Automatische Belegerkennung, elektronischer Rechnungseingang

Elektronischer Rechnungseingang

DocuMatic Reader - elektronischer Rechnungseingang mit System

Ein fortschrittliches DMS schafft erhebliche Zeiteinsparungen durch die Automatisierung bei sich regelmäßig wiederholenden Arbeitsschritten, z.B. beim Post- und Rechnungseingang.

Bei einem elektronischen Rechnungseingang durch den DocuMatic Reader steht nach dem Scannen und automatischen Auslesen der Rechnungen deren Inhalt schnell und mit einem geringeren Risiko von Fehlern, Lücken oder Verlusten zur Verfügung. Diese Systemfunktion des DocuMatic Readers ist nicht nur für den Rechnungseingang, sondern auch für Briefe und andere Formulare erhältlich. DocuMatic Reader können über diverse Module und Schnittstellen auch an Ihre vorhandene Software für Finanzbuchung, Warenwirtschaft oder ERP angebunden werden und stellen somit eine sinnvolle Ergänzung zu Ihrer bestehenden Unternehmenssoftware dar.

Verstrichene Skontofristen, mangelnde Transparenz in den Bearbeitungsprozessen sowie das Suchen nach dem Verbleib bestimmter Dokumente gehören der Vergangenheit an.

DocuMatic Reader - Ablauf der automatischen Belegerkennung

  • Scannen der Dokumente und Rechnungen aus dem Posteingang
  • Automatische Texterkennung (OCR) und Auslesung der Rechnungen
  • Prüfung und Vergleich der Inhalte innerhalb des Systems
  • Manuelle Prüfung und Bestätigung der ausgelesenen Inhalte (wenn nötig)
  • Archivierung oder Weiterleitung der Datensätze an ein ERP und/oder einen Workflow

Leistungsfähiges Scansystem

Die auf hochwertige OCR-Erkennung ausgelegte Software des DocuMatic Readers für den elektronischen Rechnungseingang liefert in Kombination mit einem Qualitäts-Scanner ein perfektes Abbild Ihrer Original-Rechnung. Sie wandelt nach dem Scannen alle digitalen Dokumente mithilfe von Texterkennung automatisch um. E-Mail-Korrespondenz kann ebenfalls eingebunden werden.

Zuordnung und Datenabgleich im System

Dieser herausgelesene Text wird nun von der Software des DocuMatic Readers nach relevanten Inhalten durchsucht und jeweils den entsprechenden Datenfeldern zugeordnet. Die Erkennung erfolgt durch eine sogenannte Freiform-Erkennung. Eine Überprüfung der gelesenen Werte im DocuMatic Reader erfolgt automatisch anhand von Regeln, durch Berechnungen oder den Abgleich mit bestehenden Daten.

Prüfung durch Anwender und System

In der Kontrollmaske stehen eine Ansicht des Originaldokuments sowie die Felder, welche die ausgelesene Information beinhalten, auf einen Blick zur Verfügung. Bei Rechnungen kann zusätzlich überprüft werden, ob alle notwendigen Angaben nach §14 der UStG vorhanden sind. Für Briefe besteht die Möglichkeit, die gescannte Adresse mit bestehenden Kundendaten in den Adress-Datenbanken abzugleichen.

Automatische Übermittlung der Daten

Im Anschluss an die Kontrolle werden die überprüften Dokumente in einem digitalen Archiv abgelegt und z.B. ein Workflow für die Rechnungsprüfung gestartet. So können beispielsweise mit freigegebenen Inhalten aus Rechnungen Buchungsvorschläge generiert werden. Die Konfiguration dieser Schnittstelle erfolgt ohne Programmierung und kann in jede gängige Software integriert werden.

Elektronische Rechnungsprüfung spart Zeit

Der Anwender wird entscheidend bei der Rechnungsprüfung entlastet, da die Inhalte nach dem Scannen lediglich geprüft und ggf. ergänzt oder korrigiert werden müssen. Der hohe Aufwand manueller Datenerfassung all Ihrer Dokumente entfällt so, wodurch Sie Zeit sparen und sich die Investition schnell amortisiert.

Sicherheit und Transparenz

Nachdem der Datensatz korrigiert und bestätigt worden ist, wird er zusammen mit dem Scan archiviert und/oder an den Workflow übergeben, sodass die Bearbeitung der Dokumente gestartet werden kann. Der elektronische Rechnungseingang stellt sicher, dass Dokumente und Belege schnell wiedergefunden werden und nicht mehr verloren gehen.

Elektronische Rechnungsprüfung - die Oberfläche

Ein Kontrollfenster mit der gescannten Rechnung auf der linken Seite und den ausgelesenen Inhalten rechts. Beispielsweise für die Rechnungsnummer (1), Rechnungsdatum (2) oder Gesamtbetrag (3).
Ein Kontrollfenster mit der gescannten Rechnung auf der linken Seite und den ausgelesenen Inhalten rechts. Beispielsweise für die Rechnungsnummer (1), Rechnungsdatum (2) oder Gesamtbetrag (3).
Mögliche Anbindungen für DocuMatic Reader:
  • Workflow z.B. Taskmanager, InnoFlow, Workflow-Manager und JobRouter
  • Archiv z.B. DocuWare/DocuMatic