Elektronische Personalakte

Elektronische Personalakte - Warum?

Die elektronische Personalakte ist auf dem Vormarsch - und das aus sehr gutem Grund: Alle wichtigen Daten und Informationen zu den Mitarbeitern Ihres Unternehmens liegen strukturiert und gebündelt an einem Ort und können sicher und schnell eingesehen werden.

So archiviert man Personaldokumente heute - rechtssicher & zeitsparend

Ob Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiterstammblätter, Verträge aller Art, Notizen von Mitarbeitergesprächen oder monatliche Gehaltsabrechnungen - alle relevanten Personalunterlagen können hier zentral gesammelt und aufbewahrt werden. Dies verschafft Ihnen nicht nur Transparenz, sondern auch eine große Zeit- und Kostenersparnis, da Sie nicht mehr für jeden Mitarbeiter einen Aktenordner anlegen, schnell verfügbar aufbewahren und gleichzeitig vor unberechtigtem Zugriff schützen müssen. Desweiteren ist es anhand der elektronischen Personalakte auch einfacher, jedem Mitarbeiter im Hinblick auf § 83 Betriebsverfassungsgesetz jederzeit Einsicht in seine Unterlagen zu gewähren.

 

Die Vorteile auf einen Blick

  • Abbau Papierarchiv
  • bessere Auskunftsfähigkeit & Transparenz
  • schnelle Akteneinsicht (auch standortübergreifend)
  • exakte Erfüllung der Aufbewahrungspflichten
  • Automatisierungsmöglichkeiten durch Workflowanbindung
  • Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutzregelungen
  • strukturierte Ablage
Ja, ich will von diesen Vorteilen profitieren und kostenlos beraten werden

 

Das spricht für die elektronische Personalakte

Platzsparend und übersichtlich

Je nach Anzahl der aktuellen und ehemaligen Mitarbeiter kann ein Personalarchiv schnell ganze Räume füllen und das Auffinden bestimmter Akten mit langen Suchzeiten verbunden sein. Mit der elektronischen Personalakte im Zuge eines Dokumenten-Management-Systems muss nur der Name eines Mitarbeiters am PC eingegeben werden und schon erscheint dessen gesamte Personalakte.

Individuelle Zugriffsberechtigung

Personaldaten sind sensible Daten, die vor unberechtigtem Zugriff geschützt und sicher verwahrt werden müssen. Laut § 32 DSGVO dürfen nur Personen auf die Daten zugreifen, die dies im Rahmen ihrer Arbeit tun müssen, oder der Mitarbeiter selbst. Mit dem Dokumentenmanagement-System können Sie ein umfassendes Berechtigungssystem einrichten - mit individuellen Zugriffsrechten.

Einfache Suche nach Stichwörtern

Eine Personalabteilung muss je nach Mitarbeiteranzahl flexibel und schnell auskunftsbereit sein und auf viele Anfragen der Mitarbeiter reagieren können. Daher gibt es neben der Volltextsuche auch die Möglichkeit, eine Stichwortsuche einzurichten, bei welcher man Suchanfragen, die öfter wiederkehren, als Favoriten speichern und so mit einem Klick aufrufen kann.

Aufbewahrungspflicht ist gewährleistet

Beim Archivieren der einzelnen Dokumente in die elektronische Personalakte können Sie festlegen, wie lange dieses Dokument aufbewahrt werden soll. Dieses Datum kann entweder manuell oder automatisiert nach Dokumententyp eingegeben werden. So gehen Sie sicher, dass jedes Dokument so lange aufbewahrt wird wie nötig.

Workfloweinbindung möglich

Mit einem Dokumentenmanagement System haben Sie die Möglichkeit, die elektronische Personalakte in automatisierte Workflows einzubinden. So können die Ergebnisse eines Workflows, z.B. eines Prozesses für Urlaubsanträge, automatisch in der elektronischen Personalakte abgelegt werden. Darüber hinaus können auch die Zeiterfassungen hier dokumentiert werden.

Integrierte Änderungsverfolgung

Änderungen und Ergänzungen an Dokumenten einer Personalakte müssen vom Arbeitgeber dokumentiert werden. Mit der elektronischen Personalakte im Rahmen eines Dokumentenmanagement Systems werden automatisch alle Benutzeraktionen protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. So werden alle gesetzlichen Vorschriften erfüllt.

 

Verschaffen Sie sich einen Einblick in die Lösung:

E-Mail Bewerbungen ganz einfach aus dem Mailsystem heraus im DMS ablegen

Über die Ablagemaske wird die E-Mail verschlagwortet und anschließend im Archiv abgelegt

Über die Suchmaske werden sämtliche Personaldokumente schnell und einfach wiedergefunden

Mit einem Klick haben Sie alle relevanten Dokumente einer Personalakte auf einen Blick verfügbar

Die Personalakte eines jeden Mitarbeiters lässt sich in Ordnern strukturieren

Auch mit dem JobRouter lassen sich Personalakten verwalten

Ansicht einer Mitarbeiterakte im JobRouter

Lassen Sie sich alle Dokumente zu einem bestimmten Mitarbeiter anzeigen

 

Lernen Sie unsere Lösung kennen

Sie möchten Ihre Personaldokumente in Zukunft einfach, rechtssicher und zentral ablegen? Dann nutzen Sie hierfür die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements und profitieren Sie von unserem Know-How. Verwalten Sie Ihre Personalakten zukünftig elektronisch mit DocuWare oder JobRouter.

Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation. Kontaktieren Sie uns und wir vereinbaren gerne einen Termin mit Ihnen.

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Digitale Personalakte - die rechtlichen Aspekte

Eine Personalakte enthält viele sensible Daten, die nicht in unbefugte Hände geraten dürfen. Deshalb unterliegt die digitale genauso wie die in Papierform vorliegende Personalakte bestimmten rechtlichen Anforderungen. Ein Dokumentenmanagement-System unterstützt Sie bei der Einhaltung dieser Bestimmungen.

Der Datenschutz ist hier oberstes Gebot

Dazu gehört in erster Linie, dass die digitale Personalakte - wie auch ihr Pendant die Papierakte - nicht für Unbefugte zugänglich sein darf. Bei der elektronischen Version muss jedoch eine differenzierte Rechtestruktur gewährleistet werden, damit die Berechtigten auch nur auf die Daten zugreifen können, für die sie die Befugnis haben. Außerdem muss auch im Nachhinein feststellbar sein, ob und von wem personenbezogene Daten eingetragen, verändert oder gelöscht worden sind. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist der Arbeitgeber ebenfalls dazu verpflichtet dafür zu sorgen, dass Daten nicht länger aufbewahrt werden als gesetzlich vorgeschrieben. Hierbei unterstützt das Dokumentenmanagement-System, indem automatische Löschfristen hinterlegt werden können.

Weitere rechtliche Rahmenbedingungen

Neben den gesetzlichen Vorgaben, die vor allem dem Datenschutz dienen, gibt es noch zahlreiche weitere Bedingungen, die auch schon für die Akte in Papierform gelten, wie z.B. das Einsichtrecht des Mitarbeiters. Bei der digitalen Personalakte ist darüber hinaus zusätzlich vor der Einführung zu beachten, dass die Mitarbeiter der Speicherung ihrer Daten schriftlich zustimmen müssen. Dies entfällt, wenn die Zustimmung bereits im Rahmen des Arbeitsvertrages erfolgt ist bzw. wenn der Betriebsrat der Einführung einer digitalen Akte zustimmt.

 

 

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FAQ

Die Fragen unserer Kunden zum Thema Dokumentenmanagement sind genauso individuell wie die entsprechenden Lösungen.
Hier haben wir einige der häufigsten Kundenfragen zusammengestellt:
Wie gelangen die Dokumente ins Archiv und wie finde ich sie wieder?

Es gibt verschiedenste Wege um Dokumente zu archivieren. Papierdokumente werden zunächst gescannt und mittels OCR-Technik in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Dokumente, die bereits in digitaler Form vorliegen können importiert, via Drag & Drop hinzugefügt oder direkt aus einer Softwareanwendung bzw. dem Mailprogramm heraus archiviert werden. Vor der Ablage im Archiv werden alle Dokumente mit Schlagworten versehen, damit sie später auch über die Suchmaske wiedergefunden werden können. Beim Ablagevorgang unterstützt Sie Intelligent Indexing d.h. das Tippen entfällt, da die Daten mit dem Mauszeiger einfach in der Datei markiert werden und schon erscheinen Sie im zugehörigen Feld. Zusätzlich ist das Programm auch lernfähig, da es wiederkehrende Dokumente erkennt und die Felder dann automatisch befüllt.

Möchte man ein Dokument wieder heraussuchen, stehen je nach Abteilung verschiedenste Suchfelder wie z.B. Mitarbeiter-/Bewerbername, Personalnummer etc. zur Verfügung. Auch das durchsuchen ganzer Dokumente nach bestimmten Begriffen ist dank Volltextsuche möglich. Darüber hinaus können bei entsprechender Berechtigung alle Dokumente auch wieder ins Originalformat exportiert werden z.B. als Excelliste oder E-Mail.

Welche Dokumentenarten kann man mit DocuWare archivieren?

Archiviert werden kann jegliche Art von Dokumenten, egal, um welche Art es sich handelt.
Sie können Ihre Bewerbungen, Gehaltszettel, E-Mails, Verträge oder sonstige Personaldokumente archivieren - alles wird sauber und strukturiert digital abgelegt und ist jederzeit per Klick wiederauffindbar. Auch unterschiedliche Dateiformate wie Word- und Exceldokumente, PDFs und sogar Bilddateien können abgelegt werden.

Darf man mit einem Dokumentenmanagement-System auch Verträge archivieren?

Genauso wie jedes andere Dokument dürfen selbstverständlich auch Verträge in einem DMS archiviert werden. Im Gegensatz zu Rechnungen, Lieferscheinen & Co. sollte man Verträge mit Unterschriften zur Sicherheit trotzdem noch im Original aufbewahren. Für den (äußerst unwahrscheinlichen) Fall, dass man bei einer Rechtsstreitigkeit vor Gericht ein Original vorlegen muss, damit eine Unterschrift forensisch untersucht werden kann, ist man auf der sicheren Seite, wenn man dieses noch in einem physischen Archiv zur Hand hat.

Kann man bei einem Dokumentenmanagement-System automatische Löschfristen hinterlegen?

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, gewisse Dokumente bestimmte Zeitspannen lang aufzubewahren. Je nach Dokumentenart handelt es sich um 6 oder 10 Jahre. Manche Dokumente müssen sogar länger als 10 Jahre archiviert werden.

Es ist wichtig, die genauen Fristen des Gesetzgebers zu kennen, um eine effektive und hilfreiche elektronische Ablage zu generieren. Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen durch einstellbare Routinen, Dokumente aufzubewahren und nach vorgegebener Zeit zu löschen.
Es erkennt anhand des Dokumententyps oder Erstelldatums, wann ein Dokument sein Verfalldatum erreicht hat und kann es dann eigenständig löchen. Dies ist vor allem sinnvoll für Dokumente, die einer gesetzlichen Löschungspflicht unterliegen, z.B. im Personalbereich. Alternativ kann dem Nutzer angezeigt werden, dass ein Verfalldatum erreicht ist, und er kann das Dokument manuell löschen. Auch können für Dokumente individuelle Verfallsdaten festgelegt werden, falls diese länger als 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Dies gilt z.B. für Dokumente, die zu einem schwebenden Verfahren gehören.

Wie bekomme ich meine Papierakten in das Dokumentenmanagement-System?

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems müssen Papierdokumente, die im DMS archiviert werden sollen digitalisiert werden, indem man die einzelnen Seiten scannt. Bei wenigen Akten, kann man dies in der Regel selbst bewerkstelligen. Sind allerdings große Papierbestände vorhanden, ist dies neben dem normalen Tagesgeschäft in der Regel nicht machbar. In diesem Fall gibt es spezielle Scandienstleister, die die Digitalisierung Ihrer Akten für Sie übernehmen können. Steigauf bietet diesen Service nicht an, wir können Ihnen jedoch gerne einen Dienstleister empfehlen.

Kann man von extern bzw. unterwegs auf das digitale Archiv zugreifen?

Die Programme DocuWare und JobRouter arbeiten beide mit einem browserbasierten Client (Web-Client/-Frontend). Daher können Sie von unterwegs aus mit jedem mobilen internetfähigen Gerät mit Internet-Zugang auf Dokumente und Vorgänge zugreifen - alles selbstverständlich verschlüsselt. Gegebenenfalls ist ein VPN-Zugang oder ähnliches notwendig, um auf Ihren Server zugreifen zu können.

Weitere Fragen
Haben Sie weitere Fragen?
Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um die elektronische Personalakte am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne!
Rufen Sie uns einfach unter (089) 41 11 862 -10 an oder

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Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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