Digitale Archivierung

Effiziente Dokumentenverwaltung dank digitaler Archivierungssoftware

Schnellen Zugriff auf wichtige Informationen als Vorteil im Wettbewerb nutzen – dies ermöglicht ein modernes Dokumentenmanagement-System. Ausgangsbasis hierfür ist die Archivierung von Dokumenten mithilfe einer entsprechenden Archivierungssoftware. So kann Wissen langfristig gespeichert werden und jedem Mitarbeiter die für ihn relevanten Dokumente zugänglich gemacht werden.

Wie wichtig Wissensmanagement ist, verdeutlichen folgende Zahlen:

  • 67% der Büroangestellten müssen im Umgang mit Dokumenten die meiste Zeit für die Suche nach Informationen aufwenden
  • Für 27% nimmt auch die Suche nach Dokumentenvorlagen täglich viel Zeit in Anspruch
  • 24% der Befragten stellen sich sehr häufig die Frage, wo die letzte Version abgelegt ist

Quelle: Kyocera

Digitale Archivierung - schnell & effizient!

Die Lösung für obengenannte Zeitfresser ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems als Archivierungssoftware. Mit deren Hilfe können alle Dokumente an zentraler Stelle archiviert werden und lange Suchzeiten sowie verschwundene Dokumente gehören der Vergangenheit an.

Nutzen Sie die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung und profitieren Sie von unserem Know-How. Archivieren Sie sämtliche Dokumente zukünftig elektronisch mit DocuWare.

Genauere Infos erhalten Sie in unserer Lösungsinformation:

Digitale Archivierung mit DocuWare

Die Vorteile auf einen Blick

  • Abbau Papierarchiv
  • reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten
  • revisionssichere Archivierung
  • Transparenz beim Bearbeitungsstatus
  • Umfangreiche Protokollierung
  • Arbeitserleichterung dank Automatisierungsmöglichkeiten
  • Vertraulichkeit durch Rechtemanagement

Digitale Archivierung mit DocuWare - das spricht dafür:

Informationen bequem wiederfinden

Durch Nutzung der Suchmaske können Sie das digitale Archiv nach Ihnen freistehenden Begriffen durchsuchen. Mit Hilfe automatischer Vorschläge kann eine Liste erstellt und durch die Volltextsuche die Inhalte aller Daten durchforscht werden. Das passende Dokument wird geöffnet und die relevanten Textstellen farblich hervorgehoben. Zusätzlich ist auch die Darstellung des Archivs als hierarchische Baumstruktur im Windows-Explorer möglich.

E-Mails rechtskonform ablegen

Aufgrund ihrer Inhalte müssen Dokumente wie Geschäfts-E-Mails oft ebenfalls digital archiviert werden. Mit Hilfe von DocuWare/DocuMatic Archiv kann die elektronische Archivierung von E-Mails entweder vollautomatisch oder manuell durch den Anwender erfolgen. Durch die Hinterlegung von Suchbegriffen wie beispielsweise Absender, Empfänger, Datum oder Betreff der E-Mails können diese automatisch indexiert werden. Mehr Informationen

Digitalisierung von Dokumenten

Bei elektronischer Archivierung werden Ihre Papierunterlagen über einen Scanner erfasst und zunächst in einen elektronischen Briefkorb transferiert. Inhalte können während des Scannens sofort automatisch übernommen werden. Anschließend werden die Dokumente mit Schlagworten versehen und in digitalen Archiven abgelegt.

Automatisierung großer Dokumentenmengen

Bei gleichartigen Dokumenten, wie z.B. eingehenden Rechnungen, können die oben erwähnten Suchbegriffe auch automatisch aus deren Inhalt erstellt werden. Selbstverfasste Ausgangsrechnungen, Briefe oder Formulare werden außerdem in das System übernommen, sobald sie als Datei oder Druck zur Verfügung stehen.

Externer und mobiler Zugriff

Über DocuWare ist der Zugang per Internet und sogar mit Smartphones möglich. So haben Externe oder Mitarbeiter auf Geschäftsreise jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente. Zudem können Home-Offices oder extern arbeitende Anwender in jeden Workflow integriert werden und durch die automatische Versendung von E-Mails über dessen aktuellen Status benachrichtigt werden.

Elektronische Bearbeitung

Durch das Dokumentenmanagement-System können Sie Dokumente prüfen und bearbeiten. Dies wird mit Hilfe eines entsprechenden digitalen Stempelaufdrucks, Aufgabenlisten oder durch Formulare, die mit Siegeln verbunden sind bewerkstelligt. Diese Funktionen sind für jeden berechtigten Anwender nutzbar.

Gewährleistung von Vertraulichkeit

Der Zugriff auf die Dokumente kann durch ein detailliertes Berechtigungskonzept zuverlässig gesteuert werden. Protokollfunktionen bieten jederzeit den Nachweis darüber, welcher Nutzer wann auf ein Dokument zugegriffen hat.

Einbindung in Workflows

Mit Hilfe eines DMS können Unterschriften und Freigabeprozesse mittels vordefinierter Prozesse gesteuert werden. Durch die automatische Versendung von E-Mails über den aktuellen Status wird maximale Transparenz gewährleistet.

 

Elektronische Archivierung - effiziente Schnittstellen zu Ihrer Software

DocuMatic Archiv als Pool an Erweiterungen

Ein intelligentes Dokumentenmanagement-System muss sich erfolgreich in das bestehende IT-Umfeld eines Unternehmens integrieren lassen. Zahlreiche Schnittstellen von DocuWare als auch von Steigauf machen den Austausch mit anderen Software-Systemen mit minimalem Administrationsaufwand möglich, während eine Vielzahl von Modulen es erlaubt, das System jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Digitale Archivierung mit DocuWare und DocuMatic Archiv
Effiziente Zusatzmodule von DocuWare (1)
DocuMatic AddOns von Steigauf (2)
  • Connect2Axapta: Verbindungen von DocuWare zu Microsoft Dynamics AX (Axapta)
  • Connect2NAV: Verknüpfungen von DocuWare zu der Software Microsoft Dynamics NAV (Navision)
  • Connect2FibuNet: Vollständige Integration in FibuNet (auch für WebIC)
  • Connect2Syska: Verknüpfung von DocuWare zu der Software Syska
  • Connect2Datev: Verknüpfung von DocuWare zu der Software Datev
  • Connect2rona: Verknüpfung von DocuWare zu der Entsorger Software rona
  • InnoLink-Service AddOn IMAP/POP3: Vollautomatische Abholung von Mails aus dem Mail-Server (Exchange, Notes, Tobit etc.)
  • InnoLink-Service AddOn Edifact Konverter: Konvertierung von Edifact zu Inhouse-Systemen und zur Erzeugung von visualisierbaren Dokumenten
  • InnoLink-Service AddOn PDF-Cold: Zerlegung und Konvertierung von PDF’s in einzelne Dokumente und vollautomatische Lesung des Inhaltes zum Zweck der Ablage
  • InnoLink-Service AddOn PDF/A Validator/Konverter: Validierung, z.B. von Eingangsrechnungen, sowie Konvertierung von PDF in den PDF/A Standard
  • InnoLink-Service AddOn Exchange: Abholen von Emails aus einem oder mehreren Exchange-Postfächern sowie Setzen von Email-Status im Postfach, Kopieren, Löschen oder Verschieben von Emails
  • InnoLink-Service AddOn Report Generator: Erzeugen von Reports in mehreren Dateiformaten (z.B. PDF, DOC, XLS) aus beliebigen Datenquellen
  • InnoScan: Hocheffizientes Scannen inkl. Barcode-Erkennung
DocuMatic Module von Steigauf (3)
  • InnoLink Service: Auslesen, Ergänzen und Steuern von Dokumenten sowie Import & Export
  • Modul Barcode: Automatisiertes Archivieren der Dokumente mithilfe von Barcodes

 

Consulting für optimale Erweiterungen

Für ein effizientes Dokumentenmanagement sind neben der Software und fundierten Sachkenntnissen auch die passenden Schnittstellen ausschlaggebend. Allerdings ist jedes Unternehmen einzigartig und somit sind es auch die Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System. Unsere Spezialisten wählen für Sie die Software-Zusammenstellung aus, welche praxiserprobt und trotzdem genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.

 

Wie wird eine revisionssichere Archivierung gewährleistet?

Archivierungsvorschriften und -fristen werden in einer Vielzahl von Gesetzen wie z.B. AO/HGB oder GoBD geregelt. Eine allgemeingültige Vorgehensweise gibt es dabei nicht, da viele Faktoren eine Rolle spielen. Wörtlich übersetzt bedeutet revisionssicher "vor einer Abänderung geschützt". Dazu gehört, dass die archivierten Dokumente originalgetreu, unveränderlich sowie richtig und vollständig erfasst werden. Darüber hinaus müssen sie für die Zeit der Archivierungspflicht sicher vor einer Löschung sein und alle Aktionen im Archiv sind zu protokollieren. Zu guter Letzt müssen die Dokumente jederzeit wieder auffindbar sein und in ihrer ursprünglichen Form dargestellt werden können.

Ein Dokumentenmanagement-System ist so konfiguriert, dass alle diese Anforderungen erfüllt werden. Außerdem unterstützt es Sie bei der der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, indem es automatisch die Aufbewahrungs- und Löschfristen für Dokumente überwacht.

 

Haben Sie weitere Fragen?

Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um die digitale Archivierung am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne!
Rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Ist Dokumentenmanagement gleichzusetzen mit Archivierung?

Die elektronische Archivierung ist eine der Hauptkomponenten von Dokumentenmanagement und somit hat auch jedes gute Dokumentenmanagement-Systems eine integrierte Archivierungssoftware für die Langzeitarchivierung. Allerdings verschenkt man wertvolles Potential, wenn man sein DMS lediglich dafür einsetzt. Bei der Archivierung geht es darum Dokumente nach der Bearbeitung für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist digital, revisionssicher und schnell auffindbar abzulegen. Dokumentenmanagement geht da viel weiter, denn dabei geht es darum die sich um das Dokument drehenden Abläufe und Prozesse zu steuern, Zugriffe zu regeln, Versionsänderungen zu protokollieren und vieles mehr. Das DMS ist also eine zentrale Ablage für alle laufenden Prozesse und das Archiv eine Ablage für Dokumente nach ihrem aktiven Leben.

Kann man Dokumente nach dem digitalen Archivieren mit einem Dokumentenmanagement-System vernichten?

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch "Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht" der AVW (ISBN 9783503166206) erklärt auf verständliche Art und Weise

  • wer nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig ist
  • welche Art von Dokumenten/Daten man nach aktuellem Stand aufbewahren muss
  • wie, wie lang und wo genau diese Daten aufbewahrt werden müssen

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) zu archivieren. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Kann man Dokumente aus einem Dokumentenmanagement-System heraus wieder drucken?

Ja, sofern die Berechtigung (Export-Recht) dafür besteht.

Kann man von extern bzw. unterwegs auf das digitale Archiv des Dokumentenmanagement-Systems zugreifen?

Die Programme DocuWare und JobRouter arbeiten beide mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge zugreifen. Gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf Ihren Server zugreifen zu können.

Wie stellen Sie sicher, dass alle Informationen mit DocuWare im Archiv ankommen?

Ein Großteil der Dokumente wird (voll-) automatisch, z.B. mit dem InnoLink-Service, archiviert. Hierbei werden Protokollierungen und Fehlerprüfungen aktiviert, über welche man eine Fehlfunktion sofort erkennen kann. Teilautomatische oder gar manuelle Aktionen werden vom Anwender direkt bei der Ablage kontrolliert.

Selbst bei einer völlig falschen Verschlagwortung würde man ansonsten den Beleg über die Volltext-Suche finden, denn diese sucht im Inhalt des Dokuments. Wenn man also ein Dokument von Huber fälschlicherweise beim Kunden Müller abgelegt hat und im Volltext nach Huber sucht, dann wird man auch das falsch abgelegte Dokument finden, weil auf diesem das Wort Huber sicher vorkommt.

Archiviert man mit einem Dokumentenmanagement-Syszem immer alles oder nur das, was gesetzlich der Aufbewahrungspflicht unterliegt?

Es gibt neben den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten auch solche, welche man als aufbewahrungswürdig bezeichnen könnte. Ziel einer Archivierung ist meist, dass alles zu einem Vorgang oder zu einem Kunden zu finden ist. Um dies zu erreichen, archiviert man normalerweise alle Dokumente. Eine interne Mail zu einem Vorgang „muss“ sicher nicht archiviert werden, aber wenn man später eine getroffene Entscheidung nachvollziehen muss, dann wäre die Mail sicherlich ganz hilfreich. Ein anderes Beispiel sind interne Kontroll-Dokumente wie z.B. ein Kommissionierschein für den Lagermitarbeiter. Diese müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Kunde reklamiert, dann hilft dieser Ihnen beim Suchen nach einem Fehler, welcher vielleicht intern aufgetreten ist.
Der Grundsatz „es wird alles zum Vorgang archiviert“ verhindert auch, dass es beim Entscheiden „ob oder ob nicht“ Fehler entstehen und so möglicherweise wichtige Dokumente per Fehlentscheidung nicht archiviert werden.

Welche Dokumentenarten kann man mit DocuWare archivieren?

Archiviert werden kann jegliche Art von Dokumenten, egal, um welche Art es sich handelt.
Sie können Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen archivieren, Ihre Lieferscheine, Ihre E-Mails, Verträge, Personaldokumente - alles wird sauber und strukturiert digital abgelegt und ist jederzeit per Klick wiederauffindbar.

Kann man bei einem Dokumentenmanagement-System auch in den archivierten Dokumenten nach Begriffen suchen?

Ja, denn die OCR-Erkennung (Texterkennung) wandelt Ihre Dokumente in durchsuchbare Dateien um.
So ermöglicht sie Ihnen, Dokumente per Volltext zu durchsuchen.

Wie erkennt die Dokumentenmanagement-Software den Inhalt meiner Dokumente?

Unsere Software erkennt den Inhalt Ihrer Dokumente per OCR (Optical Character Recognition). OCR ist eine Technologie, die Ihre Dokumente – egal ob Papier- oder PDF-Dokumente – in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien umwandelt.
Beim Scannen eines Dokuments wird vorab lediglich ein Bild des Dokuments erstellt, welche seine Rastergrafik darstellt (eine angeordnete Ansammlung aller schwarzen, weißen und farbigen Bildpunkte des Dokuments). Um diese Rastergrafik auszulesen, benötigt man die OCR-Software, die nicht nur Bildpunkte, sondern Buchstaben erkennt und hieraus fertige Wörter und Sätze baut.
Module wie z.B. DocuWare Intelligent Indexing oder der DocuMatic InvoiceReader untersuchen im Anschluss an die OCR den Text und suchen z.B. den Absender, eine Rechnungs-Nummer oder ein Datum automatisch und schlagen die Werte vor.

 

 

Das könnte Sie auch interessieren...

DocuMatic Archiv

Ergänzen Sie Ihr DocuWare-System um hocheffiziente Module von Steigauf, die Ihnen beispielsweise beim Erledigen wiederkehrender Aufgaben, der automatischen Barcode-Erkennung oder der Integration Ihrer Software an DocuWare, behilflich sind.

Zur Produktinfo

Gute Gründe für digitales Dokumentenmanagement

Kennen Sie die Vorteile, die Ihnen digitales Dokumentenmanagement im Arbeitsalltag bietet? Informieren Sie sich hier über das Thema Dokumentenmanagement und seine Vorteile.

Erfahren Sie mehr

Unser Service für Ihr Projekt

Um den maximalen Nutzen aus Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung zu ziehen, ist es wichtig, Schritt für Schritt an die Planung heranzugehen. Wir unterstzützen Sie in jeder Phase Ihres DMS-Projekts.
 

Erfahren Sie mehr