E-Mail-Archivierung

Erfüllt Ihr Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung schon alle gesetzlichen Vorgaben?

E-Mails haben heutzutage die postalische Geschäftskommunikation weitestgehend abgelöst, dennoch werden sie von vielen Unternehmen noch nicht mit der gleichen Sorgfalt archiviert. Damit alle Geschäftsvorgänge lückenlos belegbar sind, verpflichtet der Gesetzgeber seit Anfang 2017 alle Unternehmen dazu, E-Mails entsprechend den Regeln der GoBD zu archivieren.

Viele Firmen wissen zwar von den gesetzlichen Anforderungen, sind sich aber bei der rechtssicheren Umsetzung unsicher. Ein Dokumenten-Management-System schafft hier Abhilfe, denn es eignet sich hervorragend für die E-Mail Archivierung und gewährleistet, dass Sie auf der sicheren Seite sind.

 

Dokumentenmanagement System macht E-Mail Archivierung effizient & sicher

Mit einem professionellen Dokumenten-Management-System sind Sie in der Lage, Informationen zeitsparend zu erfassen und strukturiert abzulegen. Für die E-Mail Archivierung ist dieses System ebenfalls eine optimale Lösung, da sich deren Inhalt immer mehr von kurzen Notizen zu Geschäftsbriefen wandelt und Sie daher oft dazu verpflichtet sind, diese relevanten Inhalte in einem Archiv abzulegen.

Für welche Unternehmen und für welche Art von E-Mails gilt die Archivierungspflicht?

E-Mails bzw. deren Anhänge, die als Geschäftsbrief oder Buchungsbeleg fungieren bzw. die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes dienen wie z.B. Aufträge und Rechnungen, sind archivierungspflichtig. Nicht dazu gehören interne E-Mails, denn als Geschäftsbrief zählt eine E-Mail nur dann, wenn sie von Dritten gesendet oder empfangen werden. Von der Archivierungspflicht betroffen sind alle Handelsgesellschaften, juristische Personen, Kaufleute und eingetragene Genossenschaften.

 

Unsere Lösung: DocuWare & DocuMatic Archiv

So archivieren Sie Ihre E-Mails zukünftig einfach und rechtssicher! Nutzen Sie hierfür die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems und profitieren Sie von unserem Know-How. Archivieren Sie Ihre E-Mails zukünftig elektronisch mit DocuWare. Weitere Infos erhalten Sie in unserer Lösungsinformation:

E-Mail Archivierung mit DocuWare


Die Vorteile auf einen Blick

  • E-Mails strukturiert ablegen und archivieren
  • Schneller Zugriff auf wichtige Nachrichten und Inhalte
  • Zuordnung zu Projekten und Abläufen
  • Exakte Erfüllung der Archivierungspflichten
  • Option der Freigabe an mehrere Personen

 

 

 

E-Mail Archivierung - wann und wie?


Muss die E-Mail Archivierung sofort beim Ein- und Ausgang auf dem Firmenserver erfolgen?

Nein, dazu besteht keine gesetzliche Veranlassung, da nicht alle E-Mails archivierungspflichtig sind. Allerdings ist man als Unternehmen nur mit der sofortigen Archivierung auf der rechtlich sicheren Seite, da hierbei keine E-Mails verloren gehen oder vergessen werden können.


Welche Möglichkeiten gibt es E-Mails zu archivieren?

Um E-Mails im Unternehmen strukturiert zu archivieren gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Beide haben ihre Vor- und Nachteile und werden oftmals auch ergänzend zueinander eingesetzt.

Die Varianten der E-Mail Archivierung im Überblick

Serverseitige E-Mail Archivierung¹

Bei dieser Art der Archivierung können alle eingehenden E-Mails vollautomatisch entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen im Archiv abgelegt werden. Der Vorteil hierbei ist, dass durch den automatisch ablaufenden Vorgang die Archivierungspflicht nicht auf die Mitarbeiter übergeht und die Gefahr von Rechtsverstößen somit umgangen wird. Bei der Einrichtung des Systems werden zusammen mit der Unternehmensleitung Regeln aufgestellt und entsprechende Filter geschaffen. Danach läuft die Archivierung der Nachrichten komplett automatisch ab. Sie können also sicher sein, dass die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung genau eingehalten werden und Sie sämtliche Inhalte schnell wiederfinden können. Bei dieser Art der Archivierung müssen mit den Mitarbeitern jedoch klare Regeln zum Umgang mit privaten Mails getroffen werden, da diese sonst ebenfalls mitarchiviert werden.

Clientseitige E-Mail Archivierung²

Alternativ oder oft auch ergänzend kann der Benutzer auch selbst bestimmen, welche E-Mails im Archiv gespeichert werden. Das Dokumenten-Management-System erstellt einen oder mehrere Ordner in dem Mail-Programm des Benutzers, in die er lediglich die gewünschte E-Mail ziehen muss, um sie abzulegen. Für diese Methode der Archivierung stehen sowohl von DocuWare das ergänzende Modul „Connect to Outlook“ als auch von Steigauf Module für Tobit und Notes zur Verfügung. Vorteil hierbei ist, dass die E-Mails dabei projekt- oder vorgangsbezogen abgelegt werden können und somit schneller im passenden Kontext verfügbar sind. Kritisch bei dieser Form der Archivierung ist jedoch, dass es schnell zu Verstößen gegen die Archivierungspflicht kommen kann, wenn z.B. unklar ist welche E-Mails laut Gesetz revisionssicher aufbewahrt werden müssen.

 


Was versteht man eigentlich unter einer revisionssicheren E-Mail Archivierung?

Die gesetzlichen Vorgaben, wie E-Mails abgelegt werden müssen, damit sie als revisionssicher gelten, sind eindeutig. Alle archivierungspflichtigen E-Mails müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist originalgetreu und sicher vor Manipulation bzw. Löschung unverändert abgelegt werden sowie im Rahmen einer Betriebsprüfung lückenlos einsehbar sein. Außerdem müssen sie eindeutig einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden können und im System per Volltextsuche auffindbar sein.

 

Haben Sie weitere Fragen?

Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um die rechtssichere E-Mail Archivierung am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne! Rufen Sie uns einfach unter
(089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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