Digitale Archivierung

Effiziente Dokumentenverwaltung dank digitaler Archivierungssoftware

Schnellen Zugriff auf wichtige Informationen als Vorteil im Wettbewerb nutzen – dies ermöglicht ein modernes Dokumenten-Management-System. Ausgangsbasis hierfür ist die Archivierung von Dokumenten mithilfe einer entsprechenden Archivierungssoftware. So kann Wissen langfristig gespeichert werden und jedem Mitarbeiter die für ihn relevanten Dokumente zugänglich gemacht werden.

Wie wichtig Wissensmanagement ist, verdeutlichen folgende Zahlen:

  • 67% der Büroangestellten müssen im Umgang mit Dokumenten die meiste Zeit für die Suche nach Informationen aufwenden
  • Für 27% nimmt auch die Suche nach Dokumentenvorlagen täglich viel Zeit in Anspruch
  • 24% der Befragten stellen sich sehr häufig die Frage, wo die letzte Version abgelegt ist

Quelle: Kyocera

Digitale Archivierung - schnell & effizient!

Die Lösung für obengenannte Zeitfresser ist die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems als Archivierungssoftware. Mit deren Hilfe können alle Dokumente an zentraler Stelle archiviert werden und lange Suchzeiten sowie verschwundene Dokumente gehören der Vergangenheit an.

Nutzen Sie die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung und profitieren Sie von unserem Know-How. Archivieren Sie sämtliche Dokumente zukünftig elektronisch mit DocuWare.

Genauere Infos erhalten Sie in unserer Lösungsinformation:

Digitale Archivierung mit DocuWare

Die Vorteile auf einen Blick

  • Abbau Papierarchiv
  • reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten
  • revisionssichere Archivierung
  • Transparenz beim Bearbeitungsstatus
  • Umfangreiche Protokollierung
  • Arbeitserleichterung dank Automatisierungsmöglichkeiten
  • Vertraulichkeit durch Rechtemanagement

Digitale Archivierung mit DocuWare - das spricht dafür:

Informationen bequem wiederfinden

Durch Nutzung der Suchmaske können Sie das digitale Archiv nach Ihnen freistehenden Begriffen durchsuchen. Mit Hilfe automatischer Vorschläge kann eine Liste erstellt und durch die Volltextsuche die Inhalte aller Daten durchforscht werden. Das passende Dokument wird geöffnet und die relevanten Textstellen farblich hervorgehoben. Zusätzlich ist auch die Darstellung des Archivs als hierarchische Baumstruktur im Windows-Explorer möglich.

E-Mails rechtskonform ablegen

Aufgrund ihrer Inhalte müssen Dokumente wie Geschäfts-E-Mails oft ebenfalls digital archiviert werden. Mit Hilfe von DocuWare/DocuMatic Archiv kann die elektronische Archivierung von E-Mails entweder vollautomatisch oder manuell durch den Anwender erfolgen. Durch die Hinterlegung von Suchbegriffen wie beispielsweise Absender, Empfänger, Datum oder Betreff der E-Mails können diese automatisch indexiert werden. Mehr Informationen

Digitalisierung von Dokumenten

Bei elektronischer Archivierung werden Ihre Papierunterlagen über einen Scanner erfasst und zunächst in einen elektronischen Briefkorb transferiert. Inhalte können während des Scannens sofort automatisch übernommen werden. Anschließend werden die Dokumente mit Schlagworten versehen und in digitalen Archiven abgelegt.

Automatisierung großer Dokumentenmengen

Bei gleichartigen Dokumenten, wie z.B. eingehenden Rechnungen, können die oben erwähnten Suchbegriffe auch automatisch aus deren Inhalt erstellt werden. Selbstverfasste Ausgangsrechnungen, Briefe oder Formulare werden außerdem in das System übernommen, sobald sie als Datei oder Druck zur Verfügung stehen.

Externer und mobiler Zugriff

Über DocuWare ist der Zugang per Internet und sogar mit Smartphones möglich. So haben Externe oder Mitarbeiter auf Geschäftsreise jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente. Zudem können Home-Offices oder extern arbeitende Anwender in jeden Workflow integriert werden und durch die automatische Versendung von E-Mails über dessen aktuellen Status benachrichtigt werden.

Elektronische Bearbeitung

Durch das Dokumenten-Management-System können Sie Dokumente prüfen und bearbeiten. Dies wird mit Hilfe eines entsprechenden digitalen Stempelaufdrucks, Aufgabenlisten oder durch Formulare, die mit Siegeln verbunden sind bewerkstelligt. Diese Funktionen sind für jeden berechtigten Anwender nutzbar.

Gewährleistung von Vertraulichkeit

Der Zugriff auf die Dokumente kann durch ein detailliertes Berechtigungskonzept zuverlässig gesteuert werden. Protokollfunktionen bieten jederzeit den Nachweis darüber, welcher Nutzer wann auf ein Dokument zugegriffen hat.

Einbindung in Workflows

Mit Hilfe eines DMS können Unterschriften und Freigabeprozesse mittels vordefinierter Prozesse gesteuert werden. Durch die automatische Versendung von E-Mails über den aktuellen Status wird maximale Transparenz gewährleistet.

 

Elektronische Archivierung - effiziente Schnittstellen zu Ihrer Software

DocuMatic Archiv als Pool an Erweiterungen

Ein intelligentes Dokumenten-Management-System muss sich erfolgreich in das bestehende IT-Umfeld eines Unternehmens integrieren lassen. Zahlreiche Schnittstellen von DocuWare als auch von Steigauf machen den Austausch mit anderen Software-Systemen mit minimalem Administrationsaufwand möglich, während eine Vielzahl von Modulen es erlaubt, das System jederzeit an Ihre individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Digitale Archivierung mit DocuWare und DocuMatic Archiv
Effiziente Zusatzmodule von DocuWare (1)
DocuMatic AddOns von Steigauf (2)
  • Connect2Axapta: Verbindungen von DocuWare zu Microsoft Dynamics AX (Axapta)
  • Connect2NAV: Verknüpfungen von DocuWare zu der Software Microsoft Dynamics NAV (Navision)
  • Connect2FibuNet: Vollständige Integration in FibuNet (auch für WebIC)
  • Connect2Syska: Verknüpfung von DocuWare zu der Software Syska
  • Connect2Datev: Verknüpfung von DocuWare zu der Software Datev
  • Connect2rona: Verknüpfung von DocuWare zu der Entsorger Software rona
  • InnoLink-Service AddOn IMAP/POP3: Vollautomatische Abholung von Mails aus dem Mail-Server (Exchange, Notes, Tobit etc.)
  • InnoLink-Service AddOn Edifact Konverter: Konvertierung von Edifact zu Inhouse-Systemen und zur Erzeugung von visualisierbaren Dokumenten
  • InnoLink-Service AddOn PDF-Cold: Zerlegung und Konvertierung von PDF’s in einzelne Dokumente und vollautomatische Lesung des Inhaltes zum Zweck der Ablage
  • InnoLink-Service AddOn PDF/A Validator/Konverter: Validierung, z.B. von Eingangsrechnungen, sowie Konvertierung von PDF in den PDF/A Standard
  • InnoLink-Service AddOn Exchange: Abholen von Emails aus einem oder mehreren Exchange-Postfächern sowie Setzen von Email-Status im Postfach, Kopieren, Löschen oder Verschieben von Emails
  • InnoLink-Service AddOn Report Generator: Erzeugen von Reports in mehreren Dateiformaten (z.B. PDF, DOC, XLS) aus beliebigen Datenquellen
  • InnoScan: Hocheffizientes Scannen inkl. Barcode-Erkennung
DocuMatic Module von Steigauf (3)
  • InnoLink Service: Auslesen, Ergänzen und Steuern von Dokumenten sowie Import & Export
  • Modul Barcode: Automatisiertes Archivieren der Dokumente mithilfe von Barcodes

 

Consulting für optimale Erweiterungen

Für ein effizientes Dokumenten-Management sind neben der Software und fundierten Sachkenntnissen auch die passenden Schnittstellen ausschlaggebend. Allerdings ist jedes Unternehmen einzigartig und somit sind es auch die Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System. Unsere Spezialisten wählen für Sie die Software-Zusammenstellung aus, welche praxiserprobt und trotzdem genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.

 

Wie wird eine revisionssichere Archivierung gewährleistet?

Archivierungsvorschriften und -fristen werden in einer Vielzahl von Gesetzen wie z.B. AO/HGB oder GoBD geregelt. Eine allgemeingültige Vorgehensweise gibt es dabei nicht, da viele Faktoren eine Rolle spielen. Wörtlich übersetzt bedeutet revisionssicher "vor einer Abänderung geschützt". Dazu gehört, dass die archivierten Dokumente originalgetreu, unveränderlich sowie richtig und vollständig erfasst werden. Darüber hinaus müssen sie für die Zeit der Archivierungspflicht sicher vor Löschung sein und alle Aktionen im Archiv sind zu protokollieren. Zu guter Letzt müssen die Dokumente jederzeit wieder auffindbar und in ihrer ursprünglichen Form dargestellt werden können.

Ein Dokumenten-Management-System ist so konfiguriert, dass alle diese Anforderungen erfüllt werden. Außerdem unterstützt es Sie bei der der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, indem es automatisch die Aufbewahrungs- und Löschfristen für Dokumente überwacht.

 

Haben Sie weitere Fragen?

Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um die digitale Archivierung am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne! Rufen Sie uns einfach unter
(089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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