Die häufigsten Fragen

Digitales Dokumenten-Management

Die Fragen unserer Kunden zu diesem Thema sind genauso vielfältig und individuell wie die entsprechenden Dokumenten-Management-Lösungen. Im Anschluss haben wir Ihnen die häufigsten Kundenfragen zusammengestellt und aus unserer Sicht Antworten darauf gegeben. Vielleicht können wir so schon vorab die ein oder andere Ihrer Fragen beantworten.

 

 

Scannen/Archivierung/Aufbewahrung

Welchen Scanner benötigt man?
Welche Dokumentenarten kann man mit der Software archivieren?
Können auch Rechnungen und Belege, die per E-Mail kommen, archiviert werden?
Kann man alle Arten von E-Mails archivieren und welcher Email-Client ist dafür notwendig?
Werden E-Mails inklusive Anhänge archiviert?
Soll ich meine Mailarchivierung serverseitig oder clientseitig durchführen?
Welche Dateiformate werden unterstützt?
Darf man auch Verträge archivieren?
Wie stellen Sie sicher, dass alle Informationen im Archiv ankommen?
Wo befinden sich die Dokumente nach der Archivierung?
Kann ich mehrere Archive erstellen?
Kann man auch wieder etwas aus dem Dokumenten-Management-Archiv löschen, wenn es falsch abgelegt ist?
Archiviert man immer alles oder nur das, was gesetzlich der Aufbewahrungspflicht unterliegt?

 

Software

Gibt es eine Testversion?
Kann man DocuWare/ JobRouter beliebig erweitern?
Was passiert, wenn man DocuWare nicht mehr möchte? Wie kommt man an die Daten und Unterlagen, sollte man einen Systemwechsel machen wollen?
Ist das System mandantenfähig?

 

Server

Was für einen Server benötigt man für DocuWare?
Kann das DMS auf bestehenden Servern mit installiert werden?
Was ist der Unterschied zu einem SharePoint-Server?
Bietet Steigauf auch Hardware im Serverbereich an?
Ist die Lösung Terminalserver/ Citrix Server getestet?
Muss ich das DMS über einen IIS laufen lassen oder ginge auch Linux (Tomcat) /eigener Web Hoster?
Läuft das System auf VMware oder einer anderen virtuellen Sever-Umgebung?
Wie viel Speicherplatz benötige ich auf meinen Festplatten für ein Dokumenten-Management-System?

 

DocuMatic

Was ist das DocuMatic Archiv?
Wo ist der Unterschied zwischen DocuWare und DocuMatic?
Warum gibt es DocuMatic?

 

Zertifizierung

Ist DocuWare ISO-zertifiziert worden?
Vereinfachen DocuWare und JobRouter die ISO-Zertifizierung?


Rechtliches

Ist ein Dokumenten-Management-System revisions- & rechtssicher?
Muss man externen Dienstleistern o.ä. (z.B. Finanzamt) mitteilen, dass man digital archiviert?
Löscht das System nach 10 Jahren automatisch die Dokumente?
Kann man Dokumente nach dem Archivieren vernichten?
Was muss ich machen, wenn der Prüfer ins Haus kommt?


Zeit/Kosten

Ab welcher Unternehmensgröße rentiert sich eine Dokumenten-Management-Software?
Wie lange dauert die Einführung einer Dokumenten-Management-Lösung?
Was kostet eine Dokumenten-Management-Lösung?
Fallen Wartungs- und Supportkosten an?
Wie oft gibt es Updates und sind diese im Preis enthalten?
Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
Wir haben bereits eine Lösung. Ist es aufwändig die Daten aus dieser zu übernehmen?
Ist auch Leasing möglich?


Schnittstellen

Gibt es passende DMS Schnittstellen zu meiner bereits eingesetzten Software?
Gibt es eine Office Integration?
Kann man aus seinen Unternehmenssoftwarepaketen auf die archivierten Belege zugreifen?
Ist die Software LDAP/AD fähig?


Mobilität/Geräte

Kann man von extern bzw. unterwegs auf das digitale Archiv zugreifen?
Kann man auch auf MAC OS und Linux mit DocuWare arbeiten?
Wie setzt man ein Dokumenten-Management-System bei mehreren Firmen-Standorten ein?
Gibt es eine Cloud Lösung von DocuWare?

 

Arbeiten mit der Lösung

Kann die DocuWare Umgebung so aussehen wie mein ERP, CRM, etc.?
Mit welchem Browser kann/muss man arbeiten?
Kann DocuWare mit Open Office arbeiten?
Wann werden Updates eingespielt? Beeinflusst dies das Tagesgeschäft?
Was passiert, wenn ein Kollege nicht da ist?
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Wie aufwändig ist es, den Arbeitsplatz umzustellen?
Was passiert, wenn man nach dem Buchen noch eine Veränderung am Beleg hat? Kann man auf Dokumente schreiben?
Wie ist sichergestellt, dass nur ein Mitarbeiter gleichzeitig ein Dokument bearbeitet?
Kann man Dokumente wieder drucken?
Was macht der digitale Stempel?
Kann ich meine Dokumenten-Vorlagen mit DocuWare verwalten?
Kann ich meine Termine in DocuWare verwalten?
Greift DocuWare auf meinen Outlookkalender zu, um Wiedervorlagen zu verwalten?
Kommen ältere Kollegen damit zurecht, wenn wir ein solches System einführen?
Muss man immer bei Ihnen anrufen, wenn man eine Änderung benötigt, oder kann man dies selbst tun?


Verschlagwortung/Indexierung/Suche

Was bedeutet "Volltext"?
Wofür ist die Barcode-Erkennung beim Dokumenten-Management?
Muss man mit Barcodes arbeiten?
Wie erkennt die Dokumenten-Management-Software den Inhalt meiner Dokumente?
Kann man bei einem Dokumenten-Management-System auch in den archivierten Dokumenten nach Begriffen suchen?
Was ist der Unterschied/Vorteil/Nachteil zu einem herkömmlichen NAS System und der damit verbundenen Ordnerstruktur?


Workflow

Was ist ein Workflow und was hat er mit einem Dokumenten-Management-System zu tun?


Steigauf

Gibt es eine Referenz für unsere angestrebte Dokumenten-Management-Lösung?
Aus welchen Gründen entscheiden sich andere Unternehmen für ein Dokumenten-Management-System?
Wie stellen Sie einen reibungslosen Ablauf bei der Projektdurchführung sicher?
Was passiert, wenn man mit der Firma Steigauf nicht mehr zufrieden ist?

 

Haben Sie weitere Fragen?

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