Elektronischer Rechnungseingang

Eingangsrechnungen - Genug von der Papierflut?

Täglich erhalten Sie eine Vielzahl an postalischen sowie E-Mail-Rechnungen. Zur Bearbeitung müssen diese manuell den jeweiligen Projekten und Bearbeitern zugewiesen werden. Dies birgt einen hohen personellen Aufwand sowie hohe Papierkosten durch Anfertigen von etwaigen Abteilungskopien. Langwierige Bearbeitungs- und Prüfprozesse sowie mangelnde Transparenz in den Arbeitsabläufen sind die Regel und Fragen/Aussagen wie diese gehören zum Arbeitsalltag:

  • "Wo ist diese Rechnung nun wieder geblieben?"
  • "Hast du die Rechnung schon bearbeitet? Wie ist der aktuelle Status?"
  • "Ach, schon wieder eine Skontofrist verpasst..."

Es gibt einen leichteren Weg für Sie, Ihre Dokumente zu organisieren - den Elektronischen Rechnungseingang.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Rechnungsprüfung nach § 14 UstG
  • manuelles Erfassen der Rechnungsdaten entfällt
  • Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung
  • Transparenz im Bearbeitungsprozess
  • Einhaltung von Fristen und Skonto-Terminen
  • Rechnungsfreigaben auch von unterwegs durchführen
  • automatische, revisionssichere Ablage nach GoBD
  • finale Rechnungsdaten direkt an das ERP übergeben
Ja, ich will von diesen Vorteilen profitieren und kostenlos beraten werden


Mit elektronischem Rechnungseingang behalten Sie den Überblick

Wussten Sie schon, dass in Deutschland jährlich um die 32 Milliarden Rechnungen ausgedruckt, kuvertiert und versendet werden? Laut des „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (Stand 01/2017) liegt der aktuelle Anteil elektronischer Rechnungen hier bei unter 10%.
Sowohl bei der postalisch wie auch bei der auf elektronischem Weg zugestellten Rechnung ist es Aufgabe des Empfängers, die Rechnungsdaten zu erfassen und im eigenen Buchhaltunssystem einzugeben. Während des anschließenden Bearbeitungs- und Prüfprozesses wandert eine Rechnung oft von Schreibtisch zu Schreibtisch, wird gegebenenfalls mehrfach kopiert und am Ende in verschiedenen Aktenordnern abgelegt.

Ein elektronischer Rechnungseingang vereinfacht den Alltag

Mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems mit elektronischem Workflow können Sie den Rechnungseingang sowie die Rechnungsbearbeitung einfach digitalisieren und damit richtig Zeit sparen. Keine analoge Bearbeitung der Rechnungen sowie manuelle Verteilung mehr. Auch die riesigen Ablagestapel und Papierarchive gehören Dank elektronischem Rechnungseingang der Vergangenheit an. Neben der Zeitersparnis, können Sie so zusätzlich auch noch Ihre Kosten reduzieren z.B. durch verringerten Lagerplatzbedarf oder das Ausnutzen von Skonti.

Elektronischer Rechnungseingang - die rechtlichen Aspekte

Grundsätzliche gelten für elektronische Rechnungen (E-Mail-Anhänge, Web-Downloads etc.) die selben Aufbewahrungsfristen wie für Papierrechnungen. Der Gesetzgeber stellt jedoch zusätzliche Anforderungen, vor allem was die Form der Aufbewahrung angeht. Elektronische Rechnungen müssen nämlich zwingend in dem Format, in dem sie eingegangen sind, aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass es nicht genügt diese auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, sondern eine elektronische Archivierung notwendig ist. Wenn eine Rechnung im Anhang einer E-Mail mitgeschickt wird, muss die Mail nicht zwingend mitarchiviert werden. In vielen Fällen macht es jedoch Sinn, vor allem falls dort noch zusätzliche Infos vorzufinden sind. Darüber hinaus muss die Lesbarkeit, Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Ein Dokumentenmanagement-System ist so konfiguriert, dass Sie bei der Erfüllung dieser Anforderungen auf der sicheren Seite sind.


Verschaffen Sie sich einen Einblick in die Lösung:

Importieren, scannen oder ziehen Sie Dokumente per Drag & Drop in einen digitalen Briefkorb, bevor sie sicher archiviert werden.

Dokumente werden vor dem Archivieren indexiert. Dazu einfach mit dem Mauszeiger die entsprechenden Stellen im Dokument markieren.

Dokumente einfach mit wenigen Klicks aus dem System heraus genehmigen

Nutzen Sie die DocuWare Mobile App für iOS oder Android, um Informationen auf Ihrem Smartphone abzurufen, Dokumente zu prüfen und beliebige andere Aufgaben fernab vom Büro zu erledigen.

 

Lernen Sie unsere Lösung kennen

Nutzen Sie die Vorteile des elektronische Rechnungseingangs und profitieren Sie von unserem Know-How. Erfassen und geben Sie Ihre Eingangsrechnungen zukünftig elektronisch mit DocuWare/JobRouter frei.

Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation. Kontaktieren Sie uns und wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen.

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Das sagen unsere Kunden:

Münchner Verlagsgruppe GmbH

„Dank der Einführung eines DMS konnten wir allen Mitarbeitern die Suche nach sowie die Prüfung und Freigabe von Rechnungen erheblich erleichtern. Seither kann unser kleines Buchhaltungsteam unser schnelles Wachstum besser verkraften und in allen Prozessen sehr viel effektiver arbeiten.“

Stefan Schörner, kfm. Leiter

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Den elektronischen Rechnungseingang einführen - so einfach geht's:

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Dank unserer langjährigen Erfahrung wissen wir genau worauf es bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ankommt.
Kontaktieren Sie uns und wir begleiten Sie Schritt für Schritt.

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Wie ist der typische Ablauf beim elektronischen Rechnungseingang?

Da die Strukturen und Abläufe in jedem Unternehmen anders aussehen, gibt es hier nicht die eine Musterlösung. Mit Hilfe unserer Software DocuWare und JobRouter können wir den Prozess des elektronischen Rechnungseingangs individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Hier sehen Sie ein Beispiel, wie der Workflow bei den meisten unserer Kunden aussieht:

Elektronischer Rechnungseingang, so ist der Ablauf

Der erste Schritt ist meist die automatische Belegerkennung. Unsere Software-Lösung hierfür ist der DocuMatic Reader. Rechnungen, die postalisch eingehen, müssen dafür zunächst gescannt werden. Bei E-Mail-Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat entfällt der Schritt der Belegerkennung, da sie strukturierte Rechnungsdaten enthalten, die sofort weiterverarbeitet werden können.

Nachdem Ihre Rechnungen entsprechend verschlagwortet und im digitalen Archiv angelegt sind, startet ein automatischer Workflow zur Rechungsbearbeitung und –freigabe. Vor allem der Freigabeprozess unterscheidet sich in der Regel von Unternehmen zu Unternehmen. Eine formelle, sachliche und rechnerische Prüfung sollte allerdings immer stattfinden. Sofern die Rechnung korrekt ist, kann diese sofort kontiert und an die Fibu übergeben werden, die dann alle weiteren Schritte des Zahlungsprozesses übernimmt.

 

FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Wie gelangen die Dokumente ins Archiv und wie finde ich sie wieder?

Es gibt verschiedenste Wege um Dokumente zu archivieren. Papierdokumente werden zunächst gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Beim Ablagevorgang unterstützt Sie Intelligent Indexing d.h. das Tippen entfällt, da die Daten mit dem Mauszeiger einfach in der Datei markiert werden und schon erscheinen Sie im zugehörigen Feld. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt.

Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder wie z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Darüber hinaus können bei entsprechender Berechtigung alle Dokumente auch wieder ins Originalformat exportiert werden z.B. als Excelliste oder E-Mail.

Wie werden Bearbeitungschritte dokumentiert?

In DocuWare werden Bearbeitungsschritte mithilfe von digitalen Stempeln dokumentiert. Dies wird zum Beispiel im digitalen Rechnungseingang deutlich. Die einzelnen Rechnungen werden von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet. Verschiedene Verantwortliche müssen nacheinander die Dokumente prüfen und weitergeben. Damit keine Rechnung verloren geht oder übersehen wird, werden diese mit DocuWare im Archiv abgelegt und ein digitaler Workflow zur Prüfung und Bearbeitung gestartet. Über digitale Stempelsetzung können die verschiedenen Bearbeitungsschritte auf der Rechnung dokumentiert und festgehalten werden. So weiß jeder, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist.

Im JobRouter werden keine digitalen Stempel eingesetzt, der Bearbeitungsstatus wird hier über eine Art Protokoll nachvollzogen.

Akzeptiert das Finanzamt die elektronische Archivierung?

Das Finanzamt akzeptiert die digitale Aufbewahrung von Dokumenten nicht nur, sondern verlangt sie in bestimmten Fällen sogar. Die GoBD (kurz für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt allen Gewerbetreibenden - also nicht nur buchführungspflichtigen Unternehmen sondern auch Freiberuflern, Selbstständigen und Kleinunternehmern - vor, dass alle steuerrelevanten Dokumente im Original, lückenlos, sofort verfügbar, unveränderbar sowie vor Verlust geschützt aufbewahrt werden müssen. Für Papierbelege besteht somit keine Pflicht mit einem Dokumentenmanagement-System zu arbeiten, jedoch erleichtert es erheblich die Anforderungen zu erfüllen. Probleme mit dem Finanzamt gibt es dabei auch nicht, da die GoBD das ersetzende Scannen ausdrücklich erlaubt, wenn genannte Kriterien erfüllt sind.

Anders sieht es bei elektronischen Belegen aus, wie z.B. Rechnungen, die per E-Mail eintreffen. Da auch diese im Original aufbewahrt werden müssen, reicht es nicht diese auszudrucken und abzuheften. Sie müssen in elektronischer Form abgelegt werden. Hierbei kann Ihnen nur eine Software zu Mailarchivierung bzw. ein Dokumentenmanagement-System helfen. Die Vorteile eines DMS sind, dass sie damit noch weitaus mehr machen können, als lediglich Ihre Mails revisionssicher abzulegen. Beispielsweise können wiederkehrende Aufgaben damit automatisiert werden und Workflows eingerichtet werden. Erfahren Sie mehr zum Thema Dokumentenmanagement.

Muss man dem Finanzamt mitteilen, dass man digital archiviert?

Digitale Archivierung, ein Dokumenten-Pool, der für alle Mitarbeiter zugänglich ist, kein Papierchaos mehr - das klingt für die meisten Unternehmen verlockend. Doch was passiert, wenn eine Betriebsprüfung ansteht? Wie geht das Finanzamt mit digitalen Daten um?

Nur unter Einhaltung aller gesetzlichen Richtlinien und mit Hilfe eines GoBD-konformen Archivierungsprogramms gelingt Ihnen eine revisionssichere Archivierung, die keinerlei Steuerprüfung noch Betriebsprüfung fürchten muss. Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt das Recht, Einsicht in Ihr elektronisches Archiv zu nehmen. Im Falle digitaler Rechnungen oder Belege darf der Betriebsprüfer auf Verlangen diese bei Ihnen einsehen. Er darf also Ihre EDV uneingeschränkt zur Prüfung nutzen.
Solange die elektronische Archivierung nicht im Ausland erfolgt, besteht aber den Ämtern gegenüber keine Informationspflicht bezüglich des digitalen Archivierens für Sie. Für den Fall, dass Ihr digitales Archiv nicht in Deutschland liegt, müssen Sie vorher das zuständige Finanzamt informieren. Das trifft beispielsweise dann zu, wenn Sie die DocuWare Cloud verwenden. Dieser Vorgang ist jedoch nicht kompliziert, es gibt dafür sogar einen Vordruck der Bitkom, den Sie hier finden.

Ist ein Dokumentenmanagement-System revisions- & rechtssicher?

Was genau meint der Gesetzgeber überhaupt mit "revisionssicher"?
Im Sinne der Compliance Richtlinien bedeutet Revisionssicherheit, dass die Daten vor Manipulation sicher sind. GoBD-konforme Speicherung heißt, dass die Dokumente im Original, lückenlos und sofort verfügbar, unverlierbar, unveränderbar und maschinell auswertbar sein müssen.

Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Außerdem sind Ihre Dokumente digital viel sicherer abgelegt als im abschließbaren Aktenschrank oder großen Kellerarchiven. Mit unserer Software garantieren wir eine revisionssichere Ablage sowie Einhaltung der Compliance-Richtlinien.
DocuWare als auch JobRouter sind dahingehend zertifiziert und erfüllen alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO und GoBD. Beide haben zusätzlich noch eine Vielzahl weiterer Zertifizierungen zu den Themen Qualitätsmanagement, Informationssicherheitsmanagement etc.

Kann man Dokumente nach dem digitalen Archivieren mit einem Dokumentenmanagement-System vernichten?

Unternehmen haben bei ihren Aufbewahrungsverpflichtungen nach Handels- und Steuerrecht eine Vielzahl von Kriterien zu beachten. Das Buch "Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht" der AVW (ISBN 9783503166206) erklärt auf verständliche Art und Weise

  • wer nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtig ist
  • welche Art von Dokumenten/Daten man nach aktuellem Stand aufbewahren muss
  • wie, wie lang und wo genau diese Daten aufbewahrt werden müssen

Die GoBD erlaubt das ersetzende Scannen. Wichtig ist hier, die Dokumente nach den Kriterien „zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“ (GoBD) zu archivieren. Sie müssen mindestens genauso sicher aufbewahrt sein wie zuvor in Papierform. Firewalls und Antivirenprogramme müssen upgedatet sein.
Sind diese Kriterien erfüllt, können vor allem kaufmännische Belege in den meisten Fällen nach der Archivierung vernichtet werden. Es gibt nur wenige Dokumente, die in Papierform aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören z.B. Bilanzen, Zoll-Dokumente, Bürgschaftserklärungen, notarielle Beglaubigungen und Gerichtsurteile und wenige mehr.

Wichtig im Rahmen der revisionssicheren Archivierung ist sicherlich ein entsprechendes Testat, wichtiger als das ist eine Verfahrensdokumentation, deren Erstellung wir im Rahmen eines Projekts mit anbieten können. Natürlich wird DocuWare so konfiguriert, dass die GoBD eingehalten wird.

Kann ich auch aus meinen gewohnten Unternehmensprogrammen auf die archivierten Belege zugreifen?

Mit DocuWare ist es möglich, von der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Software aus auf die archivierten Belege in DocuWare zuzugreifen bzw. Dokumente aus diesen heraus abzulegen. Hierfür wurden eine Vielzahl an Schnittstellen zu gängigen Software-Paketen (z.B. Fibu, ERP, Mailsysteme, etc.) entwickelt, welche es Ihnen ermöglichen, in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung weiterzuarbeiten und trotzdem auf den digitalen Dokumentenpool Zugriff zu haben. Mit unserem eigens entwickelten Schnittstellentool ILS können wir darüber hinaus auch Schnittstellen zu vielen weiteren Programmen anbieten.

Hier finden Sie weitere Infos zu unseren Schnittstellen.

Archiviert man mit einem Dokumentenmanagement-Syszem immer alles oder nur das, was gesetzlich der Aufbewahrungspflicht unterliegt?

Es gibt neben den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten auch solche, welche man als aufbewahrungswürdig bezeichnen könnte. Ziel einer Archivierung ist meist, dass alles zu einem Vorgang oder zu einem Kunden zu finden ist. Um dies zu erreichen, archiviert man normalerweise alle Dokumente. Eine interne Mail zu einem Vorgang „muss“ sicher nicht archiviert werden, aber wenn man später eine getroffene Entscheidung nachvollziehen muss, dann wäre die Mail sicherlich ganz hilfreich. Ein anderes Beispiel sind interne Kontroll-Dokumente wie z.B. ein Kommissionierschein für den Lagermitarbeiter. Diese müssen nicht aufbewahrt werden. Wenn ein Kunde reklamiert, dann hilft dieser Ihnen beim Suchen nach einem Fehler, welcher vielleicht intern aufgetreten ist.
Der Grundsatz „es wird alles zum Vorgang archiviert“ verhindert auch, dass es beim Entscheiden „ob oder ob nicht“ Fehler entstehen und so möglicherweise wichtige Dokumente per Fehlentscheidung nicht archiviert werden.

Können auch Rechnungen und Belege, die per E-Mail kommen, mit einem Dokumentenmanagement-System archiviert werden?

E-Mails können genauso archiviert werden wie gescannte Dokumente. Die Mehrzahl von E-Mails sind wie Geschäftsbriefe zu behandeln, für welche sogar eine Archivierungspflicht (GoBD) gilt: Ordnungsgemäße, nachvollziehbare und prüfbare Dokumentation aller steuerrelevanten Information, Gewährung von Zugriff während der gesamten Aufbewahrungspflicht sowie schnelle und einfache Wiedergabe. Dies ermöglicht DocuWare.

Können mit einem Dokumentenmanagement auch automatische Löschfristen hinterlegt werden?

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, bestimmte Dokumentenarten bestimmte Zeitspannen lang aufzubewahren. Je nach Dokumentenart handelt es sich um 6 oder 10 Jahre. Manche Dokumente müssen sogar länger als 10 Jahre archiviert werden.

Es ist wichtig, die genauen Fristen des Gesetzgebers zu kennen, um eine effektive und hilfreiche elektronische Ablage zu generieren. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen durch einstellbare Routinen, Dokumente aufzubewahren und nach vorgegebener Zeit zu löschen.
Es erkennt anhand des Dokumententyps oder Erstelldatums, wann ein Dokument sein Verfalldatum erreicht hat und kann es dann eigenständig löchen. Dies ist vor allem sinnvoll für Dokumente, die einer gesetzlichen Löschungspflicht unterliegen, z.B. im Personalbereich. Alternativ kann dem Nutzer angezeigt werden, dass ein Verfalldatum erreicht ist, und er kann das Dokument manuell löschen. Auch können für Dokumente individuelle Verfallsdaten festgelegt werden, falls diese länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt z.B. für Dokumente, die zu einem schwebenden Verfahren gehören.

Weitere Fragen
Haben Sie weitere Fragen?
Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um den elektronischen Rechnungseingang am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne!
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Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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