E-Mail-Archivierung

Erfüllt Ihr Unternehmen bei der E-Mail-Archivierung schon alle gesetzlichen Vorgaben?

E-Mails haben heutzutage die postalische Geschäftskommunikation weitestgehend abgelöst, dennoch werden sie von vielen Unternehmen noch nicht mit der gleichen Sorgfalt archiviert. Damit alle Geschäftsvorgänge lückenlos belegbar sind, verpflichtet der Gesetzgeber seit Anfang 2017 alle Unternehmen dazu, E-Mails entsprechend den Regeln der GoBD zu archivieren.

Viele Firmen wissen zwar von den gesetzlichen Anforderungen, sind sich aber bei der rechtssicheren Umsetzung unsicher. Ein Dokumentenmanagement-System schafft hier Abhilfe, denn es eignet sich hervorragend für die E-Mail Archivierung und gewährleistet, dass Sie auf der sicheren Seite sind.

 

Dokumentenmanagement-System macht E-Mail Archivierung effizient & sicher

Mit einem professionellen Dokumentenmanagement-System sind Sie in der Lage, Informationen zeitsparend zu erfassen und strukturiert abzulegen. Für die E-Mail Archivierung ist dieses System ebenfalls eine optimale Lösung, da sich deren Inhalt immer mehr von kurzen Notizen zu Geschäftsbriefen wandelt und Sie daher oft dazu verpflichtet sind, diese relevanten Inhalte in einem Archiv abzulegen.

Für welche Unternehmen und für welche Art von E-Mails gilt die Archivierungspflicht?

E-Mails bzw. deren Anhänge, die als Geschäftsbrief oder Buchungsbeleg fungieren bzw. die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes dienen wie z.B. Aufträge und Rechnungen, sind archivierungspflichtig. Nicht dazu gehören interne E-Mails, denn als Geschäftsbrief zählt eine E-Mail nur dann, wenn sie von Dritten gesendet oder empfangen werden. Von der Archivierungspflicht betroffen sind alle Handelsgesellschaften, juristische Personen, Kaufleute und eingetragene Genossenschaften.

 

E-Mails einfach und rechtssicher archivieren

Nutzen Sie hierfür die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems und profitieren Sie von unserem Know-How. Archivieren Sie Ihre E-Mails zukünftig elektronisch mit DocuWare oder JobRouter. Weitere Infos erhalten Sie in unserer Lösungsinformation:

Effiziente Archivierung von E-Mails


Die Vorteile auf einen Blick

  • E-Mails strukturiert ablegen und archivieren
  • Schneller Zugriff auf wichtige Nachrichten und Inhalte
  • Zuordnung zu Projekten und Abläufen
  • Exakte Erfüllung der Archivierungspflichten
  • Option der Freigabe an mehrere Personen

 

 

 

E-Mail Archivierung - wann und wie?


Muss die E-Mail Archivierung sofort beim Ein- und Ausgang auf dem Firmenserver erfolgen?

Nein, dazu besteht keine gesetzliche Veranlassung, da nicht alle E-Mails archivierungspflichtig sind. Allerdings ist man als Unternehmen nur mit der sofortigen Archivierung auf der rechtlich sicheren Seite, da hierbei keine E-Mails verloren gehen oder vergessen werden können.


Welche Möglichkeiten gibt es E-Mails zu archivieren?

Um E-Mails im Unternehmen strukturiert zu archivieren gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten. Beide haben ihre Vor- und Nachteile und werden oftmals auch ergänzend zueinander eingesetzt.

Die Varianten der E-Mail Archivierung im Überblick

Serverseitige E-Mail Archivierung¹

Bei dieser Art der Archivierung können alle eingehenden E-Mails vollautomatisch entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen im Archiv abgelegt werden. Der Vorteil hierbei ist, dass durch den automatisch ablaufenden Vorgang die Archivierungspflicht nicht auf die Mitarbeiter übergeht und die Gefahr von Rechtsverstößen somit umgangen wird. Bei der Einrichtung des Systems werden zusammen mit der Unternehmensleitung Regeln aufgestellt und entsprechende Filter geschaffen. Danach läuft die Archivierung der Nachrichten komplett automatisch ab. Sie können also sicher sein, dass die gesetzlichen Vorgaben für die Archivierung genau eingehalten werden und Sie sämtliche Inhalte schnell wiederfinden können. Bei dieser Art der Archivierung müssen mit den Mitarbeitern jedoch klare Regeln zum Umgang mit privaten Mails getroffen werden, da diese sonst ebenfalls mitarchiviert werden.

Clientseitige E-Mail Archivierung²

Alternativ oder oft auch ergänzend kann der Benutzer auch selbst bestimmen, welche E-Mails im Archiv gespeichert werden. Das Dokumentenmanagement-System erstellt einen oder mehrere Ordner in dem Mail-Programm des Benutzers, in die er lediglich die gewünschte E-Mail ziehen muss, um sie abzulegen. Für diese Methode der Archivierung stehen sowohl von DocuWare das ergänzende Modul „Connect to Outlook“ als auch von Steigauf Module für Tobit und Notes zur Verfügung. Vorteil hierbei ist, dass die E-Mails dabei projekt- oder vorgangsbezogen abgelegt werden können und somit schneller im passenden Kontext verfügbar sind. Kritisch bei dieser Form der Archivierung ist jedoch, dass es schnell zu Verstößen gegen die Archivierungspflicht kommen kann, wenn z.B. unklar ist welche E-Mails laut Gesetz revisionssicher aufbewahrt werden müssen.

 


Was versteht man eigentlich unter einer revisionssicheren E-Mail Archivierung?

Die gesetzlichen Vorgaben, wie E-Mails abgelegt werden müssen, damit sie als revisionssicher gelten, sind eindeutig. Alle archivierungspflichtigen E-Mails müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist originalgetreu und sicher vor Manipulation bzw. Löschung unverändert abgelegt werden sowie im Rahmen einer Betriebsprüfung lückenlos einsehbar sein. Außerdem müssen sie eindeutig einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden können und im System per Volltextsuche auffindbar sein.

 

Haben Sie weitere Fragen?

Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um die rechtssichere E-Mail Archivierung am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne!
Rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Kann man Dokumente nach dem digitalen Archivieren mit einem Dokumentenmanagement-System vernichten?

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch "Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht" der AVW (ISBN 9783503166206) erklärt auf verständliche Art und Weise

  • wer nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig ist
  • welche Art von Dokumenten/Daten man nach aktuellem Stand aufbewahren muss
  • wie, wie lang und wo genau diese Daten aufbewahrt werden müssen

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) zu archivieren. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Kann man Dokumente aus einem Dokumentenmanagement-System heraus wieder drucken?

Ja, sofern die Berechtigung (Export-Recht) dafür besteht.

Greift DocuWare auf meinen Outlookkalender zu, um Wiedervorlagen zu verwalten?

DocuWare informiert im Falle einer Wiedervorlage per E-Mail.

Kann man von extern bzw. unterwegs auf das digitale Archiv des Dokumentenmanagement-Systems zugreifen?

Die Programme DocuWare und JobRouter arbeiten beide mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge zugreifen. Gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf Ihren Server zugreifen zu können.

Können auch Rechnungen und Belege, die per E-Mail kommen, mit einem Dokumentenmanagement-System archiviert werden?

E-Mails können genauso archiviert werden wie gescannte Dokumente. Die Mehrzahl von E-Mails sind wie Geschäftsbriefe zu behandeln, für welche die Archivierungspflicht (GoBD) gilt: Ordnungsgemäße, nachvollziehbare und prüfbare Dokumentation aller steuerrelevanten Information, Gewährung von Zugriff während der gesamten Aufbewahrungspflicht sowie schnelle und einfache Wiedergabe. Dies ermöglicht DocuWare.

Werden mit einem Dokumentenmanagement-System auch E-Mails inklusive Anhänge archiviert?

Standardmäßig werden E-Mails immer vollständig archiviert. Optional ist es auch möglich, nur die E-Mails oder nur die Anhänge zu archivieren.

Wie stellen Sie sicher, dass alle Informationen mit DocuWare im Archiv ankommen?

Ein Großteil der Dokumente wird (voll-) automatisch, z.B. mit dem InnoLink-Service, archiviert. Hierbei werden Protokollierungen und Fehlerprüfungen aktiviert, über welche man eine Fehlfunktion sofort erkennen kann. Teilautomatische oder gar manuelle Aktionen werden vom Anwender direkt bei der Ablage kontrolliert.

Selbst bei einer völlig falschen Verschlagwortung würde man ansonsten den Beleg über die Volltext-Suche finden, denn diese sucht im Inhalt des Dokuments. Wenn man also ein Dokument von Huber fälschlicherweise beim Kunden Müller abgelegt hat und im Volltext nach Huber sucht, dann wird man auch das falsch abgelegte Dokument finden, weil auf diesem das Wort Huber sicher vorkommt.

Archiviert man mit einem Dokumentenmanagement-System immer alles oder nur das, was gesetzlich der Aufbewahrungspflicht unterliegt?

Es gibt neben den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten auch solche, welche man als aufbewahrungswürdig bezeichnen könnte. Ziel einer Archivierung ist meist, dass alles zu einem Vorgang oder zu einem Kunden zu finden ist. Um dies zu erreichen, archiviert man normalerweise alle Dokumente. Eine interne Mail zu einem Vorgang „muss“ sicher nicht archiviert werden, aber wenn man später eine getroffene Entscheidung nachvollziehen muss, dann wäre die Mail sicherlich ganz hilfreich. Ein anderes Beispiel sind interne Kontroll-Dokumente wie z.B. ein Kommissionierschein für den Lagermitarbeiter. Diese müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Kunde reklamiert, dann hilft dieser Ihnen beim Suchen nach einem Fehler, welcher vielleicht intern aufgetreten ist.
Der Grundsatz „es wird alles zum Vorgang archiviert“ verhindert auch, dass es beim Entscheiden „ob oder ob nicht“ Fehler entstehen und so möglicherweise wichtige Dokumente per Fehlentscheidung nicht archiviert werden.

Kann man mit DocuWare alle Arten von E-Mails archivieren und welcher Email-Client ist dafür notwendig?

Es können sämtliche E-Mails – egal ob Ein- oder Ausgangsmails – archiviert werden. Dazu ist lediglich ein E-Mail Provider notwendig, der IMAP, POP3 oder Microsoft Exchange unterstützt. Das Postfach wird dann über das Modul „Connect to Mail“ oder den InnoLink Service angebunden. Mails können somit automatisch zentral archiviert werden. Für das Mailprogramm Outlook gibt es die Verbindung „Connect to Outlook“. Diese ermöglicht neben der automatischen Archivierung von E-Mails dank der Schnellsuch-Funktion auch das rasche Auffinden von abgelegten Mails. Hierfür muss man nicht einmal die gewohnte Arbeitsumgebung in Outlook verlassen, da sich DocuWare als eigener Reiter im Menüband von Outlook direkt eingefügt.

Soll ich meine Mailarchivierung mit einem Dokumentenmanagement-System serverseitig oder clientseitig durchführen?

Beide Optionen haben Ihre Vor- und Nachteile, welche man individuell abwägen muss. Für die serverseitige Mailarchivierung spricht, dass die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von steuerrelevanten Mails in diesem Fall problemlos eingehalten werden können. Allerdings können E-Mails hier nicht vorgangsbezogen abgelegt werden. Falls eine private Nutzung der geschäftlichen E-Mail Adresse gestattet ist, ist die serverseitige Mailarchivierung aus Datenschutzgründen ebenfalls problematisch, da hierbei jede einzelne (auch private) E-Mail archiviert wird. Diese Probleme ergeben sich bei der clientbasierten Mailarchivierung nicht, allerdings ist hier die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben schwieriger, da es hier in der Hand jedes einzelnen Mitarbeiters liegt, relevante Dokumente zu archivieren.

 

 

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