Dokumentenmanagement

Informationen zentral verwalten - schnell finden - standortunabhängig nutzen

 

Stellen Sie die Weichen für die digitale Zukunft Ihres Unternehmens

Unser Alltag wird geprägt durch die Digitalisierung. Trotzdem ist in vielen Büros noch mehr Papier als notwendig im Umlauf und automatisierbare Prozesse laufen manuell ab. Die Folgen sind ständig wachsende Papierarchive, langsame Bearbeitungszeiten und mangelnde Transparenz – um nur einige zu nennen. Um jedoch mit dem schnellen Wandel der modernen Geschäftswelt mitzuhalten, müssen Unternehmen heutzutage auf schlanke Prozesse und Effizienz setzen. Wer zukunftsfähig sein will, kommt somit nicht an der Digitalisierung seiner Firma vorbei. Digitales Dokumentenmanagement in Verbindung mit automatisiertem Prozessmanagement ist einer der Schritte hin zur digitalen Transformation Ihres Unternehmens.

Wir begleiten Sie gerne Schritt für Schritt bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems in Ihrem Unternehmen. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf, denn Veränderung beginnt mit dem ersten Schritt!

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20.000 Anwender arbeiten bereits mit von uns installierten Produkten

Wir gehören zu den Top DocuWare und JobRouter Partnern

Wir betreuen mehr als 200 zufriedene Kunden

 

 

Was bringt Dokumentenmanagement - die Vorteile auf einen Blick

DMS für mehr Effizienz & Transparenz in Geschäftsprozessen

Haben Sie gewusst, dass durch unstrukturierte Ablagen und große Archive ein Mitarbeiter durchschnittlich 18 Minuten benötigt, um ein Dokument zu finden?
Durch digitales Dokumentenmanagement gehört die Suche nach Unterlagen und Papierdokumenten der Vergangenheit an. Ihre Mitarbeiter erhalten optimalen Zugriff auf die Dokumente und Akten, so ist ein schneller Informationsfluss ist garantiert. Digitale Prozessabläufe und transparente Bearbeitung der Belege steigern den Erfolg Ihres Unternehmens.

Dokumentenmanagement spart Zeit, Platz und Geld

Ist Ihnen bekannt, dass in einem Unternehmen durchschnittlicher Größe derzeit das Papieraufkommen jährlich um 22 Prozent steigt? Folglich verdoppelt sich das Papierarchiv des Unternehmens alle 3,3 Jahre.
Wachsende Papierberge, Mehrfach-Kopien von Dokumenten, unzählige Ordner mit Akten und Archiv-Schränke - dies alles kostet Sie Zeit, Platz und Geld. Durch den Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagementsystems benötigen Sie keine Kopien und Ausdrucke der Belege mehr und sparen zusätzlich an Platz und Personal.

Datensicherheit und Compliance

Ist Ihnen bewusst, dass bei Verstößen gegen die neue Datenschutzverordnung Geldbußen von bis zu 10 000 000 EUR oder von bis zu 2 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes eines Unternehmens verhängt werden?
Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen dabei, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Mit unserer Software garantieren wir eine revisionssichere Ablage sowie Einhaltung der Compliance-Richtlinien.

Existenzsicherung

Haben Sie gewusst, dass sieben von zehn Unternehmen innerhalb von drei Wochen Insolvenz anmelden müssten, wenn die papierbasierten Geschäftsunterlagen bei einer Naturkatastrophe zerstört würden?
Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsabläufe ist ein innovativer Schritt, auch mit Blick auf den Fortbestand Ihres Unternehmens bei Katastrophen wie Hochwasser oder Brände. Durch Replikation und Speicherung der Daten außerhalb Ihres Unternehmens können Sie das einfach sicherstellen.

Zentrale Datenspeicherung und weltweite Verfügbarkeit

Hätten Sie gewusst, dass durchschnittlich bis zu fünf Prozent der Unterlagen eines Unternehmens verloren gehen oder falsch abgelegt werden? Dies führt zu langen Suchen und schlimmstenfalls zu einem Wissensverlust!
Mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems legen Sie all Ihre Informationen und Dokumente in einem zentralen Archiv ab und haben anschließend die Möglichkeit, von überall und mit jedem Gerät darauf zuzugreifen. Diese Art der Archivlösung ist vor allem für standortübergreifendes und mobiles Arbeiten von großem Vorteil.

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Dokumentenmanagement in Zahlen

bis zu

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kürzere Bearbeitungszeit

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weniger Arbeitsschritte

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geringere Bearbeitungskosten

Wie funktioniert Dokumentenmanagement?

Mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (kurz DMS) bündeln Sie sämtliche Informationen und Dokumente in einer zentralen Archivlösung. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Form diese vorliegen. Papierdokumente wie beispielsweise Verträge oder Rechnungen und Lieferscheine, die per Post bzw. Fax ankommen, werden einfach gescannt, verschlagwortet und anschließend im digitalen Archiv abgelegt. Sämtliche elektronischen Dokumente wie z.B. E-Mails, PDFs, Officedateien, digitale Formulare, Informationen aus ERP-Systemen o.Ä. können via Drag & Drop oder auch per Schnittstelle zu den entsprechenden Programmen direkt im DMS abgelegt werden. Man sollte sein DMS aber keinesfalls nur als Ablageort oder digitale Archivlösung für Dokumente sehen, denn es kann noch viel mehr. Es können Workflows automatisiert werden, Dokumente weitergeleitet, freigegeben, bearbeitet und natürlich gesucht werden. Auch die Zugriffsüberwachung ist gewährleistet. Großer Vorteil ist, dass man auf das Dokumentenmanagement-System von überall aus zugreifen kann: von unterwegs, aus dem Home Office sowie standort- und geräteübergreifend. Nach dem aktiven Gebrauch der Dokumente werden diese dann revisionssicher im Langzeitarchiv für die Dauer der Aufbewahrungsfrist abgelegt und Löschfristen festgelegt.

 

 

Unsere kostenlosen Workshops zum Thema Dokumentenmanagement

Lernen Sie uns persönlich bei unseren kostenfreien Info-Seminaren kennen
und erhalten Sie detaillierte Informationen über digitales Dokumentenmanagement.
In unseren halbtägigen Infoseminaren vermitteln unsere DMS-Spezialisten viel Praxiswissen
und konkrete Vorgehensweisen rund um das Thema DMS.

 

 

 

Was ist bei der Auswahl einer DMS-Software zu beachten?

Die Auswahl einer geeigneten DMS-Software für Ihr Unternehmen ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Dafür erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen, was Sie mit Dokumentenmanagement erreichen wollen. Geht es Ihnen primär darum, einen zentralen und digitalen Informationspool aufzubauen? Steht für Sie zunächst die Optimierung Ihrer internen Workflows im Vordergrund? Oder möchten Sie alles auf einmal angehen? Nicht unerheblich sind auch die Gegebenheiten im Unternehmen. Wie viele Mitarbeiter sollen mit dem System arbeiten? Können bereits vorhandene Softwarepakete über Standardschnittstellen angebunden werden?

Wichtige Kriterien zur Auswahl einer geeigneten DMS-Software sind:

Benutzerfreundlichkeit

Grundsätzlich ist die Benutzerfreundlichkeit das A&O für die Akzeptanz der neuen Software im Unternehmen. Am Anfang wird es vielleicht einige Mitarbeiter und Kollegen geben, die gegenüber dem Dokumentenmanagement skeptisch eingestellt sind. Eine gute User Experience ist der Schlüssel zum Erfolg.

Schnittstellen

Sicherlich setzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits andere Softwarepakete ein wie z.B. ein ERP, ein Warenwirtschaftsystem oder ähnliches. Um das maximale Potential Ihres DMS auszuschöpfen, ist es wichtig, dass zu diesen Programmen bereits Standardschnittstellen existieren oder entwickelt werden können.

Sicherheit

Zum einen sollten die archivierten Dokumente natürlich durch Zugriffsschutz bzw. Zugriffsüberwachung und Rechteverwaltung vor unbefugten Zugriffen gesichert sein. Zum anderen sollten die hinterlegten Daten vor Verlust geschützt sein, indem regelmäßig Backups gemacht werden und eine Protokollierung von Änderungen stattfindet.

Funktionen des Programms

Standardmäßig vorhanden sein sollten ein unkomplizierter Datenimport (Drag & Drop, automatische Verschlagwortung, Scanneranbindung etc.), eine effektive Suchfunktion, ein differenziertes Rechtemanagement, eine revisionssichere Archivierungsfunktion sowie die Möglichkeit der Workflowanbindung

Lizenzmodell

Hier kommt wieder die Frage nach der Anzahl der Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten sollen, ins Spiel. Falls Sie einige Mitarbeiter haben, die nicht ständig mit dem System arbeiten, sind evtl. auch sogenannte Concurrent Lizenzen interessant. Hier teilen sich mehrere User eine Lizenz und können dann mit dieser zeitversetzt auf das System zugreifen.

Support

Technische Probleme treten bei allen Programmen auf und lassen sich leider nie ganz verhindern. Daher ist es umso wichtiger, einen DMS-Anbieter zu haben, der in solchen Fällen unterstützt. Die Tatsache, ob ein technischer Support angeboten wird, sollten daher in die Auswahl mit einfließen.

Unterstützte Dateitypen

Das Programm sollte neben Textdokumenten wie PDFs und Worddateien auch in der Lage sein, E-Mails, Grafiken, Excellisten, Webdateien etc. abzulegen.

Flexibilität

Jedes Unternehmen ist anderes und so auch die Anforderungen an ein DMS. Von daher ist es umso wichtiger, dass die Software flexibel an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann.

Rechtliche Aspekte

Zur Erfüllung rechtlicher Aspekte wie z.B. GoBD, DSGVO, GDPdU etc. gehört weit mehr als der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems z.B. das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation. Allerdings ist es wichtig, sich im Vorhinein zu informieren, ob die gesetzlichen Vorgaben wie beispielsweise eine revisionssichere Archivierung mit dem System umsetzbar sind.

System-Offenheit

Am Anfang mag es noch keine große Rolle spielen - trotzdem sollte man sich auch hier schon informieren, wie man an die Daten herankommt, falls ein Wechsel zu einer anderen Software geplant ist. Im schlimmsten Falle hat man sonst das Nachsehen und die über Jahre gepflegten Daten sind verloren oder man muss notgedrungen bei der alten Software bleiben.

Sie möchten sich individuell und persönlich beraten lassen?
Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne dabei die für Sie passende Dokumentenmanagement-Lösung zu finden. Rufen Sie uns einfach unter
(089) 41 11 862 -10 an oder

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Ihre Sibylle von Liliencron
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Dokumentenmanagement - eine Investition, die sich lohnt

Richtig eingesetzt, lässt sich mit Dokumentenmanagement viel Zeit und Geld sparen. Das wurde schon durch zahlreiche Studien in der Vergangenheit bewiesen. Doch wo genau liegen eigentlich die Einsparpotentiale?

Hierfür muss man zunächst einmal die größten Kostenfaktoren ermitteln, die bei papierbasierter Dokumentenverwaltung anfallen:

  • Druck-, Material- und Raumkosten
    Hierzu gehören die Ausgaben für Archivräume, Aktenordner und -schränke, Papier, Drucker, Toner und vieles mehr. Da das Papierarchiv mit jedem Jahr wächst, steigen somit auch die laufenden Kosten dafür an.
  • Arbeitszeit
    Manuelle Weiterleitung der Dokumente per Hauspost, Fax oder Kurier, Drucken und Ablegen – das alles kostet wertvolle Arbeitszeit. Der größte Zeitfresser ist jedoch die (oft erfolglose) Suche nach Dokumenten und Informationen. Laut aktuellen Studien kann diese je nach Tätigkeit bis zu zwei Stunden täglich in Anspruch nehmen!
  • Mehrkosten aufgrund mangelhafter Workflows
    Wer kennt es nicht: Die Skontofrist einer Rechnung verstreicht ungenutzt, da diese im überfüllten Posteingangskorb des Kollegen auf Freigabe wartet. Oder aber ein Vertrag verlängert sich ungewollt, da niemand die Kündigungsfristen auf dem Schirm hat. Die Mehrkosten, die dadurch pro Jahr entstehen, sind nicht zu unterschätzen.

Mit digitalem Dokumentenmanagement entfällt ein Großteil dieser Zeit- und Geldfresser und es können somit an vielen Stellen im Unternehmen spürbar die Kosten gesenkt werden. Selbstverständlich verursachen auch die Einführung und der Unterhalt eines DMS Ausgaben. Für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollte man deshalb nicht nur den quantitativen, sondern vor allem auch den qualitativen Nutzen betrachten. Dazu gehört beispielsweise, dass durch vollständige und schnell verfügbare Informationen die Servicequalität verbessert werden kann, wodurch wiederum die Kundenzufriedenheit und die Wettbewerbsfähigkeit steigt. Laut einer Studie von Adobe haben 48% der Angestellten in Europa schon einmal einen Vertragsabschluss verpasst, weil sie aufgrund mangelnder Abläufe nicht schnell genug waren. In Deutschland sind es sogar 77%! Dies zeigt umso deutlicher, dass sich die Investition in ein System, das die tägliche Arbeit beschleunigt und effizienter macht, mehr als lohnt.

Der größte Mehrwert, den ein Dokumentenmanagementsystem bieten kann, ist die Einsparung indirekter und versteckter Kosten durch verbesserte Qualität, Effizienz und Produktivität.

 

Unsere Dokumentenmanagement-Lösungen

Unsere Abteilungslösungen

Jede Abteilung im Unternehmen verfügt über unterschiedliche Anforderungen an ein DMS-Projekt. Während es in der Buchhaltung z.B. mehr um einen Eingangsrechnungsworkflow und die revisionssichere Ablage von Rechnungen geht, steht im Personal z.B. die digitale Personalakte im Vordergrund. Dank unserer langjährigen Erfahrung kennen wir die verschiedenen Bedürfnisse genau und helfen Ihnen, das Optimum aus Ihrem DMS herauszuholen.

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Unsere Branchenlösungen

Jede Branche hat ganz unterschiedliche Anforderungen bei der Arbeit mit einem Dokumentenmanagement-System. Im Folgenden möchten wir Ihnen zeigen, wie es uns gelingt, das DMS an die Bedürfnisse von verschiedensten Branchen ideal anzupassen um so das maximale Potential auszuschöpfen. Hier erfahren Sie auch, wie andere Unternehmen unsere Branchenlösungen bereits erfolgreich einsetzen und welche Erfahrungen sie damit gemacht haben.

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Unsere Unternehmenslösungen

Es gibt Dinge, die jedes Unternehmen und jede Abteilung gleichermaßen betreffen, ganz gleich, welcher Abteilung oder Branche man angehört. Dazu gehört, dass fast jeder archivierungspflichtige E-Mails empfängt, Teil einer Prozesskette ist oder Vertragsfristen im Auge behalten muss. Informieren Sie sich hier über unsere unternehmensweiten Lösungen und welche Unternehmen diese bereits erfolgreich einsetzen.
 

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Das sagen unsere Kunden

„Dank elektronischem Dokumentenmanagement sind unsere Geschäftsprozesse durchgängig schneller geworden und durch reduzierte Papiermengen leisten wir zudem einen Beitrag zum Umweltschutz.“

Monika Pfahler, Geschäftsführerin
Josef & Franz Pfahler Müllabfuhr Dinkelsbühl

„Durch die Einführung des DMS konnten wir bereits nach kurzer Zeit große Erfolge und effizientere Arbeitsabläufe wahrnehmen. Auch die Akzeptanz der Mitarbeiter, in Zukunft weniger mit Papier zu arbeiten, war sehr gut. Unsere Mitarbeiter sind vom DMS begeistert, da alle Informationen für die tägliche Arbeit schnell und einfach gefunden werden können.“

Florian Krasser, Leiter EDV
Rottolin-Werk Julius Rotter & Co. KG

Weitere Referenzen

FAQ

 
Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen. Im Folgenden haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:

Was kostet ein Dokumentenmanagement-System und wie lange dauert die Einführung?

Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen einen detaillierten Projektplan für die Einführung Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung. Dieser definiert die Schritte in der Vorarbeit, Einführung sowie Nutzung Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung und dauert von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich lang in der Ausführung – je nach Komplexität der Anforderungen. Details zum Projektablauf finden Sie hier.
Vorkonfigurierte Lösungen sind teilweise schon innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Diese gibt es sowohl von DocuWare als auch von JobRouter. Hier sind Rollen, Workflows, Dokumententypen und Berechtigungskonzepte bereits angelegt, was die Lösung innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit macht. Überzeugen Sie sich selbst.
Die Kosten einer Dokumenten-Management-Lösung setzen sich zusammen aus den Lizenzgebühren für die Software, den Arbeitsstunden für die Implementierung und den Kosten für den laufenden Betrieb wie z.B. Server oder Wartung- und Support. Deshalb sind sie schwer pauschalisierbar, da die Lizenzkosten vor allem davon abhängen wie viele Mitarbeiter bei Ihnen mit dem Dokumenten-Management-System arbeiten sollen. Außerdem kommt es immer darauf an, was genau Sie mit dem DMS vorhaben und wie komplex das Projekt ist.

Gerne machen wir Ihnen ein Angebot - kontaktieren Sie uns hierfür einfach und unverbindlich.

Ab wann lohnt sich Dokumentenmanagement für mein Unternehmen?

Lange hielt sich der Mythos, dass Dokumentenmanagement nur etwas für große Unternehmen ist. Doch auch kleine und mittelständische Unternehmen haben mit wachsenden Papierarchiven, langen Suchzeiten und mangelnder Transparenz in Geschäftsabläufen zu kämpfen. Ursache hierfür ist häufig, dass in vielen Unternehmen auch heute noch das Verteilen und Ablegen von physischen Dokumenten an dezentralen Orten immer noch gängige Praxis ist. Diese Problematik nimmt zu, je mehr Dokumente anfallen und je komplexer die Prozesse werden. Ob sich die Anschaffung lohnt, orientiert sich also eher an der anfallenden Dokumentenmenge und der damit verbundenen Arbeitsabläufe und weniger an der Größe des Unternehmens. Schon in einer kleinen Firma, die viele Dokumente bewegt, ist die Einführung von Dokumentenmanagement sinnvoll.

Ist ein Dokumentenmanagement-System revisions- & rechtssicher?

Was genau meint der Gesetzgeber überhaupt mit "revisionssicher"?
Im Sinne der Compliance Richtlinien bedeutet Revisionssicherheit, dass die Daten vor Manipulation sicher sind. GoBD-konforme Speicherung heißt, dass die Dokumente im Original, lückenlos und sofort verfügbar, unverlierbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Außerdem sind Ihre Dokumente digital viel sicherer abgelegt als im abschließbaren Aktenschrank oder großen Kellerarchiven. Mit unserer Software garantieren wir eine revisionssichere Ablage sowie Einhaltung der Compliance-Richtlinien.
DocuWare ist dahingehend zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO und GoBD. Es hat zusätzlich noch eine Vielzahl weiterer Zertifizierungen zu den Themen Qualitätsmanagement, Informationssicherheitsmanagement etc. Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können.

Akzeptiert das Finanzamt die elektronische Archivierung?

Das Finanzamt akzeptiert die digitale Aufbewahrung von Dokumenten nicht nur, sondern verlangt sie in bestimmten Fällen sogar. Die GoBD (kurz für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden - also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern - vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen. Für Papierbelege besteht somit keine Pflicht mit einem Dokumentenmanagement-System zu arbeiten, jedoch erleichtert es erheblich die Anforderungen zu erfüllen. Probleme mit dem Finanzamt gibt es dabei auch nicht, da die GoBD das ersetzende Scannen ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind.

Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften. Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen. Die Vorteile eines DMS sind, dass sie damit noch weitaus mehr machen können, als lediglich Ihre Mails revisionssicher abzulegen. Beispielsweise können wiederkehrende Aufgaben damit automatisiert werden und Workflows eingerichtet werden.

Wie gelangen die Dokumente ins Archiv und wie finde ich sie wieder?

Es gibt verschiedenste Wege um Dokumente zu archivieren. Papierdokumente werden zunächst gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Beim Ablagevorgang unterstützt Sie Intelligent Indexing d.h. das Tippen entfällt, da die Daten mit dem Mauszeiger einfach in der Datei markiert werden und schon erscheinen Sie im zugehörigen Feld. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt.

Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder wie z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Darüber hinaus können bei entsprechender Berechtigung alle Dokumente auch wieder ins Originalformat exportiert werden z.B. als Excelliste oder E-Mail.

Welche Dokumentenarten kann man mit einem DMS archivieren?

Archiviert werden kann jegliche Art von Dokumenten, egal, um welche Art es sich handelt.
Sie können Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen archivieren, Ihre Lieferscheine, Ihre E-Mails, Verträge, Personaldokumente - alles wird sauber und strukturiert digital abgelegt und ist jederzeit per Klick wiederauffindbar. Auch unterschiedliche Dateiformate wie Word- und Exceldokumente, PDFs und sogar Bilddateien können abgelegt werden.

Gibt es Schnittstellen zu meinen gewohnten Unternehmensprogrammen?

Mit DocuWare bzw. JobRouter ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die Belege im Archiv zuzugreifen bzw. Dokumente aus diesen heraus abzulegen. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu gängigen Software-Paketen (z.B. Fibu, ERP, Mailsysteme, etc.) entwickelt, welche es Ihnen ermöglichen, in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterzuarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool Zugriff zu haben. Mit unserem eigens entwickelten Schnittstellentool ILS können wir darüber hinaus auch Schnittstellen zu vielen weiteren Programmen anbieten.

Hier finden Sie weitere Infos zu unseren Schnittstellen.

Ist Dokumentenmanagement gleich zu setzen mit Archivierung?

Die elektronische Archivierung ist eine der Hauptkomponenten von Dokumentenmanagement und somit hat auch jedes gute Dokumentenmanagement-Systems eine integrierte Archivierungssoftware für die Langzeitarchivierung. Allerdings verschenkt man wertvolles Potential, wenn man sein DMS lediglich dafür einsetzt. Bei der Archivierung geht es darum Dokumente nach der Bearbeitung für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist digital, revisionssicher und schnell auffindbar abzulegen. Dokumentenmanagement geht da viel weiter, denn dabei geht es darum die sich um das Dokument drehenden Abläufe und Prozesse zu steuern, Zugriffe zu regeln, Versionsänderungen zu protokollieren und vieles mehr. Das DMS ist also eine zentrale Ablage für alle laufenden Prozesse und das Archiv eine Ablage für Dokumente nach ihrem aktiven Leben.

Was ist ein Workflow und was hat er mit Dokumentenmanagement zu tun?

Ein Workflow beschreibt einen ablaufenden Geschäftsprozess mit seinen einzelnen Prozessschritten und den daran beteiligten Kollegen in Ihrem Unternehmen.

Bei sämtlichen Geschäftsprozessen fallen in der Regel Dokumente wie z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. an. Diese müssen dann von einem oder mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Viele Dokumenten stehen also mit sich anschließenden Workflows in Verbindung, weshalb Dokumentenmanagement und Workflowmanagement auch unweigerlich miteinander verbunden sind. Digitales Workflowmanagement bilden Ihre Geschäftsprozesse elektronisch ab und jeder Prozessschritt bzw. jede Aufgabe kann festgelegt und automatisch gesteuert werden. Vorteil ist, dass allen Beteiligten ab sofort dieselben Informationen zur Verfügung stehen, und es nicht mehr zu Verzögerungen und Unübersichtlichkeit kommt.

Ein gutes Dokumentenmanagement-System archiviert Ihre Geschäftspapiere digital und bietet darüber hinaus im Bereich der Workflowsteuerung und -automatisierung noch zahlreiche Möglichkeiten.

Lernen Sie unsere beiden Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme DocuWare und JobRouter mit all ihren Vorteilen kennen.

Kann man Dokumente nach dem digitalen Archivieren mit einem Dokumentenmanagement-System vernichten?

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch "Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht" der AVW (ISBN 9783503166206) erklärt auf verständliche Art und Weise

  • wer nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig ist
  • welche Art von Dokumenten/Daten man nach aktuellem Stand aufbewahren muss
  • wie, wie lang und wo genau diese Daten aufbewahrt werden müssen

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) zu archivieren. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

 

 

Unsere Produkte für Ihr Dokumentenmanagement-Projekt

Der Archivierungsspezialist

Das DocuWare-System optimiert den Umgang mit Geschäftsunterlagen und macht sie jederzeit genau dort verfügbar, wo Sie sie benötigen – im Büro, weltweit, unterwegs und zuhause. Es automatisiert alle dokumentbasierten Unternehmensprozesse und legt Dokumente jeglichen Formats und aus allen Quellen in digitalen Archiven innerhalb eines zentralen Dokumenten-Pools ab.

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Der Prozessmanagementprofi

JobRouter® ist eine branchenübergreifende Digitalisierungsplattform, die alle Prozesse, Daten und Dokumente umfassend digitalisiert und automatisiert. Dies schließt unter anderem die Funktionalität von einfacher Prozess-Automatisierung, ausgezeichnetem Workflow-Management, intelligenter Belegerkennung, agilem Dokumenten-Management sowie revisionssicherer Archivierung ein.

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Der Schnittstellenexperte

Der InnoLink Service (ILS) ist ein serverbasiertes Tool zur Integration des DMS an Ihre Software-Pakete und sonstige Datenquellen. Zu den Kern-Funktionen des ILS zählen das Schaffen von Schnittstellen zwischen Applikationen z.B. zum Datenaustausch. Dabei kommuniziert er mit allen gängigen Datenbanksystemen, Webservern etc. und natürlich mit unseren anderen Produkten.

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