DMS Schnittstelle Business Central für DocuWare/JobRouter
Umfangreiche Funktionen
Wenn Sie bereits Microsoft Dynamics 365 Business Central in Ihrem Unternehmen einsetzen, wissen Sie von den Vorteilen, die ein ERP-System mit sich bringt. Ein Dokumentenmanagement-System in Kombination mit unserer DMS Schnittstelle Business Central hilft Ihnen dabei, das System bzw. dessen Funktionen umfangreicher zu nutzen und Ihnen die tägliche Arbeit zu erleichtern.
Durch unser Tool Connect2Business Central können Sie von allen gewünschten Stellen in Business Central auf Ihr Archiv zugreifen und alle dort archivierten Informationen und Belege bearbeiten, ohne dabei Ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.
Der einfache Weg zu Ihrer DMS Schnittstelle Business Central für DocuWare/JobRouter
DMS Schnittstelle Business Central - Ihre Vorteile
- Automatische Archivierung aller Dokumente
- Direkte Belegabfrage und -anzeige in der gewohnten Umgebung
- Definierte Kennzeichnung von bezahlten Rechnungen im Archiv
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit der Vorgangshistorie
- Garantierte Erfüllung der Aufbewahrungspflichten
- Komfortable Verknüpfung von Dokumenten und E-Mails
Das kann die DMS Schnittstelle Business Central
Rechtssichere Archivierung
Die Business Central Schnittstelle kann sämtliche in Business Central erzeugten Dokumente (Reports) vollautomatisch in das DMS-Archiv übernehmen. Somit wird die gesetzlich vorgeschriebene Archivierungspflicht automatisch und zuverlässig erfüllt und eingehende Belege sind rechts- und revisionssicher im Archiv abgelegt. Die manuelle Ablage entfällt, was Zeit und Geld spart.
Verknüpfung von Vorgängen und Dokumenten
Vorgänge und Dokumente können auf unterschiedliche Weise miteinander verküpft werden. Für in Papierform eingehende Dokumente kann die Business Central Schnittstelle einen Barcode erzeugen, der auf dem Dokument aufgebracht wird. Über diesen Barcode ordnet die Business Central Schnittstelle das Dokument beim anschließenden Scannen automatisch einem bestimmten Vorgang zu und versieht dieses Dokument mit den entsprechenden Schlagworten.
Zusätzlich können E-Mails und andere elektronische Dokumente komfortabel per Drag & Drop auf den Vorgang in Business Central gezogen werden. Die Datei bzw. die E-Mail wird somit im Archiv abgelegt und gleichzeitig mit dem Vorgang verknüpft. Wenn eine Buchungsübergabe aus dem DMS an Business Central erfolgt, gibt es zudem die Option der automatischen Verknüpfung. Der archivierte Beleg wird automatisch dem Vorgang in Business Central zugeordnet.
Beleganzeige und -recherche
Business Central-Anwender besitzen direkten Zugriff auf alle im Archiv abgelegten Dokumente, vorausgesetzt sie haben die entsprechende Berechtigung dafür. Die Dokumenten-Suchfunktion lässt sich in alle Business Central-Masken integrieren. Die bei der Archivierung erfolgte Verschlagwortung liefert die Suchkriterien, die für einen gezielten Überblick aller vorgangsrelevanten Dokumente herangezogen werden können. Die Funktionen der Schnittstelle optimieren den bestehenden Arbeitsablauf der Nutzer, sind selbsterklärend und intuitiv zu bedienen. Die Effizienz der Recherche mittels der Schnittstelle sorgt für Zeitersparnis und Zufriedenheit.
Datensynchronisation zwischen DMS und Business Central
Bei einer frühen Archivierung werden Rechnungen gleich nach Eingang gescannt, indexiert und im DMS archiviert. Damit der Buchhalter die Daten nicht nochmals händisch eingeben muss, können Rechnungsdaten per automatischer Buchungsübergabe an Business Central übergeben werden.
Umgekehrt funktioniert der Datenaustausch selbstverständlich genauso. Daten lassen sich auch von Business Central an das DMS Archiv übergeben. Beispielsweise können Buchungsbelege beim Buchen automatisch mit einem „Gebucht-Stempel“ in DocuWare/JobRouter versehen werden. Ergänzend dazu können OPOS vom System „überwacht“ werden. Damit ist es möglich, beim Ausgleich die entsprechende Rechnung vollautomatisch mit „bezahlt“ stempeln zu lassen. Somit entsprechen Ihre Belege immer dem aktuellen Stand und der Status ist für alle Beteiligten transparent.
Verschaffen Sie sich einen Einblick in die Lösung:
Anwendungsszenarien: So erleichtert unsere DMS-Lösung für Business Central Ihre tägliche Arbeit
Sie können jeden Vorgang lückenlos nachvollziehen
Vor allem im Vertrieb ist es essentiell, dass Sie auf Kundenanfragen souverän reagieren können, auch wenn der zuständige Bearbeiter gerade einmal nicht im Haus ist. Ruft ein Kunde bei Ihnen an und hat eine Nachfrage zu einem Angebot, das Ihr Kollege letzte Woche verschickt hat, werden Sie vermutlich Business Central öffnen und sich das Angebot ansehen. Da Angebote im System aber jedes Mal neu erzeugt werden, sehen Sie zwar die letzte Version, die aber nicht zwingend mit der übereinstimmt, die der Kunde erhalten hat. Der Kollege könnte nämlich noch Änderungen vorgenommen haben, nachdem er es an den Kunden verschickt hat. Business Central in Kombination mit DocuWare bzw. JobRouter bietet hier den entscheidenden Vorteil, dass sämtliche Korrespondenz beim Versand aus dem System automatisch unveränderbar archiviert wird und sie somit genau das sehen, was der Kunde erhalten hat.
Darüber hinaus sehen Sie im DMS auch andere vorgangsrelevante Dokumente, da sämtliche Korrespondenz - sogar Papiernotizen - sich dort ganz einfach ablegen lassen.
Dies ist nicht nur im Vertrieb praktisch, denn auch in anderen Abteilungen wie z.B. im Einkauf, der Personalabteilung oder der Buchhaltung ist Transparenz und eine lückenlose Historie ein etwaiger Vorteil im Wettbewerb.
Sie archivieren sämtliche Dokumente rechtskonform
Neben mangelnder Transparenz besteht ohne den Einsatz eines DMS zudem die Gefahr, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht zu erfüllen. Diese besagen, dass alle geschäftsrelevanten Dokumente für die Dauer der gesetzlich festgelegten Frist unveränderbar aufbewahrt werden müssen. Wie bereits erwähnt, werden in Business Central erzeugte Dokumente wie beispielsweise Angebote bei jedem Aufruf neu generiert. Damit sind Änderungen nicht nachvollziehbar, es ist nicht gewährleistet, dass das generierte Angebot dem entspricht, das dem jeweiligen Kunden tatsächlich vorliegt. Hinzu kommt, dass ein Angebot nur abrufbar ist, solange es nicht in einen Auftrag umgewandelt wurde.
Mit unserer Lösung sind Sie rechtlich auf der sicheren Seite, denn im Dokumentenmanagement Archiv werden alle relevanten Dokumente revisionssicher archiviert. Die Schnittstelle sorgt dafür, dass Sie Ihre Dokumente mit nur einem Klick ablegen können. Alles, was Sie aus Business Central heraus per E-Mail versenden, wird sogar automatisch ins digitale Archiv übernommen.
Sie können Eingangsrechnungen schneller bearbeiten
Eingangsrechnungen haben oft eine lange Bearbeitungszeit, vor allem dann, wenn noch Freigaben erforderlich sind. Aber auch hier schafft ein DMS Abhilfe, denn mit einem Dokumentenmanagement-System scannen Sie Ihre Rechnung und dank Belegerkennungssoftware werden die wichtigsten Daten wie z.B. Lieferantenname, Rechnungsnummer oder Beträge automatisch ausgelesen. Im Anschluss daran folgt ein Workflow zur Rechnungsfreigabe. Dabei erhält der Bearbeiter eine E-Mail, dass ein freizugebendes Dokument vorliegt. Er lässt sich die Rechnung im System anzeigen und gibt diese per Mausklick frei. Die im DMS gesammelten Daten werden nun per Buchungsübergabe an Business Central überstellt und der zuständige Buchhalter kann im Buchblatt nochmal alle Daten überprüfen und abschließend buchen. Die zugehörige Rechnung wird im DMS danach automatisch mit einem „Gebucht-Stempel“ versehen. Somit ist der aktuelle Status für alle Beteiligten transparent und Rechnungen können in Zukunft schneller bearbeitet werden.
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