Digitales Vertragsmanagement

Mit Vertragsmanagement Software alles im Blick!

Schätzen Sie einmal, wie viele Verträge mit welcher Laufzeit aktuell in Ihrem Unternehmen unterwegs sind. Vermutlich wissen Sie es nicht so ganz genau, oder?

Herkömmliches Vertragsmanagement hat seine Tücken

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Verträgen. In der Regel haben Verträge jahrelange Laufzeiten, werden aktualisiert und unterschiedliche Versionen werden zwischen den Parteien ausgetauscht und diskutiert. Oft befinden sich die Verträge und andere rechtsverbindliche Dokumente daher an unterschiedlichen Orten und Wiedervorlagen bei den einzelnen Mitarbeitern. Wenig Transparenz, verpasste Fristen und langwierige Suchzeiten sind das Ergebnis. Um hier den Überblick zu behalten, ist digitales Vertragsmanagement unabdingbar.

Nie wieder Vertragsfristen verpassen dank digitalem Vertragsmanagement!

Mit einem digitalen Vertragsmanagement können Sie sich jederzeit Übersicht über abgeschlossene, laufende oder auslaufende Verträge, Vertragspartner etc. verschaffen. Sie oder auch Ihr Vertreter oder eine verantwortliche Gruppe werden durch die Vertragsmanagement Software automatisch frühzeitig per E-Mail erinnert, wenn ein Vertrag abläuft oder bearbeitet werden muss. So können Sie diesen fristgerecht überprüfen, die Konditionen neu verhandeln oder diesen kündigen.

 

 

Das spricht für digitales Vertragsmanagement

Zeitersparnis

Verträge können mit einem digitalen Vertragsmanagement schnell und einfach direkt aus einer E-Mail oder vom Filesystem übernommen werden und sind mit wenigen Klicks indexiert und abgelegt. Zudem wird automatisch ein Volltext erstellt. So sind Verträge nicht nur über die eingegebenen Informationen, sondern auch über die Volltextsuche im Archiv leicht wiederzufinden.

Kostenersparnis

Oftmals werden Verträge mit unrentablen Konditionen ungewollt verlängert, da Kündigungsfristen verpasst oder vergessen werden. Durch den Einsatz eines digitalen Vertragsmanagements können Sie dank der integrierten, automatischen Erinnerungsfunktion Verträge rechtzeitig neu verhandeln oder kündigen und somit bares Geld sparen.

Nachvollziehbarkeit & Transparenz

Das Problem in vielen Unternehmen ist, dass es oft an Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Vertragsprozess mangelt. Der aktuelle Bearbeitungsstatus ist nicht klar, bzw. kann nicht klar nachvollzogen werden, da die aktuellste Änderungsversion erst gefunden werden muss. Ein digitales Vertragsmanagement mit einem zentralen Ablagearchiv schafft hier Abhilfe und diese Probleme gehören der Vergangenheit an.

Vertraulichkeit

Verträge enthalten viele sensible Informationen, die möglicherweise nicht allen Mitarbeitern zugänglich sein sollen. Papierverträge wandern von Schreibtisch zu Schreibtisch und sind dabei oftmals nur unzureichend vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Durch ein digitales Vertragsmanagement System lässt sich der Zugang auf autorisierte Personen beschränkten und sowohl Lese- als auch Schreibrechte können dezidiert vergeben werden.

Rechtssicherheit

Im Falle einer Rechtsstreitigkeit ist es von Vorteil, wenn dazugehörige Verträge einfach und schnell auffindbar sind und nicht erst aus verstaubten Akten und verschiedenen E-Mail-Postfächern zusammengesucht werden müssen. Mit Hilfe eines DMS werden alle Dokumente zentral abgelegt und ein Rückgriff auf die Originale in Papierform ist somit äußerst unwahrscheinlich.

Workfloweinbindung möglich

Vor einem Vertragsabschluss sind in vielen Unternehmen zahlreiche Freigabe- und Unterschriftenschleifen einzuhalten. Mit Hilfe der vordefinierten Workflowschritte können die Verträge digital bearbeitet und zwischen den Verantwortlichen abgestimmt und weitergeleitet werden. Die Workfloweinbindung ist sowohl mit DocuWare als auch JobRouter möglich.

Unsere Lösung:

Verträge mit einem DMS digital verwalten

Nutzen Sie die Vorteile des digitalen Vertragsmanagements und profitieren Sie von unserem Know-How. Verwalten Sie Ihre Verträge zukünftig digital mit DocuWare/JobRouter. Genaue Infos erhalten Sie in unserer Lösungsinformation:

Digitales Vertragsmanagement mit DocuWare/JobRouter


 

Die Vorteile auf einen Blick

  • Optimales Fristenmanagement
  • verkürzte Suchzeiten
  • Transparenz durch zentrale Ablage
  • Bessere Auskunfts- und Handlungsfähigkeit
  • digitale Vertragsbearbeitung dank Workflows
  • Gewährleistung von Vertraulichkeit durch Zugriffsberechtigungen

 

Vertragsmanagment Software DocuWare

Einblick in die Vertragsmanagement Software DocuWare

Dokumentensuche

Mit der Suchmaske können Sie anhand beliebiger Suchbegriffe nach dem benötigten Dokument suchen.
Über von Ihnen im Voraus definierte Suchkriterien oder auch die Volltextsuche ist jedes Dokument schnell und einfach wiederauffindbar.

Erinnerung an Fristen

Verträge, die demnächst ablaufen oder neu bearbeitet werden müssen, können Sie sich über die Wiedervorlage zum passenden Zeitpunkt in Erinnerung rufen, wenn gewünscht auch per E-Mail.
Hier erhalten Sie auf einen Blick Informationen über Kündigungsfrist und Vertragsstatus und können sofort aktiv werden.

Digitales Vertragsmanagement mit DocuWare

Haben Sie weitere Fragen?

Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um digitales Vertragsmanagement am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne! Rufen Sie uns einfach unter
(089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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