Digitale Archivierung

Effiziente Dokumentenverwaltung dank digitaler Archivierungssoftware

Schnellen Zugriff auf wichtige Informationen als Vorteil im Wettbewerb nutzen – dies ermöglicht ein modernes Dokumentenmanagement-System. Ausgangsbasis hierfür ist die Archivierung von Dokumenten mithilfe einer entsprechenden Archivierungssoftware. So kann Wissen langfristig gespeichert werden und jedem Mitarbeiter die für ihn relevanten Dokumente zugänglich gemacht werden.

Wie wichtig Wissensmanagement ist, verdeutlichen folgende Zahlen*:

  • 67% der Büroangestellten müssen im Umgang mit Dokumenten die meiste Zeit für die Suche nach Informationen aufwenden
  • Für 27% nimmt auch die Suche nach Dokumentenvorlagen täglich viel Zeit in Anspruch
  • 24% der Befragten stellen sich sehr häufig die Frage, wo die letzte Version abgelegt ist

Die Lösung für diese Zeitfresser ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems als Archivierungssoftware. Mit deren Hilfe können alle Dokumente an zentraler Stelle archiviert werden und lange Suchzeiten sowie verschwundene Dokumente gehören der Vergangenheit an.
*Quelle: Kyocera

Die Vorteile auf einen Blick

  • Abbau Papierarchiv
  • reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten
  • revisionssichere Archivierung
  • Transparenz beim Bearbeitungsstatus
  • Arbeitserleichterung dank Automatisierungsmöglichkeiten
  • Einbindung in Workflows
  • Vertraulichkeit durch Rechtemanagement
Ja, ich will von diesen Vorteilen profitieren und kostenlos beraten werden

Digitale Archivierung mit DocuWare - das spricht dafür:

Informationen bequem wiederfinden

Durch Nutzung der Suchmaske können Sie das digitale Archiv nach Ihnen freistehenden Begriffen durchsuchen. Mit Hilfe automatischer Vorschläge kann eine Liste erstellt und durch die Volltextsuche die Inhalte aller Daten durchforscht werden. Das passende Dokument wird geöffnet und die relevanten Textstellen farblich hervorgehoben. Zusätzlich ist auch die Darstellung des Archivs als hierarchische Baumstruktur im Windows-Explorer möglich.

E-Mails rechtskonform ablegen

Aufgrund ihrer Inhalte müssen Dokumente wie Geschäfts-E-Mails oft ebenfalls digital archiviert werden. Mit Hilfe von DocuWare/DocuMatic Archiv kann die elektronische Archivierung von E-Mails entweder vollautomatisch oder manuell durch den Anwender erfolgen. Durch die Hinterlegung von Suchbegriffen wie beispielsweise Absender, Empfänger, Datum oder Betreff der E-Mails können diese automatisch indexiert werden. Mehr Informationen

Digitalisierung von Dokumenten

Bei elektronischer Archivierung werden Ihre Papierunterlagen über einen Scanner erfasst und zunächst in einen elektronischen Briefkorb transferiert. Inhalte können während des Scannens sofort automatisch übernommen werden. Anschließend werden die Dokumente mit Schlagworten versehen und in digitalen Archiven abgelegt.

Automatisierung großer Dokumentenmengen

Bei immer wiederkehrenden bzw. gleichartigen Dokumenten, wie z. B. eingehenden Rechnungen, können die Suchbegriffe auch automatisch aus deren Inhalt erstellt werden. Selbstverfasste Ausgangsrechnungen, Briefe oder Formulare werden verschlagwortet – also mit Suchbegriffen versehen - und automatisch in das System übernommen, wenn sie als Datei gesichert oder gedruckt werden.

Externer und mobiler Zugriff

Über DocuWare ist der Zugang per Internet und sogar mit Smartphones möglich. So haben Externe oder Mitarbeiter auf Geschäftsreise jederzeit Zugriff auf wichtige Dokumente. Zudem können Home-Offices oder extern arbeitende Anwender in jeden Workflow integriert und durch die automatische Versendung von E-Mails über dessen aktuellen Status benachrichtigt werden.

Elektronische Bearbeitung

Über das DMS können Dokumente automatisiert vorgelegt, abgerufen, geprüft und bearbeitet werden. Mit Hilfe von anwender-/funktionsbezogenen Stempeln, Aufgabenlisten oder Formularen verfügt jeder Benutzer, der die entsprechenden Rechte hat, rechtzeitig über die zum jeweiligen Bearbeitungsstand relevanten Werkzeuge zur Erledigung seiner Aufgaben.

Gewährleistung von Vertraulichkeit

Der Zugriff auf die Dokumente kann durch ein detailliertes Berechtigungskonzept zuverlässig gesteuert werden. Protokollfunktionen bieten jederzeit den Nachweis darüber, welcher Nutzer wann auf ein Dokument zugegriffen hat.

Einbindung in Workflows

Mit Hilfe eines DMS können Unterschriften und Freigaben mittels vordefinierter Prozesse gesteuert werden. Der automatische Versand von E-Mails über den aktuellen Status maximiert die Transparenz und zielt auf eine zügige und ressourcensparende Erledigung der anfallenden Tätigkeiten.


Verschaffen Sie sich einen Einblick in die Lösung:

Importieren, scannen oder ziehen Sie Dokumente per Drag & Drop in einen digitalen Briefkorb, bevor sie sicher archiviert werden.

Dokumente werden vor dem Archivieren indexiert. Dazu einfach mit dem Mauszeiger die entsprechenden Stellen im Dokument markieren.

Die DocuWare Suchmaske - je nach Abteilung mit verschiedenen Suchfeldern

Ergebnisliste nach einer Archivsuche. Im Viewer wird das ausgewählte Dokument angezeigt.

Dokumente einfach mit wenigen Klicks aus dem System heraus genehmigen

Nutzen Sie die DocuWare Mobile App für iOS oder Android, um Informationen auf Ihrem Smartphone abzurufen, Dokumente zu prüfen und beliebige andere Aufgaben fernab vom Büro zu erledigen.

Mit der Werkezeugleiste können Dokumente auch direkt in DocuWare bearbeitet und kommentiert werden.

 

Lernen Sie unsere Lösung kennen

Nutzen Sie die Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung und profitieren Sie von unserem Know-How. Archivieren Sie sämtliche Dokumente zukünftig elektronisch mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System.

Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation. Kontaktieren Sie uns und wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen.

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Welche Einsparpotentiale birgt ein DMS?

Mit einem modernen Dokumentenmanagement-System wie z.B. DocuWare kann Ihre Organisation erheblich Kosten sparen. Dank der papierlosen Archivierung verringert sich der Aufwand für Material und Arbeitszeit nämlich deutlich.
Durch die gewonnene Zeit amortisiert sich Ihre Investition meist bereits nach neun Monaten, bei Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen und Ablageaufwand zum Teil sogar schon wesentlich früher.

Im folgenden Kostenvergleich sehen Sie, wie Sie im Vergleich zum Papierarchiv mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems die Kosten um durchschnittlich 60 % senken können.

Hier Kostenvergleich herunterladen

Das sagen unsere Kunden:

BKL Baukran Logistik

„Trotz der Skepsis zu Beginn bei vielen Mitarbeitern kann ich nun von einem sehr positiven Ergebnis sprechen. Alle Abläufe sind transparent nachvollziehbar und auch schnell wieder zu finden. Durch das unternehmensweite Archiv haben auch alle Niederlassungen permanenten Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.“

Dominik Henz, Bereichsleiter ICT

Zu unseren Referenzen

 

Digitale Archivierung in Ihrem Unternehmen einführen - so einfach geht's:

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Dank unserer langjährigen Erfahrung wissen wir genau worauf es bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ankommt.
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Wie wird eine revisionssichere Archivierung gewährleistet?

Archivierungsvorschriften und -fristen werden in einer Vielzahl von Gesetzen wie z.B. AO/HGB oder GoBD geregelt. Eine allgemeingültige Vorgehensweise gibt es dabei nicht, da viele Faktoren eine Rolle spielen. Wörtlich übersetzt bedeutet revisionssicher "vor einer Abänderung geschützt". Dazu gehört, dass die archivierten Dokumente originalgetreu, unveränderlich sowie richtig und vollständig erfasst werden. Darüber hinaus müssen sie für die Zeit der Archivierungspflicht sicher vor einer Löschung sein und alle Aktionen im Archiv sind zu protokollieren. Zu guter Letzt müssen die Dokumente jederzeit wieder auffindbar sein und in ihrer ursprünglichen Form dargestellt werden können.

Ein Dokumentenmanagement-System ist so konfiguriert, dass alle diese Anforderungen erfüllt werden. Außerdem unterstützt es Sie bei der der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, indem es automatisch die Aufbewahrungs- und Löschfristen für Dokumente überwacht. Wichtig im Zusammenhang mit revisionssicherer Archivierung ist außerdem eine Verfahrensdokumentation, aus der hervorgeht, wie die in den GoBD dokumentierten Ordnungsvorschriften Beachtung finden. Die Erstellung dieses Dokuments können wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten.

 

FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Ist Dokumentenmanagement gleichzusetzen mit Archivierung?

Die elektronische Archivierung ist eine der Hauptkomponenten von Dokumentenmanagement und somit hat auch jedes gute Dokumentenmanagement-Systems eine integrierte Archivierungssoftware für die Langzeitarchivierung. Allerdings verschenkt man wertvolles Potential, wenn man sein DMS lediglich dafür einsetzt. Bei der Archivierung geht es darum Dokumente nach der Bearbeitung für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist digital, revisionssicher und schnell auffindbar abzulegen. Dokumentenmanagement geht da viel weiter, denn dabei geht es darum die sich um das Dokument drehenden Abläufe und Prozesse zu steuern, Zugriffe zu regeln, Versionsänderungen zu protokollieren und vieles mehr. Das DMS ist also eine zentrale Ablage für alle laufenden Prozesse und das Archiv eine Ablage für Dokumente nach ihrem aktiven Leben.

Wie gelangen die Dokumente ins Archiv und wie finde ich sie wieder?

Es gibt verschiedenste Wege um Dokumente zu archivieren. Papierdokumente werden zunächst gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Beim Ablagevorgang unterstützt Sie Intelligent Indexing d.h. das Tippen entfällt, da die Daten mit dem Mauszeiger einfach in der Datei markiert werden und schon erscheinen Sie im zugehörigen Feld. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt.

Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder wie z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Darüber hinaus können bei entsprechender Berechtigung alle Dokumente auch wieder ins Originalformat exportiert werden z.B. als Excelliste oder E-Mail.

Wie bekomme ich meine Papierakten in das Dokumentenmanagement-System?

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems müssen Papierdokumente, die im DMS archiviert werden sollen digitalisiert werden, indem man die einzelnen Seiten scannt. Bei wenigen Akten, kann man dies in der Regel selbst bewerkstelligen. Sind allerdings große Papierbestände vorhanden, ist dies neben dem normalen Tagesgeschäft in der Regel nicht machbar. In diesem Fall gibt es spezielle Scandienstleister, die die Digitalisierung Ihrer Akten für Sie übernehmen können. Steigauf bietet diesen Service nicht an, wir können Ihnen jedoch gerne einen Dienstleister empfehlen.

Welche Dokumentenarten kann man mit DocuWare archivieren?

Archiviert werden kann jegliche Art von Dokumenten, egal, um welche Art es sich handelt.
Sie können Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen archivieren, Ihre Lieferscheine, Ihre E-Mails, Verträge, Personaldokumente - alles wird sauber und strukturiert digital abgelegt und ist jederzeit per Klick wiederauffindbar. Auch unterschiedliche Dateiformate wie Word- und Exceldokumente, PDFs und sogar Bilddateien können abgelegt werden.

Akzeptiert das Finanzamt die elektronische Archivierung?

Das Finanzamt akzeptiert die digitale Aufbewahrung von Dokumenten nicht nur, sondern verlangt sie in bestimmten Fällen sogar. Die GoBD (kurz für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden - also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern - vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen. Für Papierbelege besteht somit keine Pflicht mit einem Dokumentenmanagement-System zu arbeiten, jedoch erleichtert es erheblich die Anforderungen zu erfüllen. Probleme mit dem Finanzamt gibt es dabei auch nicht, da die GoBD das ersetzende Scannen ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind.

Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften. Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen. Die Vorteile eines DMS sind, dass sie damit noch weitaus mehr machen können, als lediglich Ihre Mails revisionssicher abzulegen. Beispielsweise können wiederkehrende Aufgaben damit automatisiert werden und Workflows eingerichtet werden. Erfahren Sie mehr zum Thema Dokumentenmanagement.

Kann man Dokumente nach dem digitalen Archivieren mit einem Dokumentenmanagement-System vernichten?

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch "Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht" der AVW (ISBN 9783503166206) erklärt auf verständliche Art und Weise

  • wer nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig ist
  • welche Art von Dokumenten/Daten man nach aktuellem Stand aufbewahren muss
  • wie, wie lang und wo genau diese Daten aufbewahrt werden müssen

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) zu archivieren. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Kann ich auch aus meinen gewohnten Unternehmensprogrammen auf die archivierten Belege zugreifen?

Mit DocuWare ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die archivierten Belege in DocuWare zuzugreifen bzw. Dokumente aus diesen heraus abzulegen. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu gängigen Software-Paketen (z.B. Fibu, ERP, Mailsysteme, etc.) entwickelt, welche es Ihnen ermöglichen, in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterzuarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool Zugriff zu haben. Mit unserem eigens entwickelten Schnittstellentool ILS können wir darüber hinaus auch Schnittstellen zu vielen weiteren Programmen anbieten.

Hier finden Sie weitere Infos zu unseren Schnittstellen.

Kann man von extern bzw. unterwegs auf das digitale Archiv des Dokumentenmanagement-Systems zugreifen?

Die Programme DocuWare und JobRouter arbeiten beide mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge zugreifen - alles selbstverständlich verschlüsselt. Gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf Ihren Server zugreifen zu können.

Archiviert man mit einem Dokumentenmanagement-System immer alles oder nur das, was gesetzlich der Aufbewahrungspflicht unterliegt?

Es gibt neben den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten auch solche, welche man als aufbewahrungswürdig bezeichnen könnte. Ziel einer Archivierung ist meist, dass alles zu einem Vorgang oder zu einem Kunden zu finden ist. Um dies zu erreichen, archiviert man normalerweise alle Dokumente. Eine interne Mail zu einem Vorgang „muss“ sicher nicht archiviert werden, aber wenn man später eine getroffene Entscheidung nachvollziehen muss, dann wäre die Mail sicherlich ganz hilfreich. Ein anderes Beispiel sind interne Kontroll-Dokumente wie z.B. ein Kommissionierschein für den Lagermitarbeiter. Diese müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Kunde reklamiert, dann hilft dieser Ihnen beim Suchen nach einem Fehler, welcher vielleicht intern aufgetreten ist.
Der Grundsatz „es wird alles zum Vorgang archiviert“ verhindert auch, dass es beim Entscheiden „ob oder ob nicht“ Fehler entstehen und so möglicherweise wichtige Dokumente per Fehlentscheidung nicht archiviert werden.

Weitere Fragen
Haben Sie noch Fragen?
Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um die digitale Archivierung am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne!
Rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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