Wie hoch ist der Schulungsaufwand in einem DMS?

 

Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist anwenderoptimiert, daher haben Mitarbeiter, die grundsätzlich mit dem PC arbeiten in der Regel keine Probleme mit einem DMS und können schnell damit arbeiten. Außerdem integriert sich das Archivsystem oftmals in bereits bestehende Unternehmensprogramme, weshalb die Nutzer in ihrer gewohnten Umgebung bleiben können und keine große Umgewöhnung stattfinden muss.

Die Schulung Ihrer Mitarbeiter ist bei uns fester Bestandteil des Einführungsprozesses eines DMS und dauert bei intensiver Nutzung ca. 2-4 Stunden. Wir kommen dazu zu Ihnen und schulen Ihre Mitarbeiter im Gebrauch des DocuWare-WebClients. Ungefähr folgende Inhalte könnte eine Schulung bei Ihnen haben:

• Anmeldung in DocuWare
• Erläuterung der Usereinstellungen (Einblenden und Ausblenden von Dialogen, Sprache …)
• Umgang mit und Gebrauch des Briefkorbs (Import von Dokumenten, Klammern, Heften, Export, Ablage ins Archiv …)
• Arbeit mit dem Archiv (Suche und Suchoptionen, Export, Anpassen von Indexdaten …)

Neben Anwenderschulungen bieten wir auch regelmäßig Schulungen für Administratoren an. Für diese hält sich der Schulungsaufwand ebenfalls in Grenzen, da sämtliche Einstellungen und Berechtigungen zentral verwaltet werden und daher einfach zu ändern sind. Nach der Schulung sind Administratoren in der Lage das System eigenständig zu verwalten und Änderungen im Dokumentenmanagement-System ggf. selbst durchzuführen z.B. wenn eine Arbeitsplatzumstellung ansteht, da ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.