Prozessoptimierung durch effizientes Workflow-Management
Effektives Workflow-Management mit System
Eine der größten Herausforderungen in Unternehmen ist die effiziente Steuerung, Kontrolle und Optimierung firmeninterner Prozesse. Da viele verschiedene Abteilungen eingebunden sind, ist die Koordination oft mit viel Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden.
Durch die Nutzung eines modernen Workflow-Management-Systems kann dieser Aufwand jedoch erheblich verringert werden und die Leistung Ihres Unternehmens signifikant steigen. Vor allem, wenn Sie viele standardisierte Abläufe in Ihrem Unternehmen vorfinden, stellt ein Workflow-Management-System die optimale Lösung dar, da es die Abarbeitung von Arbeitsschritten klar strukturiert und eine einfache Überwachung des Prozessstatus möglich macht. Unsere Lösung für Sie: Workflow-Management mit DocuMatic JobRouter. Diese Software läßt sich leicht integrieren, da sie über Schnittstellen und Zusatzmodule einfach an Ihre vorhandene Unternehmenssoftware angepasst werden kann.
Die Vorteile auf einen Blick
- ortsunabhängig
- vereinfachtes Monitoring aller Termine
- Verbesserung des Informationsflusses
- Einhaltung der Bearbeitungsreihenfolge
- Verkürzung von Durchlaufzeiten
- Kontrolle und Zuteilung von Benutzerrechten
- verbesserte Dokumentation
Vorteile eines digitalen Workflow-Managements mit JobRouter
Verschaffen Sie sich einen Einblick in die Lösung:
Das JobRouter Dashboard
Dienstanträge kinderleicht stellen mit JobRouter
Krankmeldungen über den JobRouter absetzen und die AU gleich mit hochladen
Auch die Urlaubsanträge lassen sich schnell und einfach stellen
Der Vorgesetzte kann diese dann genauso einfach genehmigen bzw. ablehnen
Sie möchten Ihre Geschäftsprozesse optimieren und dadurch transparenter und schneller werden? Nutzen Sie die Vorteile eines digitalen Workflow-Management-Systems und profitieren Sie von unserem Know-How. Steuern, kontrollieren und optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse zukünftig elektronisch mit JobRouter.
Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation. Kontaktieren Sie uns und wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen.
Demo anfragenWas versteht man unter Workflow-Management?
Bevor diese Frage beantwortet wird, macht es zunächst Sinn den Begriff Workflow zu definieren. Unter einem Workflow versteht man einen klar definierten Arbeitsablauf. Dieser ist immer gleich oder zumindest ähnlich und hat einen Auslöser wie z.B. den Eingang einer Rechnung oder einer internen Bedarfsanforderung.
Ein Arbeitsablauf bzw.Workflow besteht aus einem oder mehreren Arbeitsschritten, welche unter Umständen von verschiedenen Personen und/oder Abteilungen in einer vorgegebenen Reihenfolge abzuarbeiten sind. Innerhalb des Workflows werden Dokumente und Informationen von einem Mitarbeiter zum anderen weitergeleitet und eventuell an Folgesysteme übergeben. Kurz gesagt, legt ein Workflow fest, wer was bis wann erledigt haben muss.
Unter Workflow-Management (auch BPM oder DPA genannt) hingegen versteht man die Steuerung dieser Arbeitsabläufe, die heutzutage meistens computergestützt mit Hilfe von Workflow-Management-Systemen abläuft. Hauptaufgabe dabei ist die Definition der einzelnen Arbeitsschritte, die Koordination aller Beteiligten sowie die Kontrolle über den Bearbeitungsstatus.
Was bringt ein Workflow-Management-System?
Kennen Sie das auch? Sie arbeiten mit Ihren Kollegen zusammen an einem Projekt, doch ständig kommt es zu Verzögerungen, weil nicht alle über die selben Informationen verfügen. Dies ist nur eines von vielen Szenarien, in dem der Einsatz eines Workflow-Management-Systems durchaus sinnvoll ist. Darüber hinaus gibt es noch zahlreiche andere Unternehmensbereiche, in denen ein Workflow-Management-System die Transparenz erhöhen kann. Insbesondere dort, wo mehrere Personen zusammenarbeiten und Informationen ausgetauscht und geteilt werden müssen. Aber auch für standardisierte Vorgänge, in denen die Reihenfolge der Bearbeitung strikt eingehalten werden muss wie z.B. bei einem Beschaffungsantrag ist ein Workflow-Management-System zweckmäßig.
Workflow-Management-System - häufige Einsatzszenarien:
- Urlaubsantrag
- Beschaffungsantrag
- Angebotsfreigabe
- Dienstreiseantrag
- Reklamationsmanagement
- Bestellprozess
- Rechnungsprüfung
- Inventurprozess
- Wareneingangsprozess
JobRouter - Unsere Workflow-Management-System Lösung
JobRouter ist ein flexibles und unabhängiges Workflow-Management-System zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dank der vielen Schnittstellen passt sich JobRouter jeder vorhandenen Systemumgebung an und unterstützt dokument- sowie datenbezogene Prozesse. Diese Workflow-Management-Software arbeitet komplett mit browserbasiert und ermöglicht die Abbildung, Steuerung und Überwachung von standortübergreifenden Prozessen.
Wie funktioniert das Workflow-Management mit JobRouter?
Eigene Workflows lassen sich mit dem JobRouter auch ohne Programmierkenntnisse aufsetzen. Dazu werden im Workflow Designer die gewünschten Abläufe als eine Kette von aufeinanderfolgenden Arbeitsschritten definiert, mit Regeln verknüpft und jeder einzelne einer konkreten Person, spezifischen Rolle oder Personengruppe mit gleichen Funktionen zugewiesen. Prozesse können zur Sicherheit zunächst in einer Testumgebung erstellt und simuliert werden. Über eine Schnittstelle ist es möglich, Daten aus dem Produktivsystem zum „Live-Test“ in die Testumgebung zu transferieren. In entgegengesetzter Richtung wird der Prozess nach seiner Fertigstellung in die Produktivumgebung übertragen und steht den berechtigten Benutzern gemäß deren Profil als Anwendung zur Verfügung. Der Ablauf des Prozesses lässt sich auch in einer grafischen Darstellung überprüfen:
Wir passen das Workflow-Managment-System individuell an Ihr Unternehmen an
Für ein effizientes Workflow-Management sind neben der Software und fundierten Sachkenntnissen auch die passenden Schnittstellen und AddOns ausschlaggebend. Allerdings ist jedes Unternehmen einzigartig und somit sind es auch die Anforderungen an ein Workflow-Management-System. Unsere Spezialisten wählen für Sie die Software-Zusammenstellung aus, welche praxiserprobt und genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.
- JobArchiv - revisionssichere Archivierung von Dokumenten
- JobRouter DocuWare Integration - Anbindung von JobRouter an DocuWare
- JobExplorer - JobRouter-Archive einfach und vollständig in das Windows-Dateisystem integrieren
- JobFeRD - erstellen und verarbeiten von ZUGFeRD konformen Rechungen
- JobMail Connect - JobRouter Archive an Outlook bzw. Microsoft Exchange anbinden
- JobMind Head - automatisches Auslesen sämtlicher Kopfdaten einer Rechnung
- JobOrderMatch - Positionen einer Eingangsrechnung den Positionen einer Bestellung oder eines Wareneingangs zugeordnen
- JobPDF - generieren von PDFs auf Basis von Prozessdaten
- JobSAP - ermöglicht JobRouter den Zugriff auf im SAP existierende Daten
- JobStart - Modul zur Überwachung von Verzeichnissen und Email-Konten, um automatische Prozesse anzustoßen
- JobSub - in Abwesenheitszeiten einen Vertreter auswählen
- JobTimer - dient dem festlegen verschiedene Bearbeitungsfristen
weitere Zusatzmodule finden Sie hier.
Das sagen unsere Kunden:
Gealan-Formteile GmbH
„Dank des Einsatzes von DocuWare und JobRouter können wir enorme Zeiteinsparung sowie Transparenz in unseren internen Geschäftsprozessen verzeichnen. Unsere Mitarbeiter können sehr viel effektiver arbeiten und durch die Schnittstellen zu unseren internen Softwares weiterhin ihre gewohnte Arbeitsumgebung nutzen.“
Gerd Neugebauer, Teamleiter IT
Workflow Management in Ihrer Firma einführen - so einfach geht's:
FAQ
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Ein Workflow beschreibt einen ablaufenden Geschäftsprozess mit seinen einzelnen Prozessschritten und den daran beteiligten Kollegen in Ihrem Unternehmen.
Bei sämtlichen Geschäftsprozessen fallen in der Regel Dokumente wie z.B. Auftragsbestätigungen, Rechnungen etc. an. Diese müssen von einem oder mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Viele Dokumente stehen also mit sich anschließenden Workflows in Verbindung, weshalb Dokumentenmanagement und Workflowmanagement unweigerlich miteinander verbunden sind. Digitales Workflowmanagement bildet Ihre Geschäftsprozesse elektronisch ab und jeder Prozessschritt bzw. jede Aufgabe kann festgelegt und automatisch gesteuert werden. Vorteil ist, dass damit allen Beteiligten ab sofort dieselben Informationen zur Verfügung stehen, und es nicht mehr zu Verzögerungen und Unübersichtlichkeit kommt.
Ein gutes Dokumentenmanagement-System archiviert Ihre Geschäftspapiere digital sowie revisionssicher und bietet darüber hinaus im Bereich der Workflowsteuerung und -automatisierung noch zahlreiche Möglichkeiten.
Lernen Sie unsere beiden Dokumenten- und Workflow-Management-Systeme DocuWare und JobRouter mit all ihren Vorteilen kennen.
In DocuWare werden Bearbeitungsschritte mithilfe von digitalen Stempeln dokumentiert. Dies wird zum Beispiel im digitalen Rechnungseingang deutlich. Die einzelnen Rechnungen werden von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet. Verschiedene Verantwortliche müssen nacheinander die Dokumente prüfen und weitergeben. Damit keine Rechnung verloren geht oder übersehen wird, werden diese mit DocuWare im Archiv abgelegt und ein digitaler Workflow zur Prüfung und Bearbeitung gestartet. Über digitale Stempelsetzung können die verschiedenen Bearbeitungsschritte auf der Rechnung dokumentiert und festgehalten werden. So weiß jeder, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist.
Im JobRouter werden keine digitalen Stempel eingesetzt, der Bearbeitungsstatus wird hier über eine Art Protokoll nachvollzogen.
BPM = Business Process Management
Auf Deutsch übersetzt steht dieser Begriff für Geschäftsprozess Management. Dieses beinhaltet Methoden und zum Großteil software-gestützte Techniken mit denen Geschäftsprozesse designt, implementiert, analysiert und gesteuert werden, mit dem Ziel Effizienz zu steigern und die Unternehmensziele so besser zu erreichen.
DPA = Digital Process Automation
Dabei handelt es sich ume eine Weiterentwicklung des Begriffs BPM. Hierbei verschiebt sich jedoch der Fokus hin zu einer Kundenorientierung. Das bedeutet, dass die Geschäftprozesse darauf ausgerichtet werden die Kundenzufriedenheit zu steigern und weniger darauf die Kosten zu senken.
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