müssen

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) zu archivieren. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Kann man Dokumente aus einem Dokumentenmanagement-System heraus wieder drucken?

Ja, sofern die Berechtigung (Export-Recht) dafür besteht.

Kann man mit DocuWare aus seinen Unternehmenssoftwarepaketen auf die archivierten Belege zugreifen?

Mit DocuWare ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die archivierten Belege in DocuWare zuzugreifen. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu Ihren Software-Paketen (z.B. Fibu, ERP, Mailsysteme, etc.) entwickelt, welche es Ihnen ermöglichen, in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterzuarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool Zugriff zu haben. Zusätzlich können Sie DocuWare SmartConnect verwenden, welches es ermöglicht aus fast jedem Programm heraus auf die archivierten Dokumente zuzugreifen.

Hier finden Sie weitere Infos zu unseren Schnittstellen.

Ist DocuWare mandantenfähig?

Ja, man kann für Mandanten unterschiedliche Bereiche und Berechtigungen aufmachen.

Kann man von extern bzw. unterwegs auf das digitale Archiv des Dokumentenmanagement-Systems zugreifen?

Die Programme DocuWare und JobRouter arbeiten beide mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge zugreifen. Gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf Ihren Server zugreifen zu können.

Wie stellen Sie sicher, dass alle Informationen mit DocuWare im Archiv ankommen?

Ein Großteil der Dokumente wird (voll-) automatisch, z.B. mit dem InnoLink-Service, archiviert. Hierbei werden Protokollierungen und Fehlerprüfungen aktiviert, über welche man eine Fehlfunktion sofort erkennen kann. Teilautomatische oder gar manuelle Aktionen werden vom Anwender direkt bei der Ablage kontrolliert.

Selbst bei einer völlig falschen Verschlagwortung würde man ansonsten den Beleg über die Volltext-Suche finden, denn diese sucht im Inhalt des Dokuments. Wenn man also ein Dokument von Huber fälschlicherweise beim Kunden Müller abgelegt hat und im Volltext nach Huber sucht, dann wird man auch das falsch abgelegte Dokument finden, weil auf diesem das Wort Huber sicher vorkommt.

 

 

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