Elektronische Personalakte - elektronische Sammlung, Aufbewahrung und Bearbeitung

Elektronische Personalakte

Die elektronische Personalakte auf dem Vormarsch

Und das aus sehr gutem Grund: Alle wichtigen Daten und Informationen zu den Mitarbeitern Ihres Unternehmens liegen strukturiert und gebündelt an einem Ort und können sicher und schnell gefunden werden.

In der elektronischen Personalakte finden alle Dokumente ihren Platz, ob Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiterstammblätter, Verträge aller Art, Notizen von Mitarbeitergesprächen oder monatliche Berichte wie Gehaltsabrechnungen. Alle relevanten Personalunterlagen können hier zentral gesammelt und aufbewahrt werden. Dies verschafft Ihnen nicht nur Transparenz, sondern auch eine große Zeit- und Kostenersparnis, da Sie nicht mehr für jeden Mitarbeiter einen Aktenordner anlegen, schnell verfügbar aufbewahren und gleichzeitig vor unberechtigtem Zugriff schützen müssen. Desweiteren ist es anhand der elektronischen Personalakte auch einfacher, jedem Mitarbeiter im Hinblick auf § 83 Betriebsverfassungsgesetz jederzeit Einsicht in seine Unterlagen zu gewähren.

Je nach Anzahl der aktuellen und ehemaligen Mitarbeiter kann ein Personalarchiv schnell ganze Räume füllen und das Auffinden bestimmter Akten mit langen Suchzeiten verbunden sein. Mit der elektronischen Personalakte im Zuge eines Dokumenten-Management-Systems muss nur der Name eines Mitarbeiters am PC eingegeben werden und schon erscheint dessen gesamte Personalakte. Das schafft Freiräume für die Betreuung der Mitarbeiter oder die Personalentwicklung. Und davon profitiert letztendlich vor allem Ihr Unternehmen selbst.

Einheitliches Berechtigungskonzept

Personaldaten sind sensible Daten, die vor unberechtigtem Zugriff geschützt und sicher verwahrt werden müssen. Laut § 32 BDSG dürfen nur Personen auf die Daten zugreifen, die dies im Rahmen ihrer Arbeit tun müssen, oder der Mitarbeiter selbst. Mit dem Dokumenten-Management-System können Sie ein umfassendes Berechtigungssystem einrichten - mit individuellen Zugriffsrechten.

Eingabekontrolle bereits enthalten

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen Änderungen und Ergänzungen an Dokumenten einer Personalakte dokumentiert werden. Mit der elektronischen Personalakte im Rahmen eines Dokumenten-Management Systems werden automatisch alle Benutzeraktionen protokolliert, sodass jederzeit nachvoll- ziehbar ist, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. So werden alle gesetzlichen Vorschriften erfüllen.

Einbindung in Workflows

Mit einem DMS haben Sie die Möglichkeit, die elektronische Personalakte in automatisierte Workflows Ihres Unternehmens einzubinden, sodass die Ergebnisse eines Workflows, z.B. eines automatisierten Prozesses für Urlaubsanträge, automatisch in der elektronischen Personalakte abgelegt werden können und auch die Zeiterfassungen hier dokumentiert sind.

Einfache Suchen durch Stichwörter

Eine Personalabteilung muss je nach Mitarbeiteranzahl flexibel und schnell auskunftsbereit sein und auf viele Anfragen der Mitarbeiter reagieren können. Daher gibt es neben der Volltextsuche auch die Möglichkeit, eine Stichwortsuche einzurichten, bei welcher man Suchanfragen, die öfter wiederkehren, als Favoriten speichern und so mit einem Klick aufrufen kann.

Aufbewahrungspflicht eingehalten

Beim Archivieren der einzelnen Dokumente in die elektronische Personalakte können Sie festlegen, wie lange dieses Dokument aufbewahrt werden soll. Dieses Datum kann entweder manuell oder automatisiert nach Dokumententyp eingegeben werden.