Elektronische Personalakte mit DocuWare

Elektronische Personalakte - Warum?

Die elektronische Personalakte ist auf dem Vormarsch - und das aus sehr gutem Grund: Alle wichtigen Daten und Informationen zu den Mitarbeitern Ihres Unternehmens liegen strukturiert und gebündelt an einem Ort und können sicher und schnell eingesehen werden.

So archiviert man Personaldokumente heute - rechtssicher & zeitsparend

Ob Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiterstammblätter, Verträge aller Art, Notizen von Mitarbeitergesprächen oder monatliche Berichte wie Gehaltsabrechnungen, alle relevanten Personalunterlagen können hier zentral gesammelt und aufbewahrt werden. Dies verschafft Ihnen nicht nur Transparenz, sondern auch eine große Zeit- und Kostenersparnis, da Sie nicht mehr für jeden Mitarbeiter einen Aktenordner anlegen, schnell verfügbar aufbewahren und gleichzeitig vor unberechtigtem Zugriff schützen müssen. Desweiteren ist es anhand der elektronischen Personalakte auch einfacher, jedem Mitarbeiter im Hinblick auf § 83 Betriebsverfassungsgesetz jederzeit Einsicht in seine Unterlagen zu gewähren.

 

 

Digitale Personalakte - die rechtlichen Aspekte

Eine Personalakte enthält viele sensible Daten, die nicht in unbefugte Hände geraten dürfen. Deshalb unterliegt die digitale Personalakte genauso wie die physische Form auch bestimmten rechtlichen Anforderungen. Ein Dokumenten-Management-System unterstützt Sie bei der Einhaltung dieser Bestimmungen.

Der Datenschutz hat hier oberstes Gebot

Dazu gehört in erster Linie, dass die digitale Personalakte - wie auch ihr Pendant die Papierakte - nicht für Unbefugte zugänglich sein darf. Bei der elektronischen Version muss jedoch eine differenzierte Rechtestruktur gewährleistet werden, damit die Berechtigten auch nur auf die Daten zugreifen können, für die sie die Befugnis haben. Außerdem muss auch im Nachhinein feststellbar sein, ob und von wem personenbezogene Daten eingetragen, verändert oder gelöscht worden sind. Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist der Arbeitgeber ebenfalls dazu verpflichtet dafür zu sorgen, dass Daten nicht länger aufbewahrt werden als gesetzlich vorgeschrieben. Hierbei unterstützt das Dokumenten-Management-System, indem automatische Löschfristen hinterlegt werden können.

Weitere rechtliche Rahmenbedingungen

Neben den gesetzlichen Vorgaben, die vor allem dem Datenschutz dienen, gibt es noch zahlreiche weitere Bedingungen, die auch schon für die Akte in Papierform gelten, wie z.B. das Einsichtrecht des Mitarbeiters. Bei der digitalen Personalakte ist darüber hinaus zusätzlich vor der Einführung zu beachten, dass die Mitarbeiter der Speicherung ihrer Daten schriftlich zustimmen müssen. Dies entfällt, wenn die Zustimmung bereits im Rahmen des Arbeitsvertrages erfolgt ist bzw. wenn der Betriebsrat der Einführung einer digitalen Akte zustimmt.

 

Unsere Lösung:

Elektronische Personalakte mit DocuWare

Nutzen Sie die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems und profitieren Sie von unserem Know-How. Verwalten Sie Ihre Personalakten zukünftig elektronisch mit DocuWare. Genaue Infos erhalten Sie in unserer Lösungsinformation:

Elektronische Personalakte mit DocuWare


 

Die Vorteile auf einen Blick

  • Abbau Papierarchiv
  • schnelle Akteneinsicht (auch standortübergreifend)
  • exakte Erfüllung der Aufbewahrungspflichten
  • klare Regelung von Zugriffsberechtigungen
  • Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutzregelungen

 

 

Das spricht für die elektronische Personalakte mit DocuWare

platzsparend und übersichtlich

Je nach Anzahl der aktuellen und ehemaligen Mitarbeiter kann ein Personalarchiv schnell ganze Räume füllen und das Auffinden bestimmter Akten mit langen Suchzeiten verbunden sein. Mit der elektronischen Personalakte im Zuge eines Dokumenten-Management-Systems muss nur der Name eines Mitarbeiters am PC eingegeben werden und schon erscheint dessen gesamte Personalakte.

individuelle Zugriffsberechtigung

Personaldaten sind sensible Daten, die vor unberechtigtem Zugriff geschützt und sicher verwahrt werden müssen. Laut § 32 DSGVO dürfen nur Personen auf die Daten zugreifen, die dies im Rahmen ihrer Arbeit tun müssen, oder der Mitarbeiter selbst. Mit dem Dokumenten-Management-System können Sie ein umfassendes Berechtigungssystem einrichten - mit individuellen Zugriffsrechten.

einfache Suche nach Stichwörtern

Eine Personalabteilung muss je nach Mitarbeiteranzahl flexibel und schnell auskunftsbereit sein und auf viele Anfragen der Mitarbeiter reagieren können. Daher gibt es neben der Volltextsuche auch die Möglichkeit, eine Stichwortsuche einzurichten, bei welcher man Suchanfragen, die öfter wiederkehren, als Favoriten speichern und so mit einem Klick aufrufen kann.

Aufbewahrungspflicht ist gewährleistet

Beim Archivieren der einzelnen Dokumente in die elektronische Personalakte können Sie festlegen, wie lange dieses Dokument aufbewahrt werden soll. Dieses Datum kann entweder manuell oder automatisiert nach Dokumententyp eingegeben werden. So gehen Sie sicher, dass jedes Dokumenten so lange aufbewahrt wird wie nötig.

Workfloweinbindung möglich

Mit einem Dokumenten-Management System haben Sie die Möglichkeit, die elektronische Personalakte in die automatisierte Workflows Ihres Unternehmens einzubinden. So können die Ergebnisse eines Workflows, z.B. eines automatisierten Prozesses für Urlaubsanträge, automatisch in der elektronischen Personalakte abgelegt werden und auch die Zeiterfassungen werden hier dokumentiert.

integrierte Änderungsverfolgung

Nach dem Bundesdatenschutzgesetz müssen Änderungen und Ergänzungen an Dokumenten einer Personalakte dokumentiert werden. Mit der elektronischen Personalakte im Rahmen eines Dokumenten-Management Systems werden automatisch alle Benutzeraktionen protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. So werden alle gesetzlichen Vorschriften erfüllen.

Haben Sie weitere Fragen?

Dann stellen Sie uns Ihre Fragen rund um die elektronische Personalakte am besten gleich persönlich. Wir beantworten Sie Ihnen gerne! Rufen Sie uns einfach unter
(089) 41 11 862 -10 an oder

Schreiben Sie uns

Ihre Sibylle von Liliencron
Vertrieb
 

 

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