Prozessoptimierung durch effizientes Workflow-Management

Effektives Workflow Management mit System

Einer der größten Herausforderungen in Unternehmen ist die effiziente Steuerung, Kontrolle und Optimierung firmeninterner Prozesse. Da viele verschiedene Abteilungen eingebunden sind, ist die Koordination oft mit viel Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden.

Durch die Nutzung eines modernen Workflow-Management-Systems kann dieser Aufwand jedoch erheblich verringert werden und die Leistung Ihres Unternehmens signifikant steigen. Vor allem, wenn Sie viele standardisierte Abläufe in Ihrem Unternehmen vorfinden, stellt ein Workflow Management System die optimale Lösung dar, da es die Abarbeitung von Arbeitsschritten klar strukturiert eine einfache Überwachung des Prozessstatus möglich macht. Unsere Lösung für Sie: Workflow-Management mit DocuMatic JobRouter. Diese Software läßt sich leicht integrieren, da sie über Schnittstellen und Zusatzmodule leicht an Ihre vorhandene Unternehmenssoftware angepasst werden kann.

 

Was versteht man unter Workflow Management?

Bevor diese Frage beantwortet wird, macht es zunächst Sinn den Begriff Workflow zu definieren. Unter einem Workflow versteht man einen klar definierten Arbeitsablauf. Dieser ist immer gleich oder zumindest ähnlich und hat einen Auslöser wie z.B. den Eingang einer Rechnung oder einer internen Bedarfsanforderung.

Ein Arbeitsablauf bzw.Workflow besteht aus einem oder mehreren Arbeitsschritten, welche unter Umständen von verschiedenen Personen und/oder Abteilungen in einer vorgegebenen Reihenfolge abzuarbeiten sind. Innerhalb des Workflows werden Dokumente und Informationen von einem Mitarbeiter zum anderen weitergeleitet und eventuell an Folgesysteme übergeben. Kurz gesagt, legt ein Workflow fest, wer was bis wann erledigt haben muss.

Unter Workflow Management hingegen versteht man die Steuerung dieser Arbeitsabläufe, die heutzutage meistens computergestützt mit Hilfe von Workflow Management Systemen abläuft. Hauptaufgabe dabei ist die Definition der einzelnen Arbeitsschritte, die Koordination aller Beteiligten sowie die Kontrolle über den Bearbeitungsstatus.


Was bringt ein Workflow Managment System?

Kennen Sie das auch? Sie arbeiten mit Ihren Kollegen zusammen an einem Projekt, doch ständig kommt es zu Verzögerungen, weil nicht alle über die selben Informationen verfügen. Dies ist nur eines von vielen Szenarien, in dem der Einsatz eines Workflow Management Systems durchaus sinnvoll ist. Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche andere Unternehmensbereiche, in denen ein Workflow Management System die Transparenz erhöhen kann. Insbesondere dort, wo mehrere Personen zusammenarbeiten und Informationen ausgetauscht und geteilt werden müssen. Aber auch für standardisierte Vorgänge, in denen die Reihenfolge der Bearbeitung strikt eingehalten werden muss wie z.B. bei einem Beschaffungsantrag ist ein Workflow Management System zweckmäßig.


Workflow Management System - häufige Einsatzszenarien:

Geschäftsprozesse optimieren - transparenter & schneller werden!

Nutzen Sie die Vorteile eines digitalen Workflow Management Systems und profitieren Sie von unserem Know-How. Steuern, kontrollieren und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse zukünftig elektronisch mit JobRouter. Genauere Infos erhalten Sie hier in unserer Lösungsinfo:

Workflow Management & Prozessoptimierung mit DocuMatic JobRouter.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Ortsunabhängig
  • Vereinfachtes Monitoring aller Termine
  • Verbesserung des Informationsflusses
  • Einhaltung der Bearbeitungsreihenfolge
  • Verkürzung von Durchlaufzeiten
  • Kontrolle und Zuteilung von Benutzerrechten
  • Verbesserte Dokumentation


JobRouter - Unsere Workflow Management System Lösung

JobRouter ist ein flexibles und unabhängiges Workflow-Management-System, um gewünschte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Dank der vielen Schnittstellen passt sich JobRouter jeder vorhandenen Systemumgebung an und unterstützt dokument- sowie datenbezogene Prozesse. Diese Workflow Management Software arbeitet komplett mit Webtechnologie. Das ermöglicht die Abbildung, Steuerung und Überwachung von standortübergreifenden Prozessen.

Wie funktioniert das Workflow Management mit JobRouter?

Eigene Workflows lassen sich mit dem JobRouter auch ohne Programmierkenntnisse aufsetzen. Dazu werden im Workflow Designer die gewünschten Abläufe als eine Kette von aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten definiert, mit Regeln verknüpft und jeder Einzelne einer konkreten Person, spezifischen Rolle oder Personengruppe mit gleichen Funktionen zugewiesen. Diese Prozesse können zur Sicherheit zuerst in einer zum Produktivsystem unabhängigen Testumgebung erstellt, geprüft und anschließend zwischen ihnen problemlos hin und her transferiert werden. Der Ablauf des Prozesses lässt sich auch in einer grafischen Übersicht überprüfen.

Workflow Management mit JobRouter

Wir passen das Workflow Managment System individuell an Ihr Unternehmen an

Für ein effizientes Workflow-Management sind neben der Software und fundierten Sachkenntnissen auch die passenden Schnittstellen und AddOns ausschlaggebend. Allerdings ist jedes Unternehmen einzigartig und somit sind es auch die Anforderungen an ein Workflow-Management-System. Unsere Spezialisten wählen für Sie die Software-Zusammenstellung aus, welche praxiserprobt und trotzdem genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.

Zusatzmodule und AddOns für JobRouter

                   

Vorteile eines digitalen Workflow Managements mit JobRouter

Bedienkomfort für den Anwender

In der Eingangsbox sind alle für den Benutzer vorliegenden Aufgaben angezeigt. Die Bearbeitung erfolgt durch frei gestaltbare Bildschirmformulare, in denen die Inhalte des Geschäftsprozesses angezeigt und editiert werden können. Um die Bedienung zu vereinfachen, gibt es die Möglichkeit der „Stapelbearbeitung“, wodurch sich der Anwender Vorgänge nacheinander anzeigen lassen und sofort abarbeiten kann. Zudem kann über den Eingang neuer Aufgaben per E-Mail informiert werden.

Geschäftsprozesse optimieren

Jeder Mitarbeiter kann sofort den Verlauf der von ihm bearbeiteten Vorgänge einsehen. Prozessverantwortliche verfügen über die Berechtigung alle Vorgänge zu überwachen und ggf. in den Ablauf einzugreifen. Das Workflow- Management-System dokumentiert automatisch jeden Vorgang. So können zeitintensive Recherchen über den Status eines Vorgangs vermieden werden. Parallele Vorgangsbearbeitung, Eskalationsregeln und automatische Benachrichtigungen helfen ebenfalls dabei Bearbeitungszeiten zu verkürzen.

Einfache Integration

Das Workflow-Management-System DocuMatic JobRouter läuft webbasiert über alle gängigen Internetbrowser (z.B. Chrome, Safari, Firefox etc.) und ist somit plattformunabhängig. Die Software muss einmal auf einem zentralen Server installiert werden und ist danach sofort ohne administrativen Aufwand von allen Arbeitsrechnern aus zu nutzen.

Bearbeitungszeiten verkürzen

Für einzelne Prozessschritte können Termine vorgegeben werden, die bestimmen, zu welchem Zeitpunkt oder in welchem Zeitraum der Vorgang erledigt sein muss. Sollten diese überschritten werden, wird ein vorher festgelegtes Eskalations-Ereignis ausgelöst, z.B. die Versendung einer Erinnerungs-E-Mail.

DocuMatic JobRouter – skalierbar & flexibel

Das Workflow-Managment-System DocuMatic JobRouter ist flexibel und auf die Wachstumsentwicklung Ihrer Organisation ausgerichtet. Er lässt sich nicht nur an jede Betriebsgröße anpassen, sondern ist durch seine Branchenunabhängigkeit sowohl für Produktions- als auch Dienstleistungsunternehmen eine wertvolle Technologie, um Ihre Geschäftsprozesse flexibel und zeitsparend zu optimieren.

Schnittstellen zu externen Anwendungen

JobRouter verfügt über zahlreiche Schnittstellen zu ERP, Fibu, DMS, CRM und Datenbank Software. Mit diesem Workflow-Managment-System ist es darüber hinaus möglich, auf andere Datenbanksysteme zuzugreifen und deren Inhalte in den Bildschirm-Formularen zu nutzen. Durch diese Möglichkeit können Sie Daten aus externen Applikationen abrufen und damit die eingegebenen Informationen überprüfen.

Haben Sie weitere Fragen?

Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um das Thema Workflow Management am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne!
Rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder
schreiben Sie uns eine Nachricht.
 
Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb

 

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