Digitales Vertragsmanagement, Verträge digital bearbeiten und verwalten

Digitales Vertragsmanagement

Verträge digital verwalten und archivieren

Sie fragen sich ob sich ein digitales Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen lohnt? Dann schätzen Sie doch einfach einmal, wie viele Verträge mit welcher Laufzeit aktuell in Ihrem Unternehmen unterwegs sind? Vermutlich wissen Sie es nicht so ganz genau, oder?

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Verträgen, welche die Grundlage der Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden, Lieferanten und Dienstleistern bilden. Sie beinhalten Rechte und Pflichten beider Seiten, wichtige Kontakt- sowie Termindaten und Fristen, die unbedingt eingehalten werden müssen.

Mit digitalem Vertragsmanagement behalten Sie den Überblick

In der Regel haben Verträge jahrelange Laufzeiten, werden aktualisiert und unterschiedliche Versionen werden zwischen den Parteien ausgetauscht und diskutiert. Oft befinden sich Verträge und andere rechtsverbindliche Dokumente daher an unterschiedlichen Orten: in einem E-Mail-Postfach oder auf dem Stapel in der Ablage oder auch ordentlich abgelegt im persönlichen Aktenschrank. Wenig Transparenz, verpasste Fristen und langwierige Suchzeiten sind das Ergebnis.

Durch ein digitales Vertragsmanagement anhand eines Dokumenten-Management-Systems können Sie Ihre Verträge digital verwalten, alle Versionen zusammenführen, Fristen einhalten und Bearbeitungsschritte protokollieren.

Wiedervorlage

Sie oder auch Ihr Vertreter oder eine verantwortliche Gruppe werden durch die Vertragsverwaltung des Dokumenten-Management-Systems automatisch per E-Mail erinnert, wenn ein Vertrag demnächst abläuft oder bearbeitet werden muss. So können Sie diesen fristgerecht überprüfen, die Konditionen neu verhandeln oder diesen kündigen.

Protokollierte Bearbeitungsschritte

Übergreifende Bearbeitungs-Workflows können hier von der Vertragserstellung mit der Verwaltung von Vorlagen über Prüf- und Freigabeprozesse bis zur Vertragsverlängerung oder Kündigung reichen. Mit Hilfe der vordefinierten Bearbeitungsschritte können die Verträge elektronisch bearbeitet und zwischen den Verantwortlichen abgestimmt werden.

Manuelle Verschlagwortung

Jeder Vertrag wird digital archiviert und die erforderlichen Metadaten wie zB. Laufzeit, Kündigungsfristen, Partner nach Ihren eigenen Suchkriterien definiert. Durch die Volltextsuche geben Sie bei einer Suche einfach Vertragsnummern oder Stichworte aus dem Inhalt in die Suchmaske ein und Ihnen wird sofort der gewünschte Vertrag angezeigt. So ist Dank des digitalen Vertragsmanagements jedes Dokument schnell und einfach wiederauffindbar.

Eigenständiges Archiv

Durch ein eigenständiges Vertragsarchiv können Sie jederzeit einsehen, welche aktiven Verträge Sie zur Zeit haben. Rechte bezüglich Zugriff sind speziell definierbar und können zum Beispiel einer Person, einer Gruppe oder einer Abteilung zugewiesen werden, die das jeweilige Dokument einsehen und bearbeiten darf. Alle Informationen zu einem Vertrag liegen gebündelt vor und können jederzeit genutzt werden.