DMS Podcast

Mit Herrn Steigauf und Frau von Liliencron

Durch Einführung eines DMS gestärkt aus der Krise. Jetzt handeln!

Sichern Sie Ihren Geschäftsbetrieb und schützen Sie Ihre Mitarbeiter – durch die Integration eines Dokumenten Management Systems (DMS).

Sie haben gerade schmerzlich erfahren müssen, wie wichtig ein digitaler Workflow ist und wollen die Krise als Chance für eine digitale Neuausrichtung nutzen?

Dann sollten Sie jetzt sich diesen Podcast anhören. Roul Steigauf, Steigauf Geschäftsführer und Sibylle von Liliencron, Vertriebsleitung von Steigauf informieren im Interview mit Markus Weiße, Geschäftsführer Agentur Marxup darüber, warum genau jetzt der richtige Zeitpunkt ist, um mit einem Dokumenten Management Systems (DMS) im Unternehmen zu starten.

 

 

 

Der Podcast auf einen Blick:
  1. Vorstellung von Steigauf Daten Systeme GmbH >> 0:00 - 3:36
  2. Grundsätzliches zum Thema Dokumenten Management Systeme >> 3:37 – 10:14
  • Wem nutzt ein DMS?
  • Wie funktioniert ein DMS und welche Dokumente können erfasst werden?
  • Was ist bei der Auswahl eines Dokumenten Management Systems zu beachten?
  1. Warum macht die Einführung eines DMS gerade jetzt Sinn? >> 10:15 – 17:24
  • Wie läuft die Einführung ab?
  • Wie lange dauert die Einführung?
  1. Ist die Datensicherheit und der Datenschutz mit einem DMS gewährleistet? >> 17:25 – 19:18
  2. Vorstellung der Dokumenten Management Systeme JobRouter® & DocuWare >> 19:19 – 21:21
  3. Warum ist Steigauf der richtige Ansprechpartner rund um das Thema DMS? >> 21:21 -24:28
  4. Ab welcher Unternehmensgröße ist ein DMS sinnvoll und mit welchen Kosten muss man rechnen? >> 24:29 – 27:38
  5. Wie sieht der ideale Kunde für Steigauf aus? >>  27:39 - Ende

Sie möchten mehr über das Thema DMS im Unternehmen erfahren?

In unseren Online Seminaren bekommen Sie einen umfassenden Einblick, was es bei Einführung und Nutzung eines DMS zu beachten gibt. Erfahrene DMS Spezialisten stehen Ihnen für Fragen zur Verfügung und haben wertvolle Tipps aus der Praxis für Sie.

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DMS - Produktivität steigern – in die Zukunft investieren

 

Viele Unternehmen -und es werden täglich mehr- erkennen die Notwendigkeit eines Dokumentenmanagementsystems im alltäglichen Tagesgeschäft. Gerade jetzt stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, weiterhin arbeiten zu können und wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein DMS ist die Lösung!

Lange wurde die Entscheidung ein DMS im Unternehmen zu installieren auf die lange Bank geschoben und die Notwendigkeit nicht ganz eingesehen. In den letzten Wochen mussten viele Unternehmen ihre Mitarbeiter von Ihren Pflichten entbinden, weil die Gegebenheiten für Home-Office nicht vorgesehen waren. Sicherlich war mobiles Arbeiten bzw. Home-Office schon vorher möglich, was in der Praxis so aussah, daß Rechnungen, Verträge und Unterlagen am Laptop erstellt wurden, um diese am nächsten Tag in der Firma ins System einzupflegen.

In Unternehmen ohne DMS leiden die Arbeitsabläufe, Termine und Entscheidungen, ziehen sich extrem in die Länge. Es stellt sich heraus, wie umständlich und kontraproduktiv es ist, mit Papier bzw- analog zu arbeiten. Es werden zwar Unterlagen gescannt und per mail weitergeleitet, was zur Folge hat, daß im Computer und in Aktenordnern und auf Schreibtischen mehrere Kopien unterwegs sind, aber eine zentrale Info jedoch nicht. Jeden Tag muss nachgesehen werden, ob die Mail wieder da ist, hinterher telefoniert werden, bei wem die Kopie von der Kopie noch zur Bearbeitung vorliegt und wer das Original hat. Das nur als kleiner Auszug, wie in vielen Unternehmen ohne ein Dokumentenmanagementsystem, aktuell und generell gearbeitet wird.

Die Notwendigkeit eines DMS ist nicht Zukunftsmusik, sondern aktuell und notwendig für eine erfolgreiche Firmenphilosophie. Zu unseren Produkten zählen die Marktführer DocuWare oder JobRouter. Bei Ihrer Entscheidungsphase beraten wir Sie, bei der Installation begleiten wir Sie und danach sind wir auch immer gerne für Sie da. Anbindung an bestehende Systeme, sind mit unserer Schnittstellenexpertise und unserer eigens entwickeltem ILS (InnoLink Service) kein Problem. Wir möchten mit unserem Podcast Ihnen die Entscheidung erleichtern, sich für ein DMS zu entschieden.

Informieren Sie sich auf unserer Webseite, welche Branchen und Abteilungen sofort von den Vorteilen eines DMS profitieren können. Wie die Personalabteilung alle Anliegen zeitnah und chronologisch abarbeiten kann, ohne in Papierstapeln zu suchen. Wie der Einkauf wettbewerbsfähig bleiben kann und dabei noch Kosten senken, um zur Umsatzsteigerung beizutragen. Wie die automatische Archivierung aller firmenrelevanten Dokumente, die revisionssichere Ablage und die papierlose Kommunikation für die Buchhaltung funktioniert. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen und lesen Sie, wie zufrieden unsere Kunden mit einem DMS sind.

Wir, von Steigauf, installieren seit über 20 Jahren DMS Systeme in kleinen Betrieben und in großen Firmen. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, die Beratung und Installation können wir ohne Probleme, per Remote und mit Ihnen zusammen innerhalb kürzester Zeit umsetzen. Falls Sie sich vorab informieren möchten, hören Sie sich unseren Podcast mit Herrn Steigauf, Geschäftsführer von Steigauf Daten Systeme und Frau von Liliencron, Vertriebsleitung, an.

Sie möchten uns lieber gleich persönlich kennenlernen? Sie haben die Möglichkeit an unseren Online Seminaran teilzunehmen. Am besten noch heute anmelden.

Für eine persönliche Beratung stehen wir Ihnen jederzeit am Telefon oder via Videokonferenz zur Verfügung. Schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an.

 

Sie möchten sich individuell und persönlich beraten lassen?
Dann nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne dabei die für Sie passende Dokumentenmanagement-Lösung zu finden. Rufen Sie uns einfach unter
(089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

Unsere kostenlosen Workshops zum Thema Dokumentenmanagement

Lernen Sie uns persönlich bei unseren kostenfreien Info-Seminaren kennen
und erhalten Sie detaillierte Informationen über digitales Dokumentenmanagement.
In unseren halbtägigen Infoseminaren vermitteln unsere DMS-Spezialisten viel Praxiswissen
und konkrete Vorgehensweisen rund um das Thema DMS.

 

 

FAQ

 
Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen. Im Folgenden haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Was kostet ein Dokumentenmanagement-System und wie lange dauert die Einführung?

Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen einen detaillierten Projektplan für die Einführung Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung. Dieser definiert die Schritte in der Vorarbeit, Einführung sowie Nutzung Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung und dauert von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich lang in der Ausführung – je nach Komplexität der Anforderungen. Details zum Projektablauf finden Sie hier.
Vorkonfigurierte Lösungen sind teilweise schon innerhalb weniger Tage einsatzbereit. Diese gibt es sowohl von DocuWare als auch von JobRouter. Hier sind Rollen, Workflows, Dokumententypen und Berechtigungskonzepte bereits angelegt, was die Lösung innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit macht. Überzeugen Sie sich selbst.
Die Kosten einer Dokumenten-Management-Lösung setzen sich zusammen aus den Lizenzgebühren für die Software, den Arbeitsstunden für die Implementierung und den Kosten für den laufenden Betrieb wie z.B. Server oder Wartung- und Support. Deshalb sind sie schwer pauschalisierbar, da die Lizenzkosten vor allem davon abhängen wie viele Mitarbeiter bei Ihnen mit dem Dokumenten-Management-System arbeiten sollen. Außerdem kommt es immer darauf an, was genau Sie mit dem DMS vorhaben und wie komplex das Projekt ist.

Gerne machen wir Ihnen ein Angebot - kontaktieren Sie uns hierfür einfach und unverbindlich.

Ab wann lohnt sich Dokumentenmanagement für mein Unternehmen?

Lange hielt sich der Mythos, dass Dokumentenmanagement nur etwas für große Unternehmen ist. Doch auch kleine und mittelständische Unternehmen haben mit wachsenden Papierarchiven, langen Suchzeiten und mangelnder Transparenz in Geschäftsabläufen zu kämpfen. Ursache hierfür ist häufig, dass in vielen Unternehmen auch heute noch das Verteilen und Ablegen von physischen Dokumenten an dezentralen Orten immer noch gängige Praxis ist. Diese Problematik nimmt zu, je mehr Dokumente anfallen und je komplexer die Prozesse werden. Ob sich die Anschaffung lohnt, orientiert sich also eher an der anfallenden Dokumentenmenge und der damit verbundenen Arbeitsabläufe und weniger an der Größe des Unternehmens. Schon in einer kleinen Firma, die viele Dokumente bewegt, ist die Einführung von Dokumentenmanagement sinnvoll.

Ist ein Dokumentenmanagement-System revisions- & rechtssicher?

Was genau meint der Gesetzgeber überhaupt mit "revisionssicher"?
Im Sinne der Compliance Richtlinien bedeutet Revisionssicherheit, dass die Daten vor Manipulation sicher sind. GoBD-konforme Speicherung heißt, dass die Dokumente im Original, lückenlos und sofort verfügbar, unverlierbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Außerdem sind Ihre Dokumente digital viel sicherer abgelegt als im abschließbaren Aktenschrank oder großen Kellerarchiven. Mit unserer Software garantieren wir eine revisionssichere Ablage sowie Einhaltung der Compliance-Richtlinien.
DocuWare ist dahingehend zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO und GoBD. Es hat zusätzlich noch eine Vielzahl weiterer Zertifizierungen zu den Themen Qualitätsmanagement, Informationssicherheitsmanagement etc. Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können.

Akzeptiert das Finanzamt die elektronische Archivierung?

Das Finanzamt akzeptiert die digitale Aufbewahrung von Dokumenten nicht nur, sondern verlangt sie in bestimmten Fällen sogar. Die GoBD (kurz für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden - also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern - vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen. Für Papierbelege besteht somit keine Pflicht mit einem Dokumentenmanagement-System zu arbeiten, jedoch erleichtert es erheblich die Anforderungen zu erfüllen. Probleme mit dem Finanzamt gibt es dabei auch nicht, da die GoBD das ersetzende Scannen ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind.

Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften. Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen. Die Vorteile eines DMS sind, dass sie damit noch weitaus mehr machen können, als lediglich Ihre Mails revisionssicher abzulegen. Beispielsweise können wiederkehrende Aufgaben damit automatisiert werden und Workflows eingerichtet werden.

Wie gelangen die Dokumente ins Archiv und wie finde ich sie wieder?

Es gibt verschiedenste Wege um Dokumente zu archivieren. Papierdokumente werden zunächst gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Beim Ablagevorgang unterstützt Sie Intelligent Indexing d.h. das Tippen entfällt, da die Daten mit dem Mauszeiger einfach in der Datei markiert werden und schon erscheinen Sie im zugehörigen Feld. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt.

Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder wie z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Darüber hinaus können bei entsprechender Berechtigung alle Dokumente auch wieder ins Originalformat exportiert werden z.B. als Excelliste oder E-Mail.

Welche Dokumentenarten kann man mit einem DMS archivieren?

Archiviert werden kann jegliche Art von Dokumenten, egal, um welche Art es sich handelt.
Sie können Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen archivieren, Ihre Lieferscheine, Ihre E-Mails, Verträge, Personaldokumente - alles wird sauber und strukturiert digital abgelegt und ist jederzeit per Klick wiederauffindbar. Auch unterschiedliche Dateiformate wie Word- und Exceldokumente, PDFs und sogar Bilddateien können abgelegt werden.

Gibt es Schnittstellen zu meinen gewohnten Unternehmensprogrammen?

Mit DocuWare bzw. JobRouter ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die Belege im Archiv zuzugreifen bzw. Dokumente aus diesen heraus abzulegen. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu gängigen Software-Paketen (z.B. Fibu, ERP, Mailsysteme, etc.) entwickelt, welche es Ihnen ermöglichen, in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterzuarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool Zugriff zu haben. Mit unserem eigens entwickelten Schnittstellentool ILS können wir darüber hinaus auch Schnittstellen zu vielen weiteren Programmen anbieten.

Hier finden Sie weitere Infos zu unseren Schnittstellen.

Ist Dokumentenmanagement gleich zu setzen mit Archivierung?

Die elektronische Archivierung ist eine der Hauptkomponenten von Dokumentenmanagement und somit hat auch jedes gute Dokumentenmanagement-Systems eine integrierte Archivierungssoftware für die Langzeitarchivierung. Allerdings verschenkt man wertvolles Potential, wenn man sein DMS lediglich dafür einsetzt. Bei der Archivierung geht es darum Dokumente nach der Bearbeitung für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist digital, revisionssicher und schnell auffindbar abzulegen. Dokumentenmanagement geht da viel weiter, denn dabei geht es darum die sich um das Dokument drehenden Abläufe und Prozesse zu steuern, Zugriffe zu regeln, Versionsänderungen zu protokollieren und vieles mehr. Das DMS ist also eine zentrale Ablage für alle laufenden Prozesse und das Archiv eine Ablage für Dokumente nach ihrem aktiven Leben.

Was ist ein Workflow und was hat er mit Dokumentenmanagement zu tun?

Ein Workflow beschreibt einen ablaufenden Geschäftsprozess mit seinen einzelnen Prozessschritten und den daran beteiligten Kollegen in Ihrem Unternehmen.

Bei sämtlichen Geschäftsprozessen fallen in der Regel Dokumente wie z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. an. Diese müssen dann von einem oder mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Viele Dokumenten stehen also mit sich anschließenden Workflows in Verbindung, weshalb Dokumentenmanagement und Workflowmanagement auch unweigerlich miteinander verbunden sind. Digitales Workflowmanagement bilden Ihre Geschäftsprozesse elektronisch ab und jeder Prozessschritt bzw. jede Aufgabe kann festgelegt und automatisch gesteuert werden. Vorteil ist, dass allen Beteiligten ab sofort dieselben Informationen zur Verfügung stehen, und es nicht mehr zu Verzögerungen und Unübersichtlichkeit kommt.

Ein gutes Dokumentenmanagement-System archiviert Ihre Geschäftspapiere digital und bietet darüber hinaus im Bereich der Workflowsteuerung und -automatisierung noch zahlreiche Möglichkeiten.

Lernen Sie unsere beiden Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme DocuWare und JobRouter mit all ihren Vorteilen kennen.

Kann man Dokumente nach dem digitalen Archivieren mit einem Dokumentenmanagement-System vernichten?

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch "Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht" der AVW (ISBN 9783503166206) erklärt auf verständliche Art und Weise

  • wer nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig ist
  • welche Art von Dokumenten/Daten man nach aktuellem Stand aufbewahren muss
  • wie, wie lang und wo genau diese Daten aufbewahrt werden müssen

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) zu archivieren. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

 

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