Prozessoptimierung durch effizientes Workflow-Management

Effektives Workflow-Management mit System

Eine der größten Herausforderungen in Unternehmen ist die effiziente Steuerung, Kontrolle und Optimierung firmeninterner Prozesse. Da viele verschiedene Abteilungen eingebunden sind, ist die Koordination oft mit viel Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden.

Durch die Nutzung eines modernen Workflow-Management-Systems kann dieser Aufwand jedoch erheblich verringert werden und die Leistung Ihres Unternehmens signifikant steigen. Vor allem, wenn Sie viele standardisierte Abläufe in Ihrem Unternehmen vorfinden, stellt ein Workflow-Management-System die optimale Lösung dar, da es die Abarbeitung von Arbeitsschritten klar strukturiert und eine einfache Überwachung des Prozessstatus möglich macht. Unsere Lösung für Sie: Workflow-Management mit DocuMatic JobRouter. Diese Software läßt sich leicht integrieren, da sie über Schnittstellen und Zusatzmodule einfach an Ihre vorhandene Unternehmenssoftware angepasst werden kann.

 

Die Vorteile auf einen Blick

  • ortsunabhängig
  • vereinfachtes Monitoring aller Termine
  • Verbesserung des Informationsflusses
  • Einhaltung der Bearbeitungsreihenfolge
  • Verkürzung von Durchlaufzeiten
  • Kontrolle und Zuteilung von Benutzerrechten
  • verbesserte Dokumentation
Ja, ich will von diesen Vorteilen profitieren und kostenlos beraten werden

 

Vorteile eines digitalen Workflow-Managements mit JobRouter

Bedienkomfort für den Anwender

In der Eingangsbox sind alle für den Benutzer vorliegenden Aufgaben angezeigt. Die Bearbeitung erfolgt durch frei gestaltbare Bildschirmformulare, in denen die Inhalte des Geschäftsprozesses angezeigt und editiert werden können. Um die Bedienung zu vereinfachen, gibt es die Möglichkeit der „Stapelbearbeitung“, wodurch sich der Anwender Vorgänge nacheinander anzeigen lassen und sofort abarbeiten kann. Zudem kann über den Eingang neuer Aufgaben per E-Mail informiert werden.

Geschäftsprozesse optimieren

Jeder Mitarbeiter kann sofort den Verlauf der von ihm bearbeiteten Vorgänge einsehen. Prozessverantwortliche verfügen über die Berechtigung, alle Vorgänge zu überwachen und ggf. in den Ablauf einzugreifen. Das Workflow- Management-System dokumentiert automatisch jeden Vorgang. So können zeitintensive Recherchen über den Status eines Vorgangs vermieden werden. Parallele Vorgangsbearbeitung, Eskalationsregeln und automatische Benachrichtigungen helfen ebenfalls dabei, Bearbeitungszeiten zu verkürzen.

Einfache Integration

Das Workflow-Management-System DocuMatic JobRouter läuft webbasiert über alle gängigen Internetbrowser (z.B. Chrome, Safari, Firefox etc.) und ist somit plattformunabhängig. Die Software muss einmal auf einem zentralen Server installiert werden und ist danach sofort ohne administrativen Aufwand von allen Arbeitsrechnern aus zu nutzen.

Bearbeitungszeiten verkürzen

Für einzelne Prozessschritte können Termine vorgegeben werden, die bestimmen, zu welchem Zeitpunkt oder in welchem Zeitraum der Vorgang erledigt sein muss. Sollten diese überschritten werden, wird ein vorher festgelegtes Eskalations-Ereignis ausgelöst, z.B. die Versendung einer Erinnerungs-E-Mail.

DocuMatic JobRouter – skalierbar & flexibel

Das Workflow-Managment-System DocuMatic JobRouter ist flexibel und auf die Wachstumsentwicklung Ihrer Organisation ausgerichtet. Es lässt sich nicht nur an jede Betriebsgröße anpassen, sondern ist durch seine Branchenunabhängigkeit sowohl für Produktions- als auch Dienstleistungsunternehmen eine wertvolle Technologie, um Geschäftsprozesse flexibel und zeitsparend zu optimieren.

Schnittstellen zu externen Anwendungen

JobRouter verfügt über zahlreiche Schnittstellen zu ERP, Fibu, DMS, CRM und Datenbank Software. Mit diesem Workflow-Managment-System ist es darüber hinaus möglich, auf andere Datenbanksysteme zuzugreifen und deren Inhalte in den Bildschirm-Formularen zu nutzen. Durch diese Möglichkeit können Sie Daten aus externen Applikationen abrufen und damit die eingegebenen Informationen überprüfen.


Verschaffen Sie sich einen Einblick in die Lösung:

Das JobRouter Dashboard

Dienstanträge kinderleicht stellen mit JobRouter

Krankmeldungen über den JobRouter absetzen und die AU gleich mit hochladen

Auch die Urlaubsanträge lassen sich schnell und einfach stellen

Der Vorgesetzte kann diese dann genauso einfach genehmigen bzw. ablehnen

 

Lernen Sie unsere Lösung kennen

Sie möchten Ihre Geschäftsprozesse optimieren und dadurch transparenter und schneller werden? Nutzen Sie die Vorteile eines digitalen Workflow-Management-Systems und profitieren Sie von unserem Know-How. Steuern, kontrollieren und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse zukünftig elektronisch mit JobRouter.

Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation. Kontaktieren Sie uns und wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen.

Demo anfragen

Was versteht man unter Workflow-Management?

Bevor diese Frage beantwortet wird, macht es zunächst Sinn den Begriff Workflow zu definieren. Unter einem Workflow versteht man einen klar definierten Arbeitsablauf. Dieser ist immer gleich oder zumindest ähnlich und hat einen Auslöser wie z.B. den Eingang einer Rechnung oder einer internen Bedarfsanforderung.

Ein Arbeitsablauf bzw.Workflow besteht aus einem oder mehreren Arbeitsschritten, welche unter Umständen von verschiedenen Personen und/oder Abteilungen in einer vorgegebenen Reihenfolge abzuarbeiten sind. Innerhalb des Workflows werden Dokumente und Informationen von einem Mitarbeiter zum anderen weitergeleitet und eventuell an Folgesysteme übergeben. Kurz gesagt, legt ein Workflow fest, wer was bis wann erledigt haben muss.

Unter Workflow-Management (auch BPM oder DPA genannt) hingegen versteht man die Steuerung dieser Arbeitsabläufe, die heutzutage meistens computergestützt mit Hilfe von Workflow-Management-Systemen abläuft. Hauptaufgabe dabei ist die Definition der einzelnen Arbeitsschritte, die Koordination aller Beteiligten sowie die Kontrolle über den Bearbeitungsstatus.


Was bringt ein Workflow-Management-System?

Kennen Sie das auch? Sie arbeiten mit Ihren Kollegen zusammen an einem Projekt, doch ständig kommt es zu Verzögerungen, weil nicht alle über die selben Informationen verfügen. Dies ist nur eines von vielen Szenarien, in dem der Einsatz eines Workflow-Management-Systems durchaus sinnvoll ist. Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche andere Unternehmensbereiche, in denen ein Workflow-Management-System die Transparenz erhöhen kann. Insbesondere dort, wo mehrere Personen zusammenarbeiten und Informationen ausgetauscht und geteilt werden müssen. Aber auch für standardisierte Vorgänge, in denen die Reihenfolge der Bearbeitung strikt eingehalten werden muss wie z.B. bei einem Beschaffungsantrag ist ein Workflow-Management-System zweckmäßig.

Weitere Argumente liefert Ihnen dieses Video:


Workflow-Management-System - häufige Einsatzszenarien:

  • Urlaubsantrag
  • Beschaffungsantrag
  • Angebotsfreigabe
  • Dienstreiseantrag
  • Reklamationsmanagement
  • Bestellprozess
  • Rechnungsprüfung
  • Inventurprozess
  • Wareneingangsprozess


JobRouter - Unsere Workflow-Management-System Lösung

JobRouter ist ein flexibles und unabhängiges Workflow-Management-System zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dank der vielen Schnittstellen passt sich JobRouter jeder vorhandenen Systemumgebung an und unterstützt dokument- sowie datenbezogene Prozesse. Diese Workflow-Management-Software arbeitet komplett mit browserbasiert und ermöglicht die Abbildung, Steuerung und Überwachung von standortübergreifenden Prozessen.

Wie funktioniert das Workflow-Management mit JobRouter?

Eigene Workflows lassen sich mit dem JobRouter auch ohne Programmierkenntnisse aufsetzen. Dazu werden im Workflow Designer die gewünschten Abläufe als eine Kette von aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten definiert, mit Regeln verknüpft und jeder einzelne einer konkreten Person, spezifischen Rolle oder Personengruppe mit gleichen Funktionen zugewiesen. Prozesse können zur Sicherheit zunächst in einer Testumgebung erstellt und simuliert werden. Über eine Schnittstelle ist es möglich, Daten aus dem Produktivsystem zum „Live-Test“ in die Testumgebung zu transferieren. In entgegengesetzter Richtung wird der Prozess nach seiner Fertigstellung in die Produktivumgebung übertragen und steht den berechtigten Benutzern gemäß deren Profil als Anwendung zur Verfügung. Der Ablauf des Prozesses lässt sich auch in einer grafischen Darstellung überprüfen:

Workflow Management mit JobRouter

Wir passen das Workflow-Managment-System individuell an Ihr Unternehmen an

Für ein effizientes Workflow-Management sind neben der Software und fundierten Sachkenntnissen auch die passenden Schnittstellen und AddOns ausschlaggebend. Allerdings ist jedes Unternehmen einzigartig und somit sind es auch die Anforderungen an ein Workflow-Management-System. Unsere Spezialisten wählen für Sie die Software-Zusammenstellung aus, welche praxiserprobt und genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.

Auszug der Zusatzmodule für JobRouter
  • JobArchiv - revisionssichere Archivierung von Dokumenten
  • JobRouter DocuWare Integration - Anbindung von JobRouter an DocuWare
  • JobExplorer - JobRouter-Archive einfach und vollständig in das Windows-Dateisystem integrieren
  • JobFeRD - erstellen und verarbeiten von ZUGFeRD konformen Rechungen
  • JobMail Connect - JobRouter Archive an Outlook bzw. Microsoft Exchange anbinden
  • JobMind Head - automatisches Auslesen sämtlicher Kopfdaten einer Rechnung
  • JobOrderMatch - Positionen einer Eingangsrechnung den Positionen einer Bestellung oder eines Wareneingangs zugeordnen
  • JobPDF - generieren von PDFs auf Basis von Prozessdaten
  • JobSAP - ermöglicht JobRouter den Zugriff auf im SAP existierende Daten
  • JobStart - Modul zur Überwachung von Verzeichnissen und Email-Konten, um automatische Prozesse anzustoßen
  • JobSub - in Abwesenheitszeiten einen Vertreter auswählen
  • JobTimer - dient dem festlegen verschiedene Bearbeitungsfristen

weitere Zusatzmodule finden Sie hier.

                   

Das sagen unsere Kunden:

Gealan-Formteile GmbH

„Dank des Einsatzes von DocuWare und JobRouter können wir enorme Zeiteinsparung sowie Transparenz in unseren internen Geschäftsprozessen verzeichnen. Unsere Mitarbeiter können sehr viel effektiver arbeiten und durch die Schnittstellen zu unseren internen Softwares weiterhin ihre gewohnte Arbeitsumgebung nutzen.“

Gerd Neugebauer, Teamleiter IT

Zu unseren Referenzen

 

Workflow Management in Ihrer Firma einführen - so einfach geht's:

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Dank unserer langjährigen Erfahrung wissen wir genau worauf es bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ankommt.
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FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Was ist ein Workflow und was hat er mit Dokumentenmanagement zu tun?

Ein Workflow beschreibt einen ablaufenden Geschäftsprozess mit seinen einzelnen Prozessschritten und den daran beteiligten Kollegen in Ihrem Unternehmen.
Bei sämtlichen Geschäftsprozessen fallen in der Regel Dokumente wie z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. an. Diese müssen von einem oder mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Viele Dokumente stehen also mit sich anschließenden Workflows in Verbindung, weshalb Dokumentenmanagement und Workflowmanagement unweigerlich miteinander verbunden sind. Digitales Workflowmanagement bildet Ihre Geschäftsprozesse elektronisch ab und jeder Prozessschritt bzw. jede Aufgabe kann festgelegt und automatisch gesteuert werden. Vorteil ist, dass damit allen Beteiligten ab sofort dieselben Informationen zur Verfügung stehen, und es nicht mehr zu Verzögerungen und Unübersichtlichkeit kommt.
Ein gutes Dokumentenmanagement-System archiviert Ihre Geschäftspapiere digital sowie revisionssicher und bietet darüber hinaus im Bereich der Workflowsteuerung und -automatisierung noch zahlreiche Möglichkeiten.

Lernen Sie unsere beiden Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme DocuWare und JobRouter mit all ihren Vorteilen kennen.

Wie werden Bearbeitungschritte dokumentiert?

In DocuWare werden Bearbeitungsschritte mithilfe von digitalen Stempeln dokumentiert. Dies wird zum Beispiel im digitalen Rechnungseingang deutlich. Die einzelnen Rechnungen werden von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet. Verschiedene Verantwortliche müssen nacheinander die Dokumente prüfen und weitergeben. Damit keine Rechnung verloren geht oder übersehen wird, werden diese mit DocuWare im Archiv abgelegt und ein digitaler Workflow zur Prüfung und Bearbeitung gestartet. Über digitale Stempelsetzung können die verschiedenen Bearbeitungsschritte auf der Rechnung dokumentiert und festgehalten werden. So weiß jeder, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist.

Im JobRouter werden keine digitalen Stempel eingesetzt, der Bearbeitungsstatus wird hier über eine Art Protokoll nachvollzogen.

BPM, DPA – für was stehen diese Abkürzungen?

BPM = Business Process Management

Auf Deutsch übersetzt steht dieser Begriff für Geschäftsprozess Management. Dieses beinhaltet Methoden und zum Großteil software-gestützte Techniken mit denen Geschäftsprozesse designt, implementiert, analysiert und gesteuert werden, mit dem Ziel Effizienz zu steigern und die Unternehmensziele so besser zu erreichen.

DPA = Digital Process Automation

Dabei handelt es sich ume eine Weiterentwicklung des Begriffs BPM. Hierbei verschiebt sich jedoch der Fokus hin zu einer Kundenorientierung. Das bedeutet, dass die Geschäftprozesse darauf ausgerichtet werden die Kundenzufriedenheit zu steigern und weniger darauf die Kosten zu senken.

Weitere Fragen
Haben Sie weitere Fragen?
Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um das Thema Workflow-Management am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne!
Rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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