Elektronischer Rechnungseingang

Eingangsrechnungen - Genug von der Papierflut?

Täglich erhalten Sie eine Vielzahl an postalischen sowie E-Mail-Rechnungen. Zur Bearbeitung müssen diese manuell den jeweiligen Projekten und Bearbeitern zugewiesen werden. Dies birgt einen hohen personellen Aufwand sowie hohe Papierkosten durch Anfertigen von etwaigen Abteilungskopien. Langwierige Bearbeitungs- und Prüfprozesse sowie mangelnde Transparenz in den Arbeitsabläufen sind die Regel und Fragen/Aussagen wie diese gehören zum Arbeitsalltag:

  • "Wo ist diese Rechnung nun wieder geblieben?"
  • "Hast du die Rechnung schon bearbeitet? Wie ist der aktuelle Status?"
  • "Ach, schon wieder eine Skontofrist verpasst..."

Es gibt einen leichteren Weg für Sie, Ihre Dokumente zu organisieren den... Elektronischen Rechnungseingang.


Mit elektronischem Rechnungseingang behalten Sie den Überblick

Wussten Sie schon, dass in Deutschland jährlich um die 32 Milliarden Rechnungen ausgedruckt, kuvertiert und versendet werden? Laut des „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (Stand 01/2017) liegt der aktuelle Anteil elektronischer Rechnungen hierbei bei unter 10%.
In beiden Fällen muss der Empfänger die Rechnung erneut bearbeiten, die Rechnungsdaten manuell erfassen und im eigenen Buchhaltungssystem eingeben. Zur Bearbeitung und Prüfung einer Rechnung wandert diese oft von Schreibtisch zu Schreibtisch, wird gegebenenfalls mehrfach kopiert und am Ende in verschiedenen Aktenordnern abgelegt.

Ein elektronischer Rechnungseingang vereinfacht den Alltag

Mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems mit elektronischem Workflow können Sie den Rechnungseingang sowie die Rechnungsbearbeitung einfach digitalisieren und damit richtig Zeit sparen. Keine analoge Bearbeitung der Rechnungen sowie manuelle Verteilung mehr. Auch die riesigen Ablagestapel und Papierarchive gehören Dank elektronischem Rechnungseingang der Vergangenheit an. Neben der Zeitersparnis, können Sie so zusätzlich auch noch Ihre Kosten reduzieren z.B. durch verringerten Lagerplatzbedarf oder das Ausnutzen von Skonti.

 

Rechnungseingang - das Chaos ist vorbei!

Nutzen Sie die Vorteile des elektronischen Rechnungseingangs und profitieren Sie von unserem Know-How. Erfassen und bearbeiten Sie Ihre Eingangsrechnungen zukünftig elektronisch mit DocuWare/JobRouter.

Genauere Infos erhalten Sie hier in unserer Lösungsinformation:

Eingangsrechnungen elektronisch bearbeiten


Die Vorteile auf einen Blick

  • Abbau Papierarchiv
  • reduzierte Such- und Bearbeitungszeiten
  • sichere Erfassung der Rechnungsdaten
  • gezielte Verteilung an die Verantwortlichen
  • Transparenz im Bearbeitungsprozess
  • Einhaltung von Fristen und Skonto-Terminen
  • automatische, revisionssichere Ablage nach GoBD


Wie ist der typische Ablauf beim elektronischen Rechnungseingang?

Da die Strukturen und Abläufe in jedem Unternehmen anders aussehen, gibt es nicht die Musterlösung. Mit Hilfe unserer Software DocuWare und JobRouter können wir den Prozess des elektronischen Rechnungseingangs individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Hier sehen Sie ein Beispiel, wie der Workflow bei den meisten unserer Kunden aussieht:

Elektronischer Rechnungseingang, so ist der Ablauf

Der erste Schritt ist meist die automatische Belegerkennung. Unsere Software-Lösung hierfür ist der DocuMatic Reader. Rechnungen, die postalische eingehen, müssen dafür zunächst gescannt werden. Bei E-Mail-Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat, entfällt der Schritt der Belegerkennung, da sie strukturierte Rechnungsdaten enthalten, die sofort weiterverarbeitet werden können.

Nachdem Ihre Rechnungen entsprechend verschlagwortet und im digitalen Archiv angelegt sind, startet ein automatischer Workflow zur Rechungsbearbeitung und –freigabe. Vor allem der Freigabeprozess unterscheidet sich in der Regel von Unternehmen zu Unternehmen. Eine formelle, sachliche und rechnerische Prüfung sollte allerdings immer stattfinden. Sofern die Rechnung korrekt ist, kann diese sofort kontiert und an die Fibu übergeben werden, die dann alle weiteren Schritte des Zahlungsprozesses übernimmt.

Haben Sie weitere Fragen?

Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um den elektronischen Rechnungseingang am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne! Rufen Sie uns einfach unter
(089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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