E-Mail-Archivierung
Erfüllt Ihr Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung schon alle gesetzlichen Vorgaben?
E-Mails haben heutzutage die postalische Geschäftskommunikation weitestgehend abgelöst, dennoch werden sie von vielen Unternehmen noch nicht mit der gleichen Sorgfalt archiviert. Damit alle Geschäftsvorgänge lückenlos belegbar sind, verpflichtet der Gesetzgeber seit Anfang 2017 alle Unternehmen dazu, E-Mails entsprechend den Regelungen der GoBD zu archivieren.
Viele Firmen wissen zwar von den gesetzlichen Anforderungen, sind sich aber bei der rechtskonformen Umsetzung unsicher. Ein Dokumentenmanagement-System schafft hier Abhilfe, denn es eignet sich hervorragend für die E-Mail Archivierung und gewährleistet, dass Sie auf der sicheren Seite sind.
Wir sind seit über 20 Jahren spezialisiert auf das Thema Dokumentenmanagement und beraten Sie gerne bei der rechtssicheren Umsetzung der E-Mail Archivierung in Ihrem Unternehmen.
Die Vorteile auf einen Blick
- GoBD-konforme E-Mail Ablage
- Informationen sind zentral verfügbar und nicht mehr nur in einzelnen Postfächern
- schneller Zugriff auf wichtige Nachrichten und Inhalte
- Zuordnung zu Projekten und Abläufen
- automatischer Workflow bei eintreffen bestimmter Mails (z.B. Kundenanfragen)
- verschlüsselte Archivierung vertraulicher E-Mails
- keine überquellenden Postfächer und überlasteten E-Mail-Server mehr
- jede E-Mail ist wieder im Originalformat herstellbar
Dokumentenmanagement macht E-Mail Archivierung einfach & sicher
Mit einem professionellen Dokumentenmanagement-System sind Sie in der Lage, Informationen zeitsparend zu erfassen und strukturiert abzulegen. Für die E-Mail Archivierung ist dieses System ebenfalls eine optimale Lösung, da sich deren Inhalt immer mehr von kurzen Notizen zu Geschäftsbriefen wandelt und Sie daher oft dazu verpflichtet sind, diese relevanten Inhalte in einem Archiv abzulegen.
Für welche Unternehmen und für welche Art von E-Mails gilt die Archivierungspflicht?
Im Gegensatz zur GoB sind seit Einführung der GoBD alle Gewerbetreibenden - also nicht nur buchführungspflichtige Unternehmen sondern auch Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer von der Archivierungspflicht betroffen. Es müssen grundsätzlich alle steuerrelevanten Dokumente für die Dauer der Aufbewahrungsfrist revisionssicher und im gleichen Format aufbewahrt werden, in dem sie eingetroffen sind. Heutzutage treffen in den meisten Firmen viele dieser Dokumente auch in Form einer E-Mail ein und müssen deshalb elektronisch archiviert werden. Am einfachsten geht dies mit einem Dokumentenmanagement-System. Betroffen sind E-Mails bzw. deren Anhänge, die als Geschäftsbrief oder Buchungsbeleg fungieren bzw. die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes dienen wie z.B. Aufträge und Rechnungen. Nicht dazu gehören interne E-Mails, denn als Geschäftsbrief zählt eine E-Mail nur dann, wenn sie von Dritten gesendet oder empfangen werden. Überprüft wird die Einhaltung dieser Regelung vom Finanzamt während einer Betriebsprüfung. Mehr zum Thema GoBD und GoBD-konformes Arbeiten lesen Sie hier.
Was versteht man eigentlich unter einer revisionssicheren E-Mail Archivierung?
Die gesetzlichen Vorgaben, wie E-Mails abgelegt werden müssen, damit sie als revisionssicher gelten, sind eindeutig. Alle archivierungspflichtigen E-Mails müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist originalgetreu und sicher vor Verlust, Manipulation bzw. Löschung unverändert abgelegt werden sowie im Rahmen einer Betriebsprüfung lückenlos einsehbar sein. Außerdem müssen sie eindeutig einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden können und jederzeit auffindbar sein. Alles kein Problem, wenn man ein Dokumentenmanagement-System im Unternehmen einsetzt. Wichtig im Zusammenhang mit revisionssicherer Archivierung ist außerdem eine Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wie die in den GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften Beachtung finden. Die Erstellung dieses Dokuments können wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten.
Verschaffen Sie sich einen Einblick in die Lösung:
E-Mails direkt aus Outlook im passenden Archiv mit wenigen Klicks ablegen
Vor der Archivierung schnell noch in der Ablagemaske die Indexdaten anlegen, damit die E-Mail später wiedergefunden werden kann
DocuWare ermöglicht es auch nur E-Mail Anhänge abzulegen
Dank der Schnellsuche direkt aus Outlook auf abgelegte Dokumente zum gleichen Kontakt zugreifen
Sie möchten Ihre E-Mails einfach und rechtssicher archivieren? Dann nutzen Sie hierfür die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems und profitieren Sie von unserem Know-How. Archivieren Sie Ihre E-Mails zukünftig elektronisch mit DocuWare oder JobRouter.
Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation. Kontaktieren Sie uns und wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen.
E-Mail Archivierung - wann und wie?
Muss die E-Mail Archivierung sofort beim Ein- und Ausgang auf dem Firmenserver erfolgen?
Nein, dazu besteht keine gesetzliche Veranlassung, da nicht alle E-Mails archivierungspflichtig sind. Allerdings ist man als Unternehmen nur mit der sofortigen Archivierung auf der rechtlich sicheren Seite, da hierbei keine E-Mails verloren gehen oder vergessen werden können.
Welche Möglichkeiten gibt es E-Mails zu archivieren?
Um E-Mails im Unternehmen strukturiert zu archivieren gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Beide haben ihre Vor- und Nachteile und werden oftmals auch ergänzend zueinander eingesetzt.
Serverseitige E-Mail Archivierung¹
Bei dieser Art der Archivierung können alle eingehenden E-Mails vollautomatisch entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen im Archiv abgelegt werden. Der Vorteil hierbei ist, dass durch den automatisch ablaufenden Vorgang die Archivierungspflicht nicht auf die Mitarbeiter übergeht und die Gefahr von Rechtsverstößen somit umgangen wird. Bei der Einrichtung des Systems werden zusammen mit der Unternehmensleitung Regeln aufgestellt und entsprechende Filter geschaffen. Danach läuft die Archivierung der Nachrichten komplett automatisch ab. Sie können also sicher sein, dass die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung genau eingehalten werden und Sie sämtliche Inhalte schnell wiederfinden können. Bei dieser Art der Archivierung müssen mit den Mitarbeitern jedoch klare Regeln zum Umgang mit privaten Mails getroffen werden, da diese sonst ebenfalls mitarchiviert werden.
Clientseitige E-Mail Archivierung²
Alternativ oder oft auch ergänzend kann der Benutzer auch selbst bestimmen, welche E-Mails im Archiv gespeichert werden. Das Dokumentenmanagement-System erstellt einen oder mehrere Ordner in dem Mail-Programm des Benutzers, in die er lediglich die gewünschte E-Mail ziehen muss, um sie abzulegen. Für diese Methode der Archivierung stehen sowohl von DocuWare das ergänzende Modul „Connect to Outlook“ als auch von Steigauf Module für Tobit und Notes zur Verfügung. Vorteil hierbei ist, dass die E-Mails dabei projekt- oder vorgangsbezogen abgelegt werden können und somit schneller im passenden Kontext verfügbar sind. Kritisch bei dieser Form der Archivierung ist jedoch, dass es schnell zu Verstößen gegen die Archivierungspflicht kommen kann, wenn z.B. unklar ist welche E-Mails laut Gesetz revisionssicher aufbewahrt werden müssen.
Soll ich meine Mailarchivierung serverseitig oder clientseitig durchführen?
Beide Optionen haben Ihre Vor- und Nachteile, welche man individuell abwägen muss. Wir empfehlen jedoch beide Archivierungsarten parallel zu machen. Mit der serverseitigen Archivierung sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite und mit der clientseitigen Archivierung können Sie Ihre E-Mail strukturiert und vorgangsbezogen ablegen. Sollten Sie sich einzig oder auch alternativ für die serverseitige Archivierung entscheiden, müssen Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Regelung zum Umgang mit privaten E-Mails auf der geschäftlichen E-Mail-Adresse treffen.
Das sagen unsere Kunden:
Bayern Bankett Gastronomie GmbH
„Bereits bei der nächsten Wirtschaftsprüfung konnten wir die positiven Effekte von DocuWare spüren.“
Michael Chaussy, Controlling/EDV
E-Mail Archivierung in Ihrem Unternehmen einführen - so einfach geht's:
FAQ
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Es können sämtliche E-Mails – egal ob Ein- oder Ausgangsmails – archiviert werden. Dazu ist lediglich ein E-Mail Provider notwendig, der IMAP, POP3 oder Microsoft Exchange unterstützt. Das Postfach wird dann über das Modul „Connect to Mail“ oder den InnoLink Service von Steigauf angebunden. Mails können somit automatisch zentral archiviert werden. Sämtliche gängigen Mailprogramme wie beispielsweise Outlook, Lotus Notes, Tobit David, Mozilla Thunderbird können so angebunden werden. Für das Mailprogramm Outlook gibt es zusätzlich die Verbindung „Connect to Outlook“. Diese ermöglicht neben der automatischen Archivierung von E-Mails dank der Schnellsuch-Funktion auch das rasche Auffinden von abgelegten Mails. Hierfür muss man nicht einmal die gewohnte Arbeitsumgebung in Outlook verlassen, da sich DocuWare als eigener Reiter im Menüband von Outlook direkt eingefügt.
Es gibt neben den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten auch solche, welche man als aufbewahrungswürdig bezeichnen könnte. Ziel einer Archivierung ist meist, dass alles zu einem Vorgang oder zu einem Kunden zu finden ist. Um dies zu erreichen, archiviert man normalerweise alle Dokumente. Eine interne Mail zu einem Vorgang „muss“ sicher nicht archiviert werden, aber wenn man später eine getroffene Entscheidung nachvollziehen muss, dann wäre die Mail sicherlich ganz hilfreich. Ein anderes Beispiel sind interne Kontroll-Dokumente wie z.B. ein Kommissionierschein für den Lagermitarbeiter. Diese müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Kunde reklamiert, dann hilft dieser Ihnen beim Suchen nach einem Fehler, welcher vielleicht intern aufgetreten ist.
Der Grundsatz „es wird alles zum Vorgang archiviert“ verhindert auch, dass es beim Entscheiden „ob oder ob nicht“ Fehler entstehen und so möglicherweise wichtige Dokumente per Fehlentscheidung nicht archiviert werden.
Die Programme DocuWare und JobRouter arbeiten beide mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge zugreifen - alles selbstverständlich verschlüsselt. Aus Sicherheitsgründen ist gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf Ihren Server zugreifen zu können.
Standardmäßig werden E-Mails immer vollständig archiviert. Optional ist es auch möglich, nur die E-Mails oder nur die Anhänge zu archivieren.
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